学院零散采购管理制度

PAGE学院零散采购管理制度一、总则（一）目的为加强学院零散采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等工作中发生的单项或批量采购金额在规定限额以下的零散采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.规范性原则：严格按照规定的程序和流程进行采购，做到流程清晰、操作规范。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，提高资金使用效率。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护学院和供应商的合法权益。5.廉洁性原则：采购人员应廉洁自律，杜绝不正当交易行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应根据年度工作计划和实际需求，编制本部门的零散采购预算。预算应明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算应按照学院预算编制的要求和程序进行申报，经审核批准后纳入学院年度预算管理。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保预算执行的严肃性。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据工作需要填写《学院零散采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等信息。2.《学院零散采购申请表》经部门负责人审核签字后，报归口管理部门审批。（二）归口管理部门审批1.归口管理部门收到采购申请后，应根据本部门的职责和权限，对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.对于符合要求的采购申请，归口管理部门负责人签字批准；对于不符合要求的采购申请，应及时退回使用部门，并说明理由。（三）采购方式确定1.根据采购项目的特点和金额大小，确定合适的采购方式。采购方式主要包括询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.询价采购适用于采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（四）采购实施1.询价采购采购部门根据批准的采购申请，向三家以上具备相应资质和能力的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。2.竞争性谈判采购采购部门制定竞争性谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求等。发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。成立谈判小组，由采购部门代表、技术专家、财务人员等组成。谈判小组按照谈判文件的要求与供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购采购部门填写《学院单一来源采购审批表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等信息。《学院单一来源采购审批表》经归口管理部门审核、学院领导审批后，采购部门与供应商签订采购合同。（五）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.在签订合同前，采购部门应将合同文本送学院法律顾问进行合法性审查，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。（六）验收1.使用部门负责组织对采购项目的验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。2.验收合格后，验收人员应填写《学院零散采购验收单》，并签字确认。验收单一式多份，分别由采购部门、财务部门、使用部门等留存。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，使用部门应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒不履行义务，采购部门应采取相应的法律措施维护学院的合法权益。（七）付款1.财务部门根据采购合同和验收单，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。2.对于货到验收合格后付款的采购项目，财务部门在收到验收单后，按照合同约定的付款比例和时间支付货款。3.对于预付款项的采购项目，财务部门应严格审核采购合同和预付款申请，确保预付款的合理性和安全性。在支付预付款后，应跟踪采购项目的进展情况，及时督促供应商履行合同义务。四、采购监督与管理（一）内部监督1.学院审计部门应定期对零散采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.学院纪检监察部门应加强对采购活动中廉洁自律情况的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。（二）供应商管理1.建立供应商信息库，对供应商的基本情况、信誉状况、产品质量、价格水平等进行记录和管理。2.定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，选择优质供应商建立长期合作关系。（三）档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度,对采购活动中的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购审批表、采购文件、采购合同、验收单、付款凭证等。2.采购档案的保存期限应符合国家法律法规和学院档案管理的要求，确保档案资料的完整性和可追溯性。五、责任追究（一）对采购人员的责任追究1.采购人员在采购活动中如有违反本制度规定的行为，如违规操作、收受供应商贿赂、泄露采购机密等，学院将视情节轻重给予批评教育、警告、记过、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.采购人员因工作失误给学院造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。（二）对使用部门的责任追究1.使用部门在采购申请过程中如有提供虚假信息、恶意抬高采购预算等行为，学院将视情节轻重给予批评教育、责令整改等处理；由此给学院造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。2.使用部门未按照规定组织验收或验收后未及时反馈验收情况，导致问题未能及时发现和解决的，学院将对相关责任人进行批评教育，并要求其采取措施予以纠正。（三）对其他相关部门的责任追究1.归口管理部门未认真履行审批职责，导致不符合要求的采购申请得以批准的，学院将对相关责任人进行批评教育，