工会采购制度办法

PAGE工会采购制度办法一、总则（一）目的为加强本公司工会采购管理，规范采购行为，保证采购质量，提高采购效率，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度办法。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各项采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法、合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和员工的监督，保障员工的知情权和参与权。3.公平竞争原则：通过公平竞争选择供应商，确保采购结果的公正性和合理性，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得提供虚假信息。（四）职责分工1.工会委员会负责审议和批准采购计划、采购预算、采购合同等重要采购事项。监督采购活动过程，确保采购工作符合本制度规定和公司利益。2.采购工作小组负责制定采购计划，组织实施采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等具体工作。对采购项目的质量、进度、成本等进行全程跟踪和管理，及时解决采购过程中出现的问题。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保采购资金的安全和合理使用。参与采购合同的审核，负责采购款项的支付和账务处理。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性以及采购资金的使用情况等。对采购过程中发现的违规违纪行为进行调查和处理。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门根据工作需要，每年年底前向工会提交下一年度的采购需求计划，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等内容。2.采购工作小组对各部门提交的采购需求计划进行汇总、整理和分析，结合公司工会年度工作计划和财务状况，编制年度采购计划。3.年度采购计划应明确采购项目的类别、预算金额、采购时间安排等，并报工会委员会审议批准。（二）采购预算编制1.采购工作小组根据年度采购计划，结合市场价格行情和历史采购数据，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目的名称、规格、数量、单价、总价、资金来源等详细信息，并报财务部门审核。3.财务部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和资金来源的可靠性。审核通过后，报工会委员会审议批准。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要或其他特殊原因，确需调整采购计划或预算的，由需求部门提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等。2.采购工作小组对申请进行审核，提出审核意见后报工会委员会审议批准。3.经批准的采购计划与预算调整事项，应及时通知相关部门和人员，并做好记录。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购工作小组通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立供应商信息库。2.根据采购项目的特点和需求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与采购项目的投标或报价。3.对参与投标或报价的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等。4.通过实地考察、样品检验、市场调研等方式，对通过资格审查的供应商进行综合评估，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商作为中标候选人或成交供应商。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。2.采购工作小组负责组织供应商评价与考核工作，并制定评价与考核标准和方法。评价与考核结果应记录在供应商档案中。3.根据供应商评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先合作、增加采购份额等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。（三）供应商档案管理1.为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商的基本信息、资格审查资料、投标报价文件、合同履行情况、评价与考核记录等。2.采购工作小组负责供应商档案的建立、更新和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。3.供应商档案应定期进行整理和归档，以便查阅和使用。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购工作小组。2.《采购申请表》应附相关的技术要求、规格说明、图纸等资料，以便采购工作小组准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购工作小组收到《采购申请表》后，对采购申请进行审核，重点审核采购申请的必要性、合理性、预算金额的准确性等。2.审核通过的采购申请报工会委员会审批。工会委员会根据采购申请的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.经审批同意的采购申请，由采购工作小组组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程或服务的金额达到规定的公开招标限额标准的；采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.采购文件编制根据选定的采购方式，编制相应的采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术要求、规格标准、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.发布采购信息对于公开招标和邀请招标项目，采购工作小组应在规定的媒体上发布招标公告或邀请招标函，公开采购信息，吸引潜在供应商参与投标。对于竞争性谈判、单一来源采购和询价采购项目，采购工作小组应向符合条件的供应商发出谈判邀请书、单一来源采购协商函或询价通知书，邀请其参与采购活动，并告知采购项目的相关信息。4.开标、评标或谈判按照采购文件规定的时间、地点和程序，组织开标、评标或谈判活动。开标过程中，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标过程中，评标委员会应按照评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行谈判，确定成交价格、合同条款等内容。5.定标与成交根据评标委员会或谈判小组的推荐意见，采购工作小组确定中标候选人或成交供应商，并报工会委员会审批。经工会委员会审批同意后，采购工作小组向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并与中标供应商或成交供应商签订采购合同。（四）合同签订与履行1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等内容。采购合同签订前，采购工作小组应将合同草案提交给财务部门和审计部门审核，重点审核合同条款的合法性、合理性、完整性以及资金支付的安全性等。审核通过后，报工会委员会审批。经工会委员会审批同意的采购合同，由采购工作小组与中标供应商或成交供应商签订，并加盖公司工会公章。2.合同履行采购合同签订后，采购工作小组应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务。供应商在履行合同过程中，如出现质量问题、交货延迟等情况，采购工作小组应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题，并按照合同约定追究供应商的违约责任。采购工作小组应定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，确保采购项目的顺利实施。（五）验收与付款1.验收采购项目完成后，采购工作小组应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合合同约定的要求。验收人员应按照验收标准和方法，对采购项目进行逐一检查和测试，并填写《采购项目验收报告》。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、合同编号、验收日期、验收结论等内容。验收合格的采购项目，由验收人员签字确认；验收不合格的采购项目，采购工作小组应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施整改或退换货物，直至验收合格为止。2.付款采购项目验收合格后，采购工作小组应根据合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请表》，并附采购合同、验收报告等相关资料，报财务部门审核。财务部门对《付款申请表》进行审核，重点审核付款金额的准确性、付款方式的合规性、相关资料的完整性等。审核通过后，报工会委员会审批。经工会委员会审批同意的付款申请，由财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向供应商支付采购款项。五、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会应加强对采购活动的内部监督检查力度，定期对采购工作进行检查和评估，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，重点审计采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购资金的使用情况等。对审计过程中发现的违规违纪行为，应及时进行调查和处理，并提出整改建议。3.员工有权对采购活动进行监督，如发现采购过程中存在违规违纪行为或其他问题，可以向工会委员会、审计部门或其他相关部门举报。公司应保护举报人权益，对举报