工会系统物品采购制度

PAGE工会系统物品采购制度一、总则（一）目的为加强工会系统物品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会系统内所有物品采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、活动用品、设备设施等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保采购过程透明。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，合理使用工会经费。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，满足工会工作实际需求。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会是采购决策机构，负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购政策等重要事项。（二）采购执行部门工会办公室作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.根据工会工作需要和实际情况，编制采购计划。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库。3.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。4.签订采购合同，并负责合同履行的跟踪与监督。5.协调处理采购过程中的各种问题和纠纷。（三）采购监督部门工会经费审查委员会是采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，审查采购项目的合法性、合规性、合理性和效益性。其主要职责包括：1.监督采购政策、制度的执行情况。2.审查采购预算、采购计划的编制与执行。3.参与重大采购项目的开标、评标、定标等活动，提出监督意见。4.受理对采购活动的投诉举报，进行调查核实，并提出处理建议。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各部门根据本部门工作实际需求，每年[具体时间]前向工会办公室提交下一年度物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途等。2.工会办公室汇总各部门采购申请后，结合工会年度工作计划和经费预算情况，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、数量、预算金额、采购时间等内容。3.年度采购计划经工会委员会审议通过后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序报工会委员会批准。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的经费预算额度。采购预算应与工会年度经费预算相衔接，确保经费使用合理、合规。2.采购预算经工会委员会审议通过后，严格执行。在采购过程中，如因特殊原因需要追加预算，应按规定程序报工会委员会审批。四、采购方式（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目，一般采用公开招标方式。2.工会办公室应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。3.组织开标、评标、定标活动，按照评标标准确定中标供应商。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。2.工会办公室根据采购项目特点和供应商库情况，选择若干家信誉良好、实力较强的供应商，向其发出投标邀请书。3.组织邀请招标活动，确定中标供应商。（三）询价1.对于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。2.工会办公室向多家供应商发出询价函件，要求其在规定时间内报价。3.对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。（四）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。2.工会办公室成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.根据谈判结果，确定成交供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.工会办公室应提供充分的理由和相关证明材料，报工会委员会批准后，采用单一来源采购方式。3.与单一供应商进行协商，确定采购价格和相关条款。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和资格要求，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、信誉状况等。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商库。3.对申请进入供应商库的供应商进行资质审查和实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、服务水平、价格优势等情况，综合评估后确定合格供应商名单。(二)供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改；对于整改后仍不符合要求的供应商，取消其供应商资格。3.每年对供应商进行综合考核，评选出优秀供应商，并给予表彰和奖励。（三）供应商关系维护1.与供应商保持密切沟通，及时了解其产品信息、价格变动、生产经营情况等，以便在采购决策时做出合理选择。2.在采购过程中，如出现质量问题、交货延迟等情况，及时与供应商协商解决，维护工会的合法权益。3.定期组织供应商座谈会，听取供应商的意见和建议，共同探讨改进采购工作的措施和方法，建立良好的合作关系。六、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《工会物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、预算金额、用途等，并经部门负责人签字确认。2.将采购申请表提交至工会办公室。（二）采购审批1.工会办公室收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合理性、预算金额等进行审核。2.审核通过后，报工会委员会审批。工会委员会根据采购计划和经费预算情况，对采购申请进行审议，批准后方可实施采购。（三）采购实施1.根据采购项目特点和采购方式，选择合适的采购程序进行采购。2.采用公开招标、邀请招标方式的，按照招标程序组织招标活动；采用询价、竞争性谈判、单一来源采购方式的，按照相应程序组织采购活动。3.在采购过程中，与供应商进行充分沟通和协商，确保采购项目符合要求。（四）合同签订1.确定中标或成交供应商后，工会办公室应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。合同签订后，应及时将合同副本送工会经费审查委员会备案。（五）验收付款1.采购物品到货后，工会办公室应组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。2.验收合格后，填写《工会物品采购验收单》，经验收人员签字确认。3.工会办公室根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款合规。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、询价函、谈判文件等）、采购合同、验收文件、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购活动结束后，工会办公室应及时对采购档案进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.将整理好的采购档案移交工会档案室归档保存，确保档案资料的完整性和安全性。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《工会采购档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应遵守档案室的管理制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。如需复印档案资料，应经档案室同意，并按规定办理相关手续。八、监督与检查（一）内部监督1.工会经费审查委员会定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。2.工会委员会不定期对采购工作进行抽查，了解采购工作进展情况，发现问题及时督促解决。（二）外部监督接受上级工会、审计部门等外部机构的监督检查，积极配合其工作，如实提供采购相关资料和情况，对提出的意见和建议认真整改落实。九、责任追究（一）违规行为界定在采购活动中，如有下列违规行为，将追究相关人员责任：1.违反采购程序，擅自采购或规避采购审批的。2.与供应商串通，谋取不正当利益的。3.在采购过程中，收受贿赂、回扣或其他不正当利益的。4.因工作失误，导致采购物品质量不合格、交货延迟等，给