单位集中采购制度

PAGE单位集中采购制度一、总则（一）目的为了加强单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门及所属单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购活动应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立单位采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由单位领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立专门的采购部门或指定专人负责采购执行工作。采购部门的职责包括：1.贯彻执行采购制度和采购计划。2.组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通协调，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。5.建立采购档案，保存采购活动相关资料。（三）需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的详细技术规格、数量、质量要求等信息，并配合采购部门做好采购相关工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照规定的格式和要求进行编制，并经部门负责人审核后报财务部门汇总。3.财务部门负责对各部门报送的采购预算进行审核和汇总，形成单位年度采购预算草案，提交采购领导小组审议。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，确保采购资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定发布招标公告，编制招标文件，组织开标评标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布资格预审公告，公布投标人资格条件，资格预审公告的期限不得少于七个工作日。采购人从评审合格投标人中通过随机方式选择三家以上的潜在投标人，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商就采购项目的价格、条件和合同条款等事项进行协商，协商一致后，采购人应将协商情况记录在案，并由单一来源采购小组签字确认。采购人应将单一来源采购的情况报采购领导小组批准后，与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，对符合采购条件的项目，报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，审批通过的项目进入采购实施阶段。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动。采用公开招标方式采购的，应按照规定发布招标公告，编制招标文件，组织开标评标等活动。采用邀请招标方式采购的，应发布资格预审公告，邀请潜在投标人参加投标，并组织开标评标等活动。采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并确定成交供应商。采用单一来源采购方式采购的，应组织成立单一来源采购小组，与供应商进行协商，并签订采购合同。采用询价方式采购的，应成立询价小组，向供应商发出询价通知书，并确定成交供应商。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应经采购部门负责人审核签字后，报单位法定代表人或其授权代表签字盖章。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应组织需求部门进行验收。验收应按照采购合同的要求进行，包括对货物的数量、质量、规格型号等进行检查。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，采购部门应根据验收报告办理付款手续。付款应按照采购合同的约定进行，不得无故拖延付款。六、采购监督与管理（一）内部监督1.单位内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行整理归档，保存期限按照国家有关规定执行。采购档案应包括采购申请表、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。3.采购部门应定期对采购工作进行总结分析，查找存在的问题，提出改进措施，不断提高采购管理水平。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商库，对供应商的基本情况、信用状况、产品质量、价格水平、售后服务等进行记录和评价。2.采购部门应定期对供应商库进行更新和维护，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。3.采购部门应与供应商签订廉洁协议，要求供应商遵守廉洁自律的规定，不得向采购人员行贿或提供其他不正当利益。