公司采购、招标制度

PAGE公司采购、招标制度一、总则（一）目的为了规范公司采购、招标行为，加强公司采购、招标管理，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及所属单位的采购、招标活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购、招标活动应当严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购、招标活动应公开透明，所有参与方享有平等的权利和机会，确保结果公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：参与采购、招标活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购管理（一）采购计划1.各部门根据工作需要和预算安排，提前制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划需经部门负责人审核后报公司采购管理部门备案。采购管理部门根据公司整体资源状况和资金安排，对采购计划进行综合平衡和调整。（二）采购申请1.部门如需采购物资或服务，应填写采购申请表。采购申请表应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点、售后服务要求等内容，并附上相关的技术文件或资料。2.采购申请表经部门负责人审批后提交给采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、采购预算的合理性、采购方式的合规性等。（三）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。公开招标应通过国家指定的媒体或平台发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目采购价值的比例过大的项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（四）采购合同1.采购管理部门根据采购方式确定中标供应商或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交公司法律部门进行审核。法律部门应对合同的合法性、合规性、完整性等进行审查，并提出修改意见。采购管理部门根据法律部门的意见对合同进行修改完善后，报公司领导审批。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好合同执行的准备工作。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购管理部门应组织相关部门对采购物资或服务进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量、技术参数等是否符合合同要求。2.验收人员应根据合同要求和相关标准对采购项目进行检验，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，采购管理部门应及时与供应商联系，要求供应商采取措施解决问题。如供应商未能及时解决问题，采购管理部门有权扣除相应的货款或要求供应商承担违约责任。（六）采购付款管理1.采购付款应严格按照采购合同的约定执行。采购管理部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经部门负责人审核后报公司财务部门审核付款。2.财务部门应按照公司财务管理制度和采购合同的约定，对付款申请进行审核。审核内容包括采购项目的真实性、合法性、合规性，采购合同的执行情况，验收报告的真实性等。3.财务部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。三、招标管理（一）招标范围1.公司采购项目达到下列标准之一必须进行招标：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购单项合同估算价在100万元人民币以上。2.同一项目中可以合并进行的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，合同估算价合计达到前款规定标准的，必须招标。（二）招标组织1.公司成立招标领导小组，负责领导公司招标工作。招标领导小组由公司领导、采购管理部门、财务部门、法律部门等相关人员组成。2.采购管理部门负责具体组织实施招标工作。采购管理部门应设立招标工作小组，负责招标项目的策划、招标文件的编制、招标公告的发布、投标文件的接收与评审、中标候选人的确定等工作。3.招标工作小组应根据招标项目的特点和要求，制定招标工作方案。招标工作方案应包括招标项目的基本情况、招标范围、招标方式、招标程序、评标标准等内容。（三）招标文件编制1.采购管理部门应根据招标项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确招标项目的技术规格、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务要求等实质性内容，确保投标人能够准确理解招标项目的要求。3.招标文件编制完成后，应提交公司法律部门进行审核。法律部门应对招标文件的合法性、合规性、完整性等进行审查，并提出修改意见。采购管理部门根据法律部门的意见对招标文件进行修改完善后，报公司领导审批。（四）招标公告发布1.采购管理部门应根据招标方式和招标项目的特点选择合适的媒体或平台发布招标公告。招标公告应包括招标项目的名称、内容、规模、资金来源、招标范围、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.招标公告发布后，采购管理部门应及时收集潜在投标人的报名信息，并对报名投标人的资格进行审查。资格审查内容包括投标人营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。（五）开标、评标与定标1.采购管理部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标时，应邀请所有投标人参加，并由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。2.采购管理部门应依法组建评标委员会。评标委员会由公司内部相关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。评标标准应包括价格、技术、质量、服务、信誉等方面的内容。3.评标委员会完成评标后，应向采购管理部门提交评标报告。评标报告应包括评标情况说明、评标结果、中标候选人名单及推荐理由等内容。4.采购管理部门根据评标报告确定中标候选人。中标候选人应按照招标文件规定的顺序排列，第一名中标候选人为中标人。如第一名中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照招标文件要求提交履约保证金，或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合中标条件的，采购管理部门可以按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人，也可以重新招标。（六）中标通知与合同签订1.采购管理部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。2.中标通知书发出后，采购管理部门应及时与中标人签订合同。合同签订的程序和要求与采购合同签订相同。（七）招标监督1.公司监察部门负责对招标活动进行监督。监察部门应参与招标项目的开标、评标等活动，并对招标过程中的违法违规行为进行调查处理。2.招标活动应接受公司内部审计部门的审计监督。审计部门应定期对招标项目进行审计，检查招标程序的执行情况、采购资金的使用情况等，并提出审计意见和建议。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉情况等资料。2.采购管理部门应根据采购项目的要求和供应商信息库中的资料，选择潜在供应商。选择潜在供应商时，应考虑供应商的产品质量、价格、交货期给我、售后服务等因素。3.采购管理部门应组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估。实地考察和评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力、售后服务能力等。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核。评价和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面的表现。2.采购管理部门应根据供应商评价和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，应给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现较差的供应商，应给予警告、减少采购份额等处罚；对于严重违反合同约定或存在其他违法