市场采购询价制度

PAGE市场采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司市场采购行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本市场采购询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类物资采购、工程发包、服务外包等市场采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购信息、询价过程、评审结果等应及时公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价、比较和选择，实现采购成本的最小化和效益的最大化。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请的必要性、合理性进行审核。2.审核内容包括采购需求是否与公司业务相符、预算是否合理、采购时间是否紧急等。3.如审核通过，采购部门将《采购申请表》进行编号登记，并根据采购项目的性质和特点，确定询价方式。（三）询价准备1.制定询价文件：采购部门根据采购项目的要求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等内容。2.确定询价供应商名单：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干家潜在供应商，形成询价供应商名单。3.发放询价文件：采购部门向询价供应商名单中的供应商发放询价文件，告知其采购项目的详细要求，并要求供应商在规定时间内提交报价文件。（四）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求认真填写报价文件，包括报价明细、产品规格、质量保证、交货期、售后服务等内容。2.报价文件应加盖供应商公章，并在规定时间内密封提交给采购部门。（五）询价评审1.组建评审小组：采购部门组织成立询价评审小组，成员包括采购部门相关人员、技术部门专家、财务部门人员等。评审小组人数应根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。2.评审内容：评审小组对供应商提交的报价文件进行评审，评审内容包括报价合理性、产品质量、交货期、售后服务、企业信誉等方面。3.评审方法：评审小组根据评审内容，采用综合评分法或最低价法进行评审。综合评分法是指对供应商的报价、技术、商务等方面进行综合打分，得分最高者为中标候选人；最低价法是指在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商为中标候选人。4.出具评审报告：评审小组完成评审后，出具《询价评审报告》，报告中应详细说明评审过程、评审结果及推荐的中标候选人。（六）确定中标供应商1.采购部门根据《询价评审报告》，确定中标供应商，并向其发出《中标通知书》。2.《中标通知书》应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量要求等内容，并要求中标供应商在规定时间内签订采购合同。（七）签订采购合同1.中标供应商收到《中标通知书》后，应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目明细、价格条款、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。三、询价管理（一）询价文件管理1.询价文件应妥善保管，确保其完整性和保密性。2.询价文件的修改、补充等应及时通知相关供应商，并做好记录。（二）供应商管理1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、企业信誉等方面。2.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.建立供应商诚信档案，记录供应商的基本信息、交易记录、违规行为等内容，为供应商管理提供依据。（三）询价过程监督1.公司内部审计部门或监察部门应对询价过程进行监督，确保询价活动的公平公正。2.监督内容包括询价文件的编制、发放，供应商报价的接收、评审，中标供应商的确定等环节。3.对发现的违规行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。四、价格管理（一）价格审核1.采购部门收到供应商报价后，应对报价的合理性进行审核。审核内容包括价格构成、价格水平与市场行情的比较、价格与以往采购价格的对比等。2.对于价格明显偏高或偏低的报价，采购部门应要求供应商作出解释，并进行进一步的调查核实。（二）价格调整1.在采购合同执行过程中，如因市场价格波动、原材料价格变化等原因，导致采购价格需要调整的，采购部门应按照合同约定的价格调整条款进行操作。2.价格调整应经双方协商一致，并签订补充协议。（三）价格分析1.采购部门应定期对采购价格进行分析，总结价格变化规律，为采购决策提供参考。2.价格分析内容包括不同供应商的价格比较、同一供应商不同时期的价格变化、市场价格走势等方面。五、合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和公司相关规定的要求。2.采购合同签订前，应进行严格的审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，双方的主体资格、履约能力等方面。3.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门按照合同约定履行各自的职责。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，采购部门应及时组织验收。3.如供应商未能按照合同约定履行义务，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如因不可抗力、政策法规变化、双方协商一致等原因，需要变更或解除合同的，应按照合同约定的程序进行操作。2.合同变更或解除应签订书面协议，并及时通知相关部门。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、行业动态等内容。2.采购信息收集渠道包括网络平台、行业协会、供应商报价、市场调研等。（二）采购信息分析1.采购部门应定期对收集到的采购信息进行分析，为采购决策提供参考。2.采购信息分析内容包括市场价格走势分析、供应商竞争力分析、采购成本分析