工会经费采购制度

PAGE工会经费采购制度一、总则（一）目的为了加强公司工会经费的管理，规范工会经费采购行为，提高工会经费使用效益，保障工会工作的顺利开展，根据《中华人民共和国工会法》、《中国工会章程》以及相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会使用工会经费进行的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：工会经费采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.预算控制原则：采购活动应严格按照工会经费预算执行，确保经费使用合理、透明，不得超预算采购。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受工会会员的监督，确保采购信息真实、准确、完整。4.质量优先原则：在满足预算和使用需求的前提下，优先采购质量可靠、性价比高的商品和服务，确保采购物品和服务符合实际工作需要。二、采购预算管理（一）预算编制1.工会应根据年度工作计划和实际工作需要，编制工会经费采购预算。预算编制应涵盖采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细信息。2.采购预算应与工会经费年度收支预算相衔接，确保采购活动在预算范围内进行。预算编制过程中应充分征求工会会员意见，提高预算的科学性和合理性。（二）预算审批1.工会经费采购预算编制完成后，应提交工会委员会审议。工会委员会应对预算的合理性、必要性进行审查，并提出修改意见。2.经工会委员会审议通过的采购预算，报上级工会备案。采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。（三）预算执行与监控1.采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保预算执行的准确性和严肃性。2.工会财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算执行过程中存在的问题。如发现预算执行偏差较大，应及时向工会委员会报告，并提出改进措施。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《工会经费采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格、数量、预算金额、申请理由等信息，并提交至工会办公室。2.采购申请表应经部门负责人签字确认，确保采购申请的真实性和合理性。（二）采购审批1.工会办公室收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核。审核内容包括采购项目是否符合预算安排、是否确属工作需要等。2.经初步审核通过的采购申请，提交工会委员会审批。工会委员会应根据采购项目的性质、金额等因素进行综合评估，做出审批决定。3.对于金额较大或涉及重要事项的采购项目，应提交工会会员大会或会员代表大会审议通过。（三）采购实施1.根据审批通过的采购申请，采购部门负责组织实施采购活动。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，应根据采购项目的特点和实际情况选择合适的采购方式。2.采用公开招标方式采购的，应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行操作。采购部门应在指定媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。3.采用邀请招标方式采购的，应选择具有良好信誉和资质的供应商，并向其发出投标邀请书。邀请招标的供应商数量不得少于三家。4.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。谈判小组应根据采购需求和供应商报价等情况进行综合评审，确定成交供应商。5.采用单一来源采购方式采购的，应符合法律法规规定的情形，并经工会委员会批准。采购部门应与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。6.采用询价方式采购的，应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门应根据供应商报价情况进行比较，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，应提交工会法律顾问进行合法性审查。经审查通过的采购合同，由工会负责人签字并加盖工会公章。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购部门应填写《工会经费采购验收单》，经验收人员签字确认后，提交工会财务部门办理付款手续。3.工会财务部门应根据采购合同和验收单等相关凭证，按照规定程序支付采购款项。付款时应严格审核发票等凭证的真实性、合法性和完整性，确保付款安全。四、采购监督与管理（一）内部监督1.工会委员会应加强对工会经费采购活动的内部监督，定期检查采购制度的执行情况，确保采购活动合法合规。2.工会财务部门应定期对采购项目的财务收支情况进行审计，检查采购资金的使用是否合理、合规，有无违规支出等问题。3.工会会员有权对工会经费采购活动进行监督，如发现问题可向工会委员会或上级工会反映。工会委员会应及时处理会员反映的问题，并将处理结果向会员反馈。（二）供应商管理1.建立供应商档案，对参与工会经费采购活动的供应商进行登记和管理。档案内容包括供应商的基本信息、联系方式、资质证明、业绩情况、信用记录等。2.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可优先纳入采购供应商名录；对于出现问题的供应商，应及时进行整改或淘汰。（三）采购档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案包括采购申请表、采购审批文件、采购合同、验收单、发票等相关凭证。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。保管期满后，经工会委员会批准，可按照规定程序进行销毁。五、违规处理（一）违规行为界定1.违反本制度规定的采购流程，擅自进行采购活动的。2.未按照预算安排进行采购，超预算采购或无预算采购的。3.在采购过程中弄虚作假，谋取私利，损害工会利益的。4.采购商品或服务质量不符合要求，给工会工作造成损失的。5.其他违反法律法规和本制度规定的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，工会委员会应进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，给予批