单位新型采购人内控制度

PAGE单位新型采购人内控制度一、总则（一）目的为加强单位采购业务内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和资金使用效益，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效益。3.公开透明原则：采购活动应当公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督，确保采购信息透明。4.制衡性原则：明确采购各环节的职责权限，实行相互分离、相互制约，防止权力滥用和利益输送。5.适应性原则：采购制度应当与单位的组织架构、业务特点和管理要求相适应，确保制度的有效执行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构单位设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构由单位领导班子成员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.决策重大采购项目的采购方式、采购供应商选择等事项。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门单位设立采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门应当配备与采购业务相适应的专业人员，其职责包括：1.编制采购计划和采购预算，报采购决策机构审批。2.组织实施采购活动，包括采购需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、合同签订与执行等。3.建立供应商管理档案，定期对供应商进行评估和考核。4.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。5.整理和归档采购文件，妥善保管采购档案资料。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购需求调研和采购文件评审，配合采购执行部门进行采购项目的验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据单位业务发展需要和实际工作需求，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求等详细信息。2.采购执行部门对采购申请进行汇总和审核，结合单位预算安排和库存情况，编制采购计划。采购计划应当包括采购项目的名称、预算金额、采购方式选择、时间安排等内容。3.采购计划报采购决策机构审批后执行。（二）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的采购项目。采购执行部门应当按照国家有关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，并组织开标、评标和定标等活动。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购执行部门应当向符合条件的供应商发出投标邀请书，并按照招标程序组织采购活动。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。采购执行部门应当成立谈判小组，与供应商进行谈判，并确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购执行部门应当与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门应当向多家供应商发出询价通知书，要求其报价，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（三）采购文件编制1.采购执行部门根据采购方式和采购项目特点，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制过程中，应当充分征求需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购文件符合单位实际需求和法律法规要求。（四）采购信息发布1.采购执行部门应当按照规定的渠道和方式发布采购信息，确保采购信息公开透明。采购信息发布渠道包括单位内部网站、政府采购网、公共资源交易平台等。2.采购信息发布内容应当包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购需求、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等。3.采购执行部门应当及时更新采购信息，确保供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商选择1.采购执行部门应当按照采购文件规定的供应商资格条件，对供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉情况等。2.采购执行部门应当建立供应商库，对符合条件的供应商进行登记和管理。供应商库应当定期更新，确保供应商信息的准确性和完整性。3.采购执行部门应当根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择若干家供应商参与采购活动。选择供应商时，应当综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目的要求。4.采购执行部门应当与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应当包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（六）合同签订与执行1.采购执行部门应当在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应当由单位法定代表人或者其授权代表签字，并加盖单位公章。2.采购合同签订后，采购执行部门应当将采购合同副本送财务部门、审计部门备案。3.采购执行部门应当按照采购合同约定，跟踪供应商的履约情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。4.供应商应当按照采购合同约定的时间、地点和质量标准，向单位提供货物、工程和服务。采购执行部门应当组织相关人员对供应商提供的货物、工程和服务进行验收，验收合格后方可支付货款。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应当组织需求部门、财务部门、审计部门等相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购货物的数量、质量、规格型号、技术要求等，采购工程的建设质量、进度、安全等，采购服务的内容、标准、效果等。2.验收人员应当按照采购合同约定的验收标准和方法进行验收，并出具验收报告。验收报告应当包括采购项目名称、验收日期、验收人员、验收内容、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，采购执行部门应当及时办理结算手续，支付货款。验收不合格的采购项目，采购执行部门应当要求供应商限期整改或者重新提供货物、工程和服务，并按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）采购档案管理1.采购执行部门应当建立采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件资料进行分类整理、归档保管。采购档案包括采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购档案应当妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。采购档案保管期满后，应当按照规定的程序进行销毁。3.采购档案管理人员应当严格遵守档案管理规定，确保采购档案的安全和完整。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、销毁采购档案。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.单位应当建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。风险识别和评估内容包括采购计划风险、采购方式风险、供应商选择风险、合同签订与执行风险、采购验收风险、采购资金风险等。2.采购执行部门应当会同需求部门、财务部门、审计部门等相关部门，对采购风险进行分析和评估，确定风险等级和风险应对措施。（二）风险应对措施1.风险规避：对于高风险采购项目，应当采取风险规避措施，如取消采购项目或者选择其他采购方式。2.风险降低：对于中等风险采购项目，应当采取风险降低措施，如加强采购过程管理、完善采购合同条款、加强供应商管理等。3.风险转移：对于低风险采购项目，应当采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保等。4.风险接受：对于风险发生可能性较小且影响程度较低的采购项目，可以采取风险接受措施，如加强监控和预警，及时发现和处理风险事件。（三）风险监控与预警1.单位应当建立采购风险监控与预警机制，对采购风险进行实时监控和预警。风险监控和预警内容包括采购计划执行情况、采购方式选择情况、供应商履约情况、合同执行情况、采购资金支付情况等。2.采购执行部门应当定期向采购决策机构报告采购风险监控与预警情况，及时发现和处理风险事件。对于重大风险事件，应当及时采取措施进行应对，并向上级主管部门报告。五、监督与检查（一）内部监督1.单位审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。审计内容包括采购计划编制、采购方式选择、供应商选择、合同签订与执行、采购验收、采购资金支付等环节。2.单位财务部门应当加强对采购资金的管理和监督，审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用和安全。