医院信息软件采购制度

PAGE医院信息软件采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范医院信息软件采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，保证所采购软件符合医院实际需求，满足医疗业务开展和管理要求，促进医院信息化建设的健康发展。2.适用范围本制度适用于医院内部所有涉及信息软件采购的活动，包括但不限于临床信息系统、医院管理信息系统、医疗数据存储与分析软件等各类与医院信息相关的软件产品及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及医疗卫生行业相关标准和规范。需求导向原则：以医院业务需求为出发点，充分调研论证，确保所采购软件能够切实解决实际工作问题，提升医院服务质量和管理水平。质量优先原则：优先选择质量可靠、功能完善、性能稳定、安全可靠的软件产品及服务，保障医院信息系统的正常运行和数据安全。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，通过比较和评估，选择最优方案。效益原则：在保证软件质量和满足需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购决策机构成立医院信息软件采购领导小组，由医院管理层、信息部门负责人、相关临床科室主任等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购过程进行监督和指导，确保采购活动符合医院整体利益和战略发展要求。2.采购执行部门医院信息部门作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：开展采购需求调研分析，结合医院业务发展规划和实际工作需要，制定详细的采购需求说明书。收集、整理供应商信息，建立供应商库，并定期进行评估和更新。根据采购决策机构的意见，选择合适的采购方式，编制采购文件，组织招标、谈判、询价等采购活动。与供应商进行商务洽谈和技术交流，参与合同起草、审核和签订工作。协调采购过程中的各项事宜，跟踪采购进度，确保采购任务按时完成。负责采购项目的验收工作，对采购软件的质量、功能、性能等进行检查和评估，确保符合采购要求。3.使用部门职责临床科室等使用部门应积极配合采购工作，及时反馈业务需求和使用过程中发现的问题，参与采购需求调研、技术方案论证、验收等环节，提供专业意见和建议，确保所采购软件能够满足实际工作需要。三、采购需求管理1.需求调研信息部门应定期组织与各使用部门的沟通交流，了解业务流程变化和信息化需求，收集相关信息。针对特定的软件采购项目，成立专门的需求调研小组，深入使用部门，通过实地观察、问卷调查、访谈等方式，全面了解业务需求和功能期望。对调研收集到的需求信息进行整理、分析和归纳，形成详细的需求调研报告，明确软件应具备的功能、性能、接口等要求。2.需求评审组织相关专家、使用部门代表等对需求调研报告进行评审。评审内容包括需求的合理性、完整性、可行性等。根据评审意见，对需求进行进一步细化和完善，确保需求准确清晰，避免模糊和歧义。将最终确定的采购需求提交采购决策机构审核，经批准后作为采购文件编制的依据。3.需求变更管理在采购过程中，如因业务发展、政策调整等原因需要变更采购需求，应按照以下程序进行：使用部门提出需求变更申请，详细说明变更的原因、内容和影响。信息部门对变更申请进行评估，分析变更对采购进度、成本、软件功能等方面的影响，并提出评估意见。将变更申请和评估意见提交采购决策机构审议，经批准后方可实施变更。根据变更后的需求，及时调整采购文件和采购活动安排，确保采购工作顺利进行。四、采购预算管理1.预算编制信息部门根据采购需求和市场价格情况，编制年度医院信息软件采购预算草案。预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容。采购预算草案应充分考虑软件的功能、性能、服务等因素，结合医院实际财力状况，确保预算合理准确。将编制好的采购预算草案提交财务部门进行审核，财务部门根据医院财务政策和资金状况，对预算的合理性、合规性进行审核，并提出意见和建议。根据财务部门的审核意见，对采购预算草案进行调整和完善，形成正式的采购预算方案，报医院管理层审批。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。在采购过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照预算调整程序进行审批。财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向采购决策机构报告预算执行情况，确保采购资金的合理使用。3.预算绩效评价建立采购预算绩效评价制度，对采购项目的预算执行情况、资金使用效益、软件应用效果等进行综合评价。制定科学合理的绩效评价指标体系，明确评价标准和方法。定期开展绩效评价工作，形成绩效评价报告，针对评价中发现的问题，提出改进措施和建议，为今后的采购预算管理提供参考依据。五、采购方式选择1.公开招标符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购软件金额达到国家或地方规定的公开招标限额标准的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求，但有多家潜在供应商可供选择的。采用公开招标方式能够保证采购质量，提高采购效率，实现充分竞争的。公开招标应按照国家和地方有关招投标法律法规的规定，通过法定媒介发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。严格按照招标程序进行开标、评标、定标，确保招标过程的公开、公平、公正。2.邀请招标符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。对邀请的供应商进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。按照邀请招标程序组织开标、评标、定标工作。3.竞争性谈判符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足医院紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。成立谈判小组，由医院代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。与符合资格条件的供应商就采购软件的技术、价格、服务等进行谈判，要求供应商提交最后报价，按照谈判文件规定的评定成交的标准确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，应在采购活动开始前，将单一来源采购理由及相关信息报采购决策机构批准，并在指定媒体上公示。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。5.询价采购的软件规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的，可以采用询价方式采购。成立询价小组，由医院代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购文件编制1.采购文件内容采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判公告、询价公告等）、采购需求说明书、采购合同条款、供应商资格条件、评标标准（谈判文件、询价文件等）等内容。采购需求说明书应详细描述软件的功能、性能、技术指标、接口要求、服务要求等，确保供应商能够准确理解采购需求。采购合同条款应明确双方的权利和义务，包括软件交付时间、地点、验收标准、付款方式、售后服务等内容，保障合同的顺利履行。供应商资格条件应明确规定供应商应具备的资质、业绩、信誉等要求确保参与采购活动的供应商具备相应的能力和条件。评标标准（谈判文件、询价文件等）应根据采购项目的特点和需求，制定科学合理的评审指标和方法，确保能够客观公正地评价供应商的投标文件（响应文件）。2.采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购决策机构进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、合理性等。采购决策机构应组织相关人员对采购文件进行认真审查，提出修改意见和建议。信息部门根据审核意见，对采购文件进行修改完善，确保采购文件符合要求。3.采购文件发放采购文件经审核通过后，应按照规定的方式发放给潜在供应商。对于公开招标项目，通过法定媒介发布招标公告，并将招标文件发送给购买招标文件的潜在供应商。对于邀请招标、竞争性谈判、询价等项目，直接向被邀请的供应商发送采购文件。记录采购文件的发放时间、发放对象等信息，确保采购文件发放的准确性和可追溯性。七、供应商管理1.供应商库建立信息部门负责建立医院信息软件供应商库，收集、整理供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品介绍、服务承诺等资料。对供应商的信息进行审核和评估，确保入库供应商具备相应的资质和能力。定期对供应商库进行更新和维护，剔除不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。2.供应商选择在采购活动中，应优先从供应商库中选择供应商。根据采购项目的需求和特点，综合考虑供应商的产品质量、技术实力、服务水平、价格等因素，选择合适的供应商参与采购活动。对于公开招标项目，通过资格预审等方式，从众多潜在供应商中筛选出符合要求的供应商参加投标。对于邀请招标、竞争性谈判、询价等项目，从供应商库中邀请不少于三家具备相应资格和能力的供应商参与采购活动。3.供应商评价建立供应商评价制度，定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价。制定供应商评价指标体系，包括产品质量、交货期、售后服务响应时间、服务满意度等指标。信息部门和使用部门根据日常使用情况，对供应商进行评价打分，并将评价结果反馈给供应商。根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。八、采购合同管理1.合同签订采购项目确定成交供应商后，应按照采购文件和谈判结果等，及时与供应商签订采购合同。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。合同签订前，应组织相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同的主要条款是否完整、准确，是否存在风险和漏洞。经审核通过的合同，由医院法定代表人或授权代表与供应商签订，并加盖医院公章和供应商公章。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。信息部门负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，按时交付软件产品，并提供相应的技术支持和售后服务。医院应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，应按照法律法规和合同约定的程序进行。合同变更或解除的申请应由双方协商一致后提出，并签订书面协议。对合同变更或解除的原因、内容、影响等进行评估，确保变更或解除合同不会对医院信息化建设和业务工作造成不利影响。将合同变更或解除的情况及时通知相关部门和人员，并做好记录和归档工作。4.合同验收采购软件交付后，应按照合同约定的验收标准进行验收。成立验收小组，由信息部门、使用部门、财务部门等相关人员组成。验收小组按照验收标准对软件的功能、性能、质量等进行检查和测试，确保软件符合合同要求。验收合格后，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。九、采购监督与审计1.内部监督医院内部审计部门负责对医院信息软件采购活动进行监督审计。审计部门应定期对采购制度的执行情况进行检查，确保采购活动符合规定的程序和要求。对采购项目的预算执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等进行审计，发现问题及时提出整改意见和建议。