我院应急采购制度及流程

PAGE我院应急采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范我院应急采购行为，提高应急采购效率，确保应急物资和服务能够及时、有效地满足我院应对突发事件的需求，保障我院各项工作的正常开展，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于我院在应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等各类突发事件时，所进行的应急采购活动。（三）基本原则1.及时性原则：应急采购应在最短的时间内完成，确保应急物资和服务能够迅速到位，满足应急处置的紧急需求。2.有效性原则：采购的物资和服务应具备针对性和实用性，能够切实有效地解决应急事件中的实际问题，保障应急工作的顺利进行。3.合法性原则：应急采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。4.节约性原则：在保证应急需求的前提下，充分考虑成本效益，合理控制采购成本，避免浪费。二、应急采购的适用情形（一）突发事件的界定1.自然灾害：如地震、洪水、台风、暴雨、暴雪等造成我院设施设备损坏、人员伤亡或工作中断，需要紧急采购物资进行救援、恢复和保障工作的情况。2.事故灾难：包括火灾、爆炸、交通事故、医疗事故等导致我院财产损失、人员受伤，需要立即采购应急物资和服务进行救治、抢险和修复的情形。3.公共卫生事件：如传染病疫情、群体性不明原因疾病、食品安全事故等，对我院医疗秩序和人员健康造成严重影响，需要紧急采购医疗防护用品、药品、检测设备等物资的情况。4.社会安全事件：如恐怖袭击、暴力事件、群体性事件等，危及我院安全和正常运转，需要采购安保设备、防护用品等物资以及相关服务的情况。（二）应急采购启动条件当突发事件发生，导致我院出现以下情况之一时，可启动应急采购程序：1.现有库存物资无法满足应急处置需求，且预计短缺物资将对应急工作产生严重影响。2.需要紧急采购特殊规格、型号或具有特殊功能的物资和服务，以满足应急工作特殊要求，而现有渠道无法及时提供。3.因突发事件导致我院正常采购渠道受阻，无法按时获取所需物资和服务，且应急工作刻不容缓。三）应急采购的组织与职责（一）应急采购领导小组成立应急采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，成员包括财务部门负责人、审计部门负责人、物资管理部门负责人、相关业务科室负责人等。应急采购领导小组负责全面领导和决策应急采购工作，主要职责如下：1.审批应急采购计划和预算，确保应急采购资金的合理安排。2.审定应急采购项目的采购方式、采购范围和采购标准。3.协调解决应急采购过程中出现的重大问题，监督应急采购工作的执行情况。4.根据应急处置工作的进展情况，及时调整应急采购策略和计划。（二）物资管理部门物资管理部门作为应急采购的执行部门，负责具体组织实施应急采购工作，其主要职责如下：1.收集、汇总各部门提出的应急采购需求，进行初步审核和整理。2.根据应急采购领导小组的决策，制定应急采购计划，明确采购项目、采购方式、采购时间等具体内容。3.组织开展市场调研，选择合适的供应商，建立应急采购供应商库，并定期进行评估和更新。4.按照采购计划和相关规定，实施采购活动，包括发布采购信息、组织谈判、签订合同等。5.负责应急采购物资和服务的验收、入库、保管和发放工作，确保物资质量和数量符合要求，并及时提供给使用部门。6.建立应急采购档案，记录采购过程中的各项文件和资料，以备审计和查询。（三）财务部门财务部门负责应急采购资金的保障和管理，主要职责如下：1.根据应急采购领导小组批准的预算，及时安排应急采购资金，确保资金足额到位。2.对应急采购资金的使用进行监督和审核，确保资金使用合规、合理。3.协助物资管理部门做好采购合同的付款审核工作，按照合同约定及时支付款项。（四）审计部门审计部门负责对应急采购活动进行审计监督，主要职责如下：1.制定应急采购审计计划，明确审计范围、审计重点和审计方法。2.对应急采购项目的采购程序、采购合同、采购资金等进行审计，检查采购活动是否符合法律法规和我院相关制度的规定。3.对审计中发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改，并跟踪整改落实情况。（五）使用部门使用部门负责提出应急采购需求，配合物资管理部门做好采购工作，主要职责如下：1.根据突发事件的实际情况，及时向物资管理部门提交应急采购需求清单，详细说明所需物资和服务的名称、规格、数量、技术要求等。2.参与采购过程中的技术谈判和验收工作，提供专业意见和建议，确保采购的物资和服务符合应急工作实际需求。3.负责接收和使用应急采购物资和服务，并及时反馈使用情况和问题。四、应急采购流程（一）采购需求提出1.突发事件发生后，各使用部门应立即对本部门应急物资和服务的需求情况进行评估，根据实际短缺情况和应急工作需要，填写《应急采购需求申请表》，详细注明所需物资和服务的名称、规格、型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息，并签字盖章后提交给物资管理部门。2.物资管理部门收到《应急采购需求申请表》后，应在[X]个工作日内进行汇总和初步审核，核实需求的合理性和紧迫性。对于不符合要求或不合理的需求，及时与使用部门沟通并反馈意见，要求其进行调整或补充说明。（二）采购计划制定1.物资管理部门根据审核后的应急采购需求，结合现有库存情况，在[X]个工作日内制定应急采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购预算、采购时间安排、供应商选择范围等内容，并提交给应急采购领导小组审批。2.应急采购领导小组应在收到采购计划后的[X]个工作日内进行审批。如采购计划符合应急采购的相关规定和要求，予以批准；如存在问题或需要调整，应及时提出意见，由物资管理部门进行修改和完善后重新提交审批。（三）采购方式选择1.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购的应急物资和服务，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，经应急采购领导小组批准后，可以采用单一来源采购方式。采用单一来源采购方式时，物资管理部门应向应急采购领导小组提交《单一来源采购申请报告》，详细说明采用单一来源采购的原因、供应商名称及选择该供应商的理由等，并附上相关证明材料。应急采购领导小组审核通过后，物资管理部门与选定的供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间等条款，签订采购合同。2.竞争性谈判对于采购金额较大、有多家供应商可供选择的应急采购项目，且时间较为紧迫，无法按照常规采购程序进行招标的，可以采用竞争性谈判采购方式。物资管理部门应发布竞争性谈判公告，邀请不少于[X]家符合条件的供应商参与谈判。谈判小组由物资管理部门、使用部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责与供应商进行谈判，确定成交供应商。谈判结束后，物资管理部门应将谈判结果报应急采购领导小组审批，审批通过后与成交供应商签订采购合同。3.询价采购对于采购金额较小、技术规格简单、市场货源充足的应急采购项目，可以采用询价采购方式。物资管理部门向不少于[X]家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。物资管理部门对供应商的报价进行比较和评估，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并报应急采购领导小组审批。审批通过后，与成交供应商签订采购合同。（四）供应商选择与采购实施1.供应商选择物资管理部门根据采购方式和采购计划，从应急采购供应商库中选择合适的供应商，或者通过其他合法渠道寻找符合要求的供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。对于新加入应急采购供应商库的供应商，应进行严格的资质审查和实地考察，确保其具备提供应急物资和服务的能力和条件。2.采购实施物资管理部门按照选定的采购方式和采购计划，与供应商进行沟通和协商，开展采购活动。对于采用竞争性谈判、询价采购等方式的，应按照相关程序组织谈判、询价等工作，记录谈判过程和结果，并形成相关文件。采购过程中，如遇供应商变更、采购价格调整、交货期延迟等重大事项，物资管理部门应及时向应急采购领导小组报告，并根据领导小组的意见进行处理。3.采购合同签订采购项目确定成交供应商后，物资管理部门应在[X]个工作日内与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利和义务明确。采购合同签订后，应及时报财务部门、审计部门备案。（五）验收与付款1.验收应急采购物资和服务到货后，物资管理部门应及时组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，验收人员应在《应急采购物资验收单》上签字确认；如验收不合格，应及时与供应商联系，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。对于涉及质量问题或重大安全隐患的物资和服务，应立即停止使用，并按照相关规定进行处理。2.付款物资管理部门根据采购合同约定和验收情况，填写《应急采购付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关资料，提交给财务部门审核。财务部门应在[X]个工作日内完成审核工作，审核通过后按照合同约定及时支付款项。付款过程中，如发现问题或存在争议，应及时与物资管理部门、供应商沟通协调，妥善解决。五、应急采购的监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对应急采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否规范、采购资金使用是否合理等。对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务部门应加强对应急采购资金的管理和监督，确保资金专款专用，严格按照合同约定支付款项，防止资金浪费和挪用。3.物资管理部门应建立健全应急采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，确保采购工作公正、透明、高效。（二）信息公开应急采购项目涉及我院