工会零星采购管理制度

PAGE工会零星采购管理制度一、总则（一）目的为加强工会零星采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类零星采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、小型维修材料、活动用品等金额较小的采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.廉洁原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，严禁收受供应商贿赂或谋取私利。二、采购预算管理（一）预算编制1.工会应根据年度工作计划和实际需求，编制零星采购预算。预算内容应包括采购项目、数量、金额等详细信息。2.采购预算应经工会委员会审议通过，并报上级工会备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。2.工会财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和检查，定期对预算执行情况进行分析和评估。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《工会零星采购申请表》，详细注明采购项目、规格型号、数量、预算金额、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签字确认后报工会分管领导审批。（二）采购审批1.工会分管领导根据采购申请的内容和预算情况进行审批。对于金额较小的采购项目，可授权相关人员直接办理；对于金额较大或重要的采购项目，应提交工会委员会审议通过。2.经审批后的采购申请交采购部门办理采购事宜。（三）供应商选择1.采购部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道选择供应商。可通过市场调研、供应商推荐、招标、询价等方式确定供应商名单。2.采购部门应对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合适的供应商。对于长期合作的供应商，应建立供应商档案，定期进行评估和考核。（四）采购合同签订1.根据采购项目的金额和性质，按照规定程序签订采购合同。采购合同应明确采购项目、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交工会法律顾问或相关专业人员进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同签订后，应及时将合同副本交工会财务部门和相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收合格后，验收人员应填写《工会零星采购验收单》，签字确认。如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.对于重要的采购项目或金额较大的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。（六）采购付款1.采购项目验收合格后，采购部门应及时办理付款手续。付款时，应提供采购合同、验收单、发票等相关凭证。2.工会财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款审核，审核无误后办理付款手续。对于不符合规定的付款申请，财务部门有权拒绝付款。四、采购方式（一）询价采购1.对于金额较小、规格型号简单、市场价格比较透明的采购项目，可采用询价采购方式。2.采购部门应向至少三家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。询价函应明确采购项目的规格型号、数量、质量标准、交货时间等要求。3.采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。（二）竞争性谈判采购1.对于金额较大、技术复杂、有特殊要求的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.采购部门应邀请至少三家符合条件的供应商参加谈判。谈判文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、价格要求、评标标准等内容。3.谈判过程中，采购部门应与供应商进行充分沟通和协商，要求供应商对采购项目的技术方案、价格、售后服务等方面进行详细说明和承诺。4.谈判结束后，采购部门根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，选择最优供应商成交。（三）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购部门应填写《工会零星采购单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并提交工会委员会审议通过。3.单一来源采购项目应与供应商进行协商谈判，确定采购价格和其他采购条款。谈判结果应报工会委员会备案。（四）其他采购方式根据采购项目的实际情况，经工会委员会批准，可采用其他符合法律法规和行业标准的采购方式，如招标采购、网上采购等。五、采购监督与审计（一）内部监督1.工会成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。监督小组应由工会委员、职工代表等组成。2.采购监督小组应定期对采购项目的执行情况进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。3.采购监督小组发现采购活动存在问题时，应及时提出整改意见，并督促采购部门和相关人员进行整改。（二）审计监督1.工会财务部门应定期对采购项目的财务收支情况进行审计，确保采购资金使用合法合规。2.工会审计部门应不定期对采购活动进行专项审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。3.审计部门应及时向工会委员会报告审计结果，对审计发现的问题提出处理建议。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、验收单、发票、付款凭证等与采购活动相关的文件和资料。（二）档案整理与归档采购部门应在采购活动结束后及时整理采购档案，按照档案管理要求进行分类、编号和装订，并移交工会档案管理部门归档保存。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《工会零星采购档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失采购档案。如需复印采购档案资料，应经档案管理部门同意，并办理相关手续。七、责任追究（一）对采购人员的责任追究1.采购人员在采购活动中违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任：未按照规定程序进行采购的；与供应商串通谋取私利的；收受供应商贿赂或其他不正当利益的；擅自变更采购合同条款的；其他违反采购制度规定的行为。2.采购人员因工作失误给工会造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。（二）对供应商的责任追究1.供应商在参与采购活动中违反法律法规和本制度规定，有下列行为之一的，工会有权取消其供应商资格，并依法追究其