医院后勤采购询价制度范本

PAGE医院后勤采购询价制度范本一、总则（一）目的为规范医院后勤采购询价行为，保证采购工作公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，确保医院后勤物资供应及时、质量可靠，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院后勤部门涉及的各类物资、设备、服务等采购询价活动，包括但不限于办公用品、医用耗材、维修材料、设备租赁、物业服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确地向潜在供应商公开，接受医院内部和社会监督。4.效益原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、询价流程（一）需求提出1.医院各科室根据工作需要，填写物资或服务采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等信息，并经科室负责人签字确认后提交至后勤部门采购管理岗位。2.后勤部门采购管理岗位对各科室提交的采购申请进行汇总、整理，结合医院实际库存情况和业务发展需求，对采购申请的必要性和合理性进行审核。对于不符合要求或重复采购的申请，及时与申请科室沟通并说明原因，退回申请；对于符合要求的采购申请，按照采购项目类别进行分类登记，建立采购需求台账。（二）询价准备1.成立询价小组：根据采购项目的性质、金额大小等因素，组建询价小组。询价小组由后勤部门采购管理人员、相关技术专家、财务人员等组成，成员人数不少于三人。采购管理人员负责组织询价工作，协调各方关系；技术专家负责对采购物资的技术参数、质量标准等进行把关；财务人员负责对采购预算、价格合理性等进行审核。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目概述、采购清单、技术规格要求、质量标准、交货时间及地点、售后服务要求、报价要求等内容。询价文件应明确、详细、准确，确保供应商能够清楚了解采购项目的各项要求。3.确定潜在供应商：采购管理人员通过医院采购供应商库、行业网站、供应商推荐等渠道，收集潜在供应商信息。对收集到的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。筛选出符合要求的潜在供应商，向其发送询价邀请函，邀请其参与询价活动。（三）询价实施1.发放询价文件：采购管理人员将编制好的询价文件以书面或电子形式发放给被邀请的潜在供应商，并要求供应商在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价函、报价明细、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。2.接收报价文件：在规定的报价截止时间后，采购管理人员负责接收供应商提交的报价文件。对报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、密封性、签字盖章等情况。对于不符合要求的报价文件，及时通知供应商进行补充或修正。3.询价评审：询价小组对收到的有效报价文件进行评审。评审内容包括价格、技术、商务、售后服务等方面。价格评审主要比较各供应商的报价高低，选择报价合理、性价比高的供应商；技术评审主要审查供应商提供的产品技术规格是否满足采购要求；商务评审主要评估供应商的商务条款响应情况，如交货期、付款方式、售后服务承诺等；售后服务评审主要考察供应商的售后服务能力和水平，如维修响应时间、维修人员资质、备品备件供应等。询价小组根据评审结果，综合考虑各方面因素，确定中标候选人或成交供应商。（四）结果确定与通知1.结果确定：询价小组根据评审结果，编写询价评审报告，明确中标候选人或成交供应商及其报价、技术规格、商务条款等内容。将询价评审报告提交给后勤部门负责人审核，后勤部门负责人根据评审报告和医院采购相关规定，确定最终的中标供应商或成交供应商。2.结果通知：采购管理人员将中标结果或成交结果以书面形式通知中标供应商或成交供应商，并同时通知未中标的供应商。中标通知书或成交通知书应明确采购项目名称、中标金额、交货时间及地点、签订合同要求等内容。（五）合同签订1.中标供应商或成交供应商收到中标通知书或成交通知书后，应在规定时间内与医院后勤部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间及地点、付款方式、售后服务等条款。合同条款应符合国家法律法规和医院采购管理要求，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采购管理人员负责对采购合同进行审核，审核内容包括合同条款的完整性、准确性、合法性、合规性等方面。对于审核通过的合同，由后勤部门负责人签字盖章后生效；对于审核不通过的合同，及时与供应商沟通并要求其进行修改，直至合同符合要求。（六）验收付款1.验收：采购物资到货后，后勤部门采购管理岗位组织相关科室人员、技术专家等组成验收小组，按照采购合同要求和相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收合格后，验收小组出具验收报告，并在验收报告上签字确认。对于验收不合格的物资，及时通知供应商进行更换或处理。2.付款：采购管理人员根据验收报告和采购合同约定，办理付款手续。付款前，采购管理人员应审核供应商提交的发票、送货单、验收报告等相关凭证，确保凭证齐全、真实、有效。审核通过后，按照医院财务管理制度规定，填写付款申请单，经相关领导审批后，支付采购款项。三、询价管理（一）供应商管理1.建立供应商档案：后勤部门采购管理岗位负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、报价记录、合作历史等内容。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.供应商评价与考核：定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价与考核。评价与考核方式包括问卷调查、实地考察、数据分析等。根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.供应商培训与沟通：定期组织供应商培训，向供应商传达医院采购政策、质量标准、技术要求等信息，提高供应商的服务水平和质量意识。加强与供应商的沟通与交流，及时了解供应商的需求和困难，协调解决采购过程中出现的问题，建立良好的合作关系（二）询价文件管理1.询价小组应指定专人负责询价文件的编制、审核、发放、回收、存档等工作。2.询价文件应按照医院档案管理规定进行分类、编号、装订，妥善保管。保管期限应符合国家法律法规和医院档案管理要求。3.对于涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的询价文件，应严格保密，防止信息泄露。（三）报价文件管理1.采购管理人员负责接收、整理、保管供应商提交的报价文件。2.报价文件应按照供应商名称、采购项目名称等进行分类存放，便于查询和管理。3.报价文件的保管期限应与采购项目档案保管期限一致，确保报价文件在需要时能够提供查阅和参考。（四）询价记录与档案管理1.询价小组应做好询价过程的记录工作，包括询价文件发放记录、报价文件接收记录、询价评审记录等。询价记录应真实、准确、完整，能够反映询价活动的全过程。2.询价活动结束后及时整理询价文件、报价文件、询价评审报告等相关资料，按照医院档案管理规定进行归档保存。档案管理人员应定期对询价档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。3.询价档案的查阅、借阅应严格按照医院档案管理制度执行，履行相应的审批手续，确保档案信息的安全和保密。四、监督与检查（一）内部监督1.医院内部审计部门定期对后勤采购询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购文件是否齐全、评审过程是否公正、合同签订与执行是否符合规定等。2.医院纪检监察部门负责对采购询价活动中的违规违纪行为进行调查处理，受理相关投诉举报，维护采购工作的正常秩序。（二）外部监督1.主动接受财政、物价、审计等政府部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时提供采购询价活动的有关资料和信息。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，邀请社会公众参与监督，通过公开招标公告、中标公示等方式，接受社会监督和舆论监督。（三）检查处理1.对于监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任