殡仪事业单位采购制度

PAGE殡仪事业单位采购制度一、总则（一）目的为规范殡仪事业单位采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本殡仪事业单位内所有采购活动，包括但不限于殡仪设备、用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关行业标准和政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商有平等机会参与竞争，评标标准公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购过程进行监督和指导。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.编制采购计划，根据单位需求和预算安排，确定采购项目、数量、时间等。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标等。3.与供应商签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。4.建立采购档案，整理和保存采购过程中的各类文件资料。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、技术要求、质量标准等，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，对采购成本进行核算和分析。3.质量监督部门：对采购产品和服务的质量进行检验和监督，确保符合相关标准和要求。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据本单位业务发展规划、年度工作计划和实际需求情况，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门对各部门采购计划进行综合平衡和审核，结合单位预算安排，编制年度采购计划草案。3.年度采购计划草案经采购领导小组审议通过后，报单位领导审批。审批后的采购计划作为年度采购工作的依据。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因业务发展变化、政策调整等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购计划调整申请经部门负责人审核后，报采购部门。采购部门对调整申请进行审核，并根据实际情况提出调整建议。3.采购计划调整建议经采购领导小组审议通过后，报单位领导审批。审批通过后，采购部门按照调整后的采购计划组织实施采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务单项或批量金额达到规定限额以上的；采购工程依法必须进行招标的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。4.开标评标过程应严格按照招标文件规定的程序进行，确保公开、公平、公正。评标委员会应按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。5.采购部门应根据评标结果，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。4.邀请招标的开标评标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。4.谈判过程中，谈判小组应与供应商进行多轮谈判，要求供应商对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应，并进行报价。谈判小组应根据谈判情况，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。论证通过后，报采购领导小组审批。4.采购部门应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、质量标准、交货时间等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的具体情况，进行审议并作出审批决定。（三）采购实施1.确定采购方式：采购部门根据采购项目的特点和金额大小，按照本制度规定的采购方式，确定具体的采购方式。2.编制采购文件：根据采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价单等。采购文件应明确采购项目的各项要求、评标标准、合同条款等内容。3.发布采购信息：通过单位官网、政府采购平台、招标代理机构等渠道，发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。4.供应商报名与资格审查：采购部门接收供应商的报名材料，对供应商的资格条件进行审查，确定符合要求的供应商名单。5.开标评标或谈判询价：按照采购文件规定的时间和地点，组织开标评标或谈判询价活动。开标评标或谈判询价过程应严格按照程序进行，确保公正、公平、公开。6.确定成交供应商：根据评标结果或谈判询价情况，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出中标通知书或成交通知书。（四）合同签订采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应报财务部门备案。（五）验收与付款1.验收：采购项目到货后，采购部门应组织需求部门、质量监督部门等相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等。验收合格后，出具验收报告。2.付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理付款手续。付款时，应审核采购项目的合法性、合规性、资金使用效益等情况，并确保资金支付安全。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购领导小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、评标标准的公正性等。2.审计部门应对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、合同签订与履行情况、资金使用效益等。3.纪检监察部门应对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购工作的廉洁性。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查，按照要求提供采购项目的相关资料，配合监管部门的工作2.主动接受社会公众的监督，对采购活动中的违法违规行为，任何单位和个人有权向有关部门举报。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购申请表、采购审批文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价单等）、供应商报