单位内部分散采购制度

PAGE单位内部分散采购制度一、总则（一）目的为规范单位内部分散采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门（以下简称“各部门”）实施的分散采购活动。分散采购是指各部门使用财政性资金或自有资金，采购集中采购目录以外、采购限额标准以下的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高资金使用效益。3.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。4.诚信原则：各部门及参与采购活动的相关人员应诚实守信，严格履行采购合同约定。（四）职责分工1.采购部门负责制定本部门的采购计划和预算，并按规定组织实施采购活动。建立健全采购档案管理制度，妥善保管采购活动中的各类文件资料。对采购项目的执行情况进行跟踪和监督，确保采购合同的有效履行。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，并对采购资金的使用情况进行监督检查。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。负责办理采购款项的支付手续，对采购资金的支付进行严格把关。3.使用部门提出采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量等要求，并对采购项目的质量和验收负责。参与采购项目的评标、谈判等活动，协助采购部门确定供应商。负责采购项目的验收工作，出具验收报告。4.监督部门对采购活动进行全过程监督，检查采购行为是否符合法律法规和本制度规定。受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，科学合理地编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑资金来源和使用效益，确保预算的准确性和可行性。同时，应严格控制无预算采购和超预算采购行为。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由各部门负责人审核签字后报财务部门。财务部门对采购预算的合理性、合规性进行审核，并汇总编制单位年度采购预算草案。2.单位年度采购预算草案经单位领导班子集体研究审议通过后，报上级主管部门审批。上级主管部门对采购预算进行审核批复后，各部门应严格按照批复的预算执行采购活动。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，各部门应提出书面申请，详细说明调整的原因、内容和金额，并附相关证明材料。2.采购预算调整申请经部门负责人审核签字后报财务部门。财务部门对调整申请进行审核，并提出审核意见。采购预算调整申请经单位领导班子集体研究审议通过后，报上级主管部门审批。上级主管部门对采购预算调整进行审核批复后，各部门方可按照调整后的预算执行采购活动。三、采购方式及程序（一）采购方式1.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并与其签订采购合同。2.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部门应成立谈判小组，由三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并与其签订采购合同。3.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性进行论证，并形成论证报告。论证报告应包括采购项目的名称、内容、预算金额、单一来源采购的理由、拟定的唯一供应商名称等内容。单一来源采购论证报告经单位领导班子集体研究审议通过后，报上级主管部门审批。上级主管部门对单一来源采购论证报告进行审核批复后，采购部门方可与唯一供应商签订采购合同。4.竞争性磋商采购：适用于政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。采购部门应成立磋商小组，由三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。磋商小组应制定磋商文件，明确磋商程序、磋商内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。磋商小组与符合资格条件的供应商进行磋商，在磋商中磋商的任何一方不得透露与磋商有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。磋商结束后，磋商小组要求所有参加磋商的供应商在规定时间内进行最后报价，采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并与其签订采购合同。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要和采购预算，填写《单位内部分散采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并经部门负责人签字后报采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、采购方式的合理性等进行审核。审核通过后，报单位领导审批。单位领导根据采购项目的情况进行审批，批准后采购部门方可组织实施采购活动。3.采购实施：采购部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。在采购过程中，采购部门应严格按照采购程序和相关法律法规的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，并严格按照合同约定履行各自的义务。5.验收付款：采购项目完成后，使用部门应按照采购合同的要求进行验收。验收合格后，使用部门应出具《单位内部分散采购验收报告》。采购部门凭验收报告和采购合同等相关资料，办理采购款项的支付手续。财务部门应按照合同约定和财务制度的规定，对采购款项进行审核支付。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。2.采购合同的主要条款应包括：采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等内容。采购合同的签订应符合法律法规和行业标准的要求，避免出现歧义或漏洞。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.成交供应商应按照采购合同的要求，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。如因特殊原因需要变更合同条款的，成交供应商应提前书面通知采购部门，并经采购部门同意后方可变更。（三）合同验收1.采购项目完成后，使用部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括货物的规格型号、数量、质量、性能等方面，以及工程的质量、进度、安全等方面，服务的内容、标准、效果等方面。2.验收合格后，使用部门应出具《单位内部分散采购验收报告》。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量验收情况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收报告是采购款项支付的重要依据之一。（四）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。2.如因一方严重违约或不可抗力等原因导致采购合同无法继续履行的，双方应协商解除合同。解除合同应签订书面协议，并明确双方的权利和义务。解除合同后，双方应按照法律法规和合同约定的要求进行结算和清理。（五）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，双方应保持冷静，依法维护自身的合法权益。同时，应积极配合相关部门的调查和处理工作，提供必要的证据和资料。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应建立采购风险识别机制，定期对采购活动进行风险评估。风险识别应涵盖采购预算编制、采购方式选择、采购程序执行、合同签订与履行、验收付款等各个环节。2.采购风险识别的主要内容包括：法律法规风险、市场风险、信用风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。采购部门应针对不同的风险类型，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.法律法规风险应对：采购部门应加强对法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识和合规意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。同时，应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的监督检查，及时发现和纠正违法违规行为。2.市场风险应对：采购部门应加强对市场动态的监测和分析，及时掌握市场价格波动情况和供应商信息。在采购过程中，充分利用市场竞争机制，选择合适的采购方式和供应商，降低市场风险。同时，应与供应商建立长期稳定的合作关系，签订框架协议，以应对市场变化带来的风险。3.信用风险应对：采购部门应建立供应商信用评估机制，对供应商的信用状况进行评估和管理。在选择供应商时，优先选择信用良好的供应商。同时，应要求供应商提供履约保证金或银行保函等担保措施，以降低信用风险。在合同履行过程中，加强对供应商的监督和管理，及时发现和解决供应商的违约问题。4.质量风险应对：采购部门应加强对采购项目质量的管理，在采购文件中明确质量要求和验收标准。在采购过程中，要求供应商提供产品质量证明文件，并对产品进行检验和测试。同时，应建立质量反馈机制，及时处理采购项目中的质量问题。在验收环节，严格按照验收标准进行验收，确保采购项目的质量符合要求。5.价格风险应对：采购部门应加强对采购价格的管理，建立价格监测机制，定期收集市场价格信息。在采购过程中，通过询价、比价、议价等方式，选择价格合理的供应商。同时，应与供应商签订价格调整条款，以应对市场价格波动带来的风险。在合同履行过程中，如发现供应商价格异常上涨，应及时采取措施进行协商或调整合同价格。6.合同风险应对：采购部门应加强对采购合同的管理，严格按照合同签订程序签订合同，确保合同条款合法、合规、完整、准确。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。同时，应建立合同纠纷处理机制，及时处理合同纠纷，维护单位的合法权益。7.廉政风险应对：采购部门应加强对采购人员的廉政教育，提高采购人员的廉洁自律意识。在采购活动中，严格遵守廉洁自律规定，杜绝收受供应商贿赂等违法违纪行为。同时，应建立健全廉政监督机制，加强对采购活动的全过程监督，及时发现和查处廉政问题。六、监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购程序执行、合同签订与履行、验收付款等各个环节。监督检查应采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。2.监督部门在监督检查过程中，如发现采购活动存在违法违规行为或问题，应及时下达整改通知书，要求采购部门限期整改。采购部门应按照整改通知书的要求，认真整改存在的问题，并将整改情况及时报告监督部门。（二）投诉举报处理1.单位应设立投诉举报信箱和电话，接受社会公众对采购活动的投诉举报。投诉举报应实名举报，并提供相关证据材料。2.监督部门收到投诉举报后，应及时进行调查核实。如投诉举报属实，应依法依规对相关责任人员进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉举