学校采购管理制度流程

PAGE学校采购管理制度流程一、总则1.目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度流程。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的物资采购、服务采购等活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与机会，不偏袒任何一方。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购工作进行决策和监督。2.采购执行部门设立专门的采购部门（如采购中心或后勤管理部门下设的采购科室），负责具体采购业务操作。其职责包括：根据采购需求，编制采购计划和采购文件。发布采购信息，组织供应商报名、资格审查和采购评审活动。与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。解决采购过程中的争议和问题。建立采购档案，妥善保管采购相关资料。3.需求部门学校各部门作为采购需求提出者，负责明确本部门的采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购项目的实施效果负责。在采购过程中，配合采购执行部门做好相关工作，如参与供应商考察、验收等环节。4.监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规，防止腐败行为发生。对发现的违规问题及时进行调查处理。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据本部门事业发展规划和工作任务，结合实际需求，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性。对于重大采购项目，应进行充分的市场调研和成本核算，确保预算准确可靠。2.预算审批采购预算编制完成后，由需求部门提交至学校财务部门进行初审，审核预算的合理性和资金来源。财务部门初审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校整体发展战略和资金状况，对采购预算进行综合审议，确定最终预算额度。3.预算执行与调整采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额，按照预算审批程序报采购领导小组和财务部门审批。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保预算执行的严肃性。四、采购计划管理1.计划编制依据采购计划应根据采购预算、实际工作需求、资产状况等因素编制。需求部门应在深入分析业务需求的基础上，结合现有资产情况，合理确定采购数量和时间安排，避免重复采购和资源浪费。2.计划内容采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额、资金来源等详细信息。对于复杂的采购项目，还应提供技术方案、售后服务要求等相关内容。3.计划审批与下达采购计划由需求部门编制完成后，提交至采购执行部门。采购执行部门对采购计划进行汇总整理，并进行初步审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，采购执行部门下达采购计划，并组织实施采购活动。五、采购方式选择1.公开招标适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。公开招标限额标准按照国家和地方相关规定执行。通常适用于通用性强、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。招标程序：发布招标公告：采购执行部门在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间和地点等。发售招标文件：潜在投标人按照招标公告要求，在规定时间内获取招标文件。采购执行部门应向投标人提供招标文件的纸质版或电子版，并确保招标文件内容完整、准确。开标、评标：采购执行部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标过程应公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。中标公告：采购执行部门在评标结束后，将中标结果在指定媒体上发布中标公告，公告内容包括中标供应商名称、中标金额、中标标的等。签订合同：采购执行部门与中标供应商在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件签订采购合同。2.邀请招标适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。招标程序：确定邀请供应商名单：采购执行部门根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。邀请书内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间和地点等。发售招标文件：被邀请的供应商按照投标邀请书要求，在规定时间内获取招标文件。采购执行部门应向供应商提供招标文件的纸质版或电子版，并确保招标文件内容完整、准确。开标、评标：开标、评标程序与公开招标基本相同，但参与评标委员会的专家人数可以适当减少。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。中标公告：采购执行部门在评标结束后，将中标结果在指定媒体上发布中标公告，公告内容包括中标供应商名称、中标金额、中标标的等。签订合同：采购执行部门与中标供应商在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件签订采购合同。3.竞争性谈判适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。谈判程序：成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组负责制定谈判文件、确定谈判程序、组织谈判、评审谈判结果等工作。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、服务要求、谈判程序、评定成交的标准等内容。谈判文件不得含有倾向性或者排斥潜在供应商的内容，不得妨碍或者限制供应商之间的公平竞争。确定邀请供应商名单：采购执行部门根据谈判文件规定和采购项目需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出谈判邀请书。邀请书内容应包括谈判项目名称、谈判内容、供应商资格要求、获取谈判文件的时间和方式、谈判时间和地点等。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商在成交通知书发出之日起三十日内，按照谈判文件和成交供应商的响应文件签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：申请与审批：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目名称、采购内容、单一来源采购理由等，并提交相关证明材料。采购执行部门对申请进行初审后，报采购领导小组审批。采购领导小组组织相关专家对申请进行论证，如论证通过，批准采用单一来源采购方式。确定供应商：采购执行部门与单一来源供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商谈判，确定采购合同条款。签订合同：采购执行部门与单一来源供应商在协商一致后，签订采购合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购，但询价采购金额不得超过规定的限额标准。询价程序：成立询价小组：询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二，并对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。确定被询价的供应商名单：采购执行部门根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价通知书应包括采购项目名称、采购内容、供应商资格要求、询价内容、报价要求、交货时间、交货地点等。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。供应商按照询价通知书要求，在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商在成交通知书发出之日起三十日内，按照询价通知书和成交供应商的报价文件签订采购合同。六、采购合同管理1.合同签订采购执行部门应在中标或成交通知书发出之日起三十日内，与中标或成交供应商签订采购合同。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务要求、付款方式、违约责任等条款，应符合招标文件、投标文件和谈判文件的要求，明确双方的权利和义务。2.合同审核采购合同签订前，应提交至学校法务部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等，确保合同符合法律法规和学校利益。法务部门或相关专业人员应出具审核意见，采购执行部门根据审核意见对合同进行修改完善。3.合同履行采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。如发现供应商存在违约行为或合同履行过程中出现问题，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题，并按照合同约定追究其违约责任。需求部门应配合采购执行部门做好合同履行的验收工作，按照合同约定的质量标准和验收程序对采购货物或服务进行验收。验收合格后，出具验收报告。4.合同变更与终止在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。变更协议应报采购领导小组和财务部门备案。在合同履行完毕或出现法定终止情形时，采购执行部门应及时办理合同终止手续。合同终止后，采购执行部门应妥善保管合同相关资料，按照学校档案管理规定进行归档。七、采购验收管理1.验收组织采购项目完成后，由需求部门负责组织验收工作。需求部门应成立验收小组，验收小组由本部门专业技术人员、相关管理人员等组成，人数应不少于三人。验收小组负责对采购货物或服务的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收依据验收依据包括采购合同、招标文件（含补充文件）、投标文件、谈判文件等相关文件规定以及国家和地方有关标准和规范。3.验收程序准备阶段：需求部门在验收前，应通知采购执行部门和供应商做好验收准备工作。供应商应提供货物或服务的相关资料，如产品说明书、质量检验报告、售后服务承诺等，并按照合同约定的时间和地点将货物或服务交付给需求部门。初步验收：验收小组对采购货物或服务进行初步检查，核对数量、规格型号、外观等是否与合同约定一致。如发现问题，应及时记录并要求供应商进行整改。详细验收：对于需要进行性能测试、质量检验等的采购项目，验收小组应按照相关标准和规范进行详细验收。验收过程中，可邀请专业技术机构或专家参与，确保验收结果准确可靠。验收报告：验收结束后，验收小组应出具验收报告验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。验收合格的，需求部门应在验收报告上签署意见；验收不合格的，需求部门应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，并重新组织验收。4.验收结果处理验收合格的采购项目根据合同约定办理付款手续。验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题。如供应商未能在规定时间内整改合格或重新提供货物或服务，需求部门有权按照合同约定扣除相应款项或追究其违约责任。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关资料，如采购计划、采购预算、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件等）、采购合同、验收报告、供应商资料、采购评审记录、开标评标记录等。2.档案整理与归档采购执行部门应在采购项目完成后及时对采购档案进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等工作。整理后的