学校零星采购审批制度

PAGE学校零星采购审批制度一、总则（一）目的为加强学校零星采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及学校实际情况，制定本审批制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位发生的单项或批量金额在规定限额以下的零星采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规和学校各项规章制度，确保采购活动合法合规。2.预算控制原则采购活动应在学校批准的预算范围内进行，不得超预算采购。3.效益优先原则注重采购资金的使用效益，追求性价比最优，确保所采购的物资和服务满足学校教学科研及管理工作需要。4.公开透明原则采购过程应公开、公平和公正，接受学校内部监督及相关部门的检查。二、采购范围及限额标准（一）采购范围1.办公用品：如文具、纸张、办公设备耗材等。2.小型教学设备：如多媒体设备的配件、实验仪器的小型维修部件等。3.后勤物资：如清洁用品物料、水电维修材料等。4.服务类：如小型印刷服务、零星的劳务服务等。（二）限额标准单项采购金额在[X]元以下的采购活动适用本制度。超过限额标准的采购活动，按照学校其他相关采购规定执行。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《学校零星采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.对于涉及教学、科研等专业性较强的采购项目，需求部门应组织相关专业人员对采购需求进行论证，确保采购的物资和服务符合专业要求。（二）审批环节1.部门初审需求部门将《学校零星采购申请表》提交至本部门分管领导进行初审。分管领导应重点审核采购需求的合理性、必要性以及预算的准确性，签署初审意见后报采购管理部门。2.采购管理部门审核采购管理部门收到申请表后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目是否符合学校采购政策、采购方式是否合规、采购预算是否在限额标准内等。审核通过后，提交至财务部门。3.财务部门审核财务部门对采购项目的预算进行审核，确认是否有足够的资金支持该采购活动。若预算充足，签署审核意见后报学校分管财务领导审批；若预算不足，反馈给采购管理部门，由采购管理部门协调需求部门调整采购预算或重新评估采购需求。4.学校分管财务领导审批学校分管财务领导对采购项目进行最终审批。审批通过后，采购活动方可进入实施阶段。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括询价采购、直接采购等。询价采购：对于规格标准统一、货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。采购管理部门向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。直接采购：对于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情况，可采用直接采购方式。采购管理部门应提供充分的证明材料，说明直接采购的原因和必要性，并按照规定程序进行审批。2.供应商选择采购管理部门负责组织对供应商进行选择和评估。建立供应商库，定期对供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行评价。在选择供应商时，应优先选择库内信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。对于新的供应商，应进行严格的资质审查和实地考察，确保其具备提供合格产品和服务的能力和条件。3.采购合同签订采购项目确定供应商后，由采购管理部门代表学校与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰明确。合同签订后，应按照学校合同管理规定进行备案。（四）验收付款1.验收采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保所采购的物资和服务符合要求。验收合格后，验收人员在《学校零星采购验收单》上签字确认。2.付款验收合格后，采购管理部门将《学校零星采购申请表》、《学校零星采购验收单》等相关资料提交至财务部门，财务部门按照采购合同约定和学校财务管理制度办理付款手续。对于不符合验收要求的采购项目，财务部门有权拒绝付款，并要求采购管理部门与供应商协商解决。四、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门定期对零星采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同执行情况是否良好等，发现问题及时督促整改。2.学校纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为，维护学校采购秩序。（二）信息公开采购管理部门应定期公布学校零星采购信息，包括采购项目名称、采购金额、采购方式、成交供应商等，接受学校教职工的监督。（三）档案管理采购管理部门负责建立健全学校零星采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件、资料进行分类整理和归档保存。采购档案应包括采购申请表、审批文件、采购合同、验收单、发票等，保存期限按照学校档案管理规定执行。五、责任追究（一）对于违反本制度规定的行为，学校将视情节轻重，对相关责任部门和责任人进行严肃处理。1.对于未按规定履行采购审批程序的，责令其限期改正，并对相关责任人给予批评教育。2.对于在采购过程中存在违规操作、谋取私利等行为的，依法依规追究相关责任