工业品采购询价制度规定

PAGE工业品采购询价制度规定一、总则（一）目的为规范公司工业品采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于公司内部各部门因生产、经营、管理等需要进行的工业品采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：通过合理询价，选择性价比最优的供应商和产品，实现公司采购效益最大化。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据生产、经营、管理等实际需要，填写《工业品采购询价申请表》，详细注明所需工业品的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点等信息。2.《工业品采购询价申请表》经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到《工业品采购询价申请表》后，指定专人负责询价工作。2.询价人员对所需采购的工业品进行市场调研，了解市场价格、质量、供应情况等信息，确定潜在供应商名单。3.询价人员收集潜在供应商的联系方式、产品目录、报价单等资料，建立供应商信息库。（三）询价发出1.询价人员根据潜在供应商名单，向供应商发出《工业品采购询价单》。2.《工业品采购询价单》应明确询价项目的详细要求，包括产品规格、数量、技术标准、交货时间、交货地点、付款方式等，并要求供应商在规定时间内报价。（四）报价接收1.供应商应在规定时间内将填写完整的《工业品采购报价单》返回采购部门。2.采购部门对供应商的报价进行整理和登记，记录报价日期、供应商名称、产品名称、规格型号、数量、单价、总价等信息。（五）报价评估1.采购部门组织相关部门人员对供应商的报价进行评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.评估人员根据公司制定的评估标准，对各供应商的报价进行打分，确定综合得分最高的供应商为首选供应商。3.若首选供应商的报价高于公司预算或不符合公司要求，采购部门应与次选供应商进行沟通协商，争取更优惠价格或更好的合作条件。（六）合同签订1.采购部门根据报价评估结果，确定最终供应商后，与供应商签订《工业品采购合同》。2.《工业品采购合同》应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.《工业品采购合同》经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本分发给相关部门存档。（七）订单执行1.采购部门根据《工业品采购合同》，向供应商下达采购订单，明确订单的具体要求和交货时间。2.供应商应按照采购订单要求组织生产和发货，确保产品按时、按质送达公司指定地点。3.采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，解决订单执行过程中出现的问题。（八）验收付款1.产品到货后，采购部门组织相关部门人员对产品进行验收。验收内容包括产品规格、数量、质量、外观等方面。2.验收合格的产品，采购部门应按照《工业品采购合同》约定的付款方式，及时办理付款手续。3.若产品验收不合格，采购部门应及时通知供应商，要求供应商在规定时间内进行整改或更换产品，直至验收合格为止。三、询价管理（一）询价人员职责1.负责收集、整理和分析市场信息，建立和维护供应商信息库。2.按照规定流程向供应商发出询价单，并及时接收和整理供应商的报价。3.参与报价评估工作，提供专业意见和建议。4.跟踪订单执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。5.负责与供应商沟通协调，维护良好的合作关系。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为合格供应商、优秀供应商和淘汰供应商。3.对于优秀供应商，公司应给予一定的奖励和优惠政策，鼓励其继续保持良好的合作关系；对于淘汰供应商，公司应停止与其合作，并将其从供应商信息库中删除。4.采购部门应定期更新供应商信息库，确保信息的准确性和完整性。（三）价格管理1.采购部门应定期收集市场价格信息，分析价格走势，为公司采购决策提供参考依据。2.在询价过程中，采购人员应要求供应商提供详细的报价明细，包括产品成本、运费、税费等各项费用，以便公司进行价格分析和比较。3.对于采购金额较大或价格波动较大的工业品，采购部门应组织相关部门人员进行价格谈判，争取更优惠的价格。4.公司应建立价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时调整采购策略，降低采购成本。（四）档案管理1.采购部门应建立健全询价档案管理制度，对询价过程中产生的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。2.询价档案应包括《工业品采购询价申请表》、《工业品采购询价单》、《工业品采购报价单》、《报价评估报告》、《工业品采购合同》、订单执行记录及验收报告等相关资料。3.询价档案保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定要求，以便日后查阅和审计。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对工业品采购询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购决策是否合理、合同执行是否到位等情况。2.各部门应积极配合内部审计部门的工作，如实提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况反馈给内部审计部门。（二）外部监督1.公司应主动接受政府相关部门、行业协会及社会公众的监督，确保采购活动合法合规、公开透明。2.对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，公司应按照相关规定进行信息公开，接受社会监督。（三）违规处理1.对于在工业品采购询价活动中违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、撤职等。2.对于违反法律法规的