学校采购人制度

PAGE学校采购人制度一、总则（一）目的为了加强学校采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开，采购程序公平，采购结果公正，确保所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在满足学校教学、科研和管理需要的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购人和供应商应诚实守信，严格履行合同义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购工作的规章制度和年度采购计划。2.审定采购项目的采购方式、采购预算和采购合同。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购工作的执行机构，负责具体采购项目的组织实施。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。2.编制年度采购计划，报采购工作领导小组审批。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购活动的相关资料。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，参与采购项目的技术规格、质量标准等的制定，配合采购部门进行采购项目的验收等工作。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据学校教学、科研和管理的需要，结合学校财力状况，编制采购项目预算。采购项目预算应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价及总价等内容，并按照学校预算编制的要求和程序进行申报。（二）预算审批采购部门应会同财务部门对采购需求部门申报的采购项目预算进行审核，提出审核意见后报采购工作领导小组审批。采购项目预算一经批准，必须严格执行，不得擅自调整。（三）预算执行采购部门应按照批准的采购项目预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。财务部门应加强对采购资金的管理和监督，按照合同约定及时支付采购款项。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目应采用公开招标方式进行采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，并按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请采购需求部门根据教学、科研和管理的需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人签字后报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，会同财务部门对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组根据采购项目的具体情况，做出是否批准采购的决定。（三）采购实施1.制定采购文件：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，制定采购文件。采购文件包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，应明确采购项目的技术规格、质量标准、采购程序、评标方法、合同条款等内容。2.发布采购信息：采购部门按照规定的方式发布采购信息，邀请潜在供应商参加采购活动。公开招标采购项目应在指定的媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目应向符合相应资格条件的供应商发出邀请书或询价单。3.接收投标文件或报价文件：采购部门按照采购文件规定的时间和地点，接收供应商的投标文件或报价文件。4.开标、评标或谈判：采购部门组织开标、评标或谈判活动。开标应公开进行，由采购人或采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标或谈判应按照采购文件规定的评标方法或谈判程序进行，评标委员会或谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.确定成交供应商：评标委员会或谈判小组根据评标结果或谈判情况，推荐成交候选人。采购人根据推荐意见确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）合同签订采购部门应按照成交通知书确定的事项，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同义务。(五)验收付款1.验收：采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同和采购文件的要求进行验收。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。2.付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的程序办理付款手续。采购资金应按照国库集中支付制度的规定支付到供应商账户。六、采购监督与管理（一）内部监督学校内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购项目的审批程序、采购方式、采购合同的签订与履行等情况，发现问题及时提出整改意见。学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购活动中的违法违纪行为。（二）外部监督学校采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。采购部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。（三）投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以向采购人提出质疑。采购人应在规定的时间内对供应商的质疑进行答复。供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定的时间内作出答复的，可以向财政部门投诉。财政部门应按照规定的程序对投诉事项进行处理。七、采购档案管理采购部门应建立健全采购档案管理制度，妥善保管采购活动的相关资料。采购档案