涉密文件管理与审批操作规程

涉密文件管理与审批操作规程一、总则（一）目的与依据为规范本单位涉密文件的管理，确保国家秘密、工作秘密及商业秘密的安全，防止泄密事件发生，根据国家有关保密法律法规及行业规范，结合本单位实际工作情况，特制定本规程。（二）适用范围本规程适用于本单位内所有涉密文件的起草、审核、签发、登记、分发、传递、使用、复制、保存和销毁等环节的管理与审批活动。全体员工均有遵守本规程的义务。（三）基本原则涉密文件管理遵循“党管保密、业务工作谁主管，保密工作谁负责”、“最小知悉范围”和“全程可控”原则。二、涉密文件的界定与分级（一）涉密文件的界定本规程所称涉密文件，是指含有涉及国家安全和利益，或本单位核心竞争力、商业利益，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项的各类载体，包括但不限于纸质文件、电子文档、磁盘、光盘等。（二）密级划分根据涉密程度，涉密文件分为绝密、机密、秘密三个等级。具体密级的确定，应依据国家相关规定及本单位实际情况，由文件产生部门提出初步意见，按审批权限报批后确定。三、涉密文件管理职责（一）责任部门本单位保密委员会（或指定的保密管理部门，下同）是涉密文件管理的归口管理部门，负责监督、检查本规程的执行，并提供必要的保密培训和指导。（二）相关部门职责各业务部门负责人是本部门涉密文件管理的第一责任人，负责确保本部门涉密文件的产生、流转、使用和销毁等环节符合本规程要求。（三）人员职责所有接触、处理涉密文件的人员，必须严格遵守保密纪律和本规程规定，承担相应的保密责任。四、涉密文件的产生与形成（一）起草与拟制涉密文件的起草、拟制，应由指定的涉密人员在符合保密要求的办公环境中进行。文件内容应准确、规范，避免无关信息。起草人应对文件的涉密内容和密级提出初步意见。（二）密级初定与标注文件起草完毕后，起草部门负责人应组织对文件内容进行审核，并根据文件涉及秘密的性质、范围和程度，对密级进行初步核定。涉密文件必须在首页右上角清晰、规范地标注密级和保密期限。五、涉密文件的审核与审批（一）审核涉密文件在提交审批前，必须经过严格审核。审核内容包括：文件内容的准确性、合规性，密级确定的适当性，以及格式的规范性。不同密级文件的审核权限，由单位根据实际情况明确。（二）审批权限涉密文件的发布、分发必须履行严格的审批手续。1.绝密级文件：应由本单位主要领导审批。2.机密级文件：应由本单位分管领导审批。3.秘密级文件：可由部门负责人审批，重要的秘密级文件需报请分管领导审批。审批人应对文件的内容、密级及发放范围负责。（三）审批流程文件起草人将审核后的文件及相关材料提交给具有相应审批权限的领导进行审批。审批人应在文件处理单上签署明确意见、姓名及日期。六、涉密文件的登记与分发（一）登记所有涉密文件在产生、流转、分发、使用、销毁等环节均需进行详细登记。登记项目应至少包括：文件标题、编号、密级、发文日期、份数、分发范围、接收人、签收日期等。（二）分发涉密文件的分发应严格按照审批确定的范围执行，遵循“最小知悉范围”原则。分发时，接收人应在分发登记本上签字确认。涉密文件一般通过内部机要渠道传递，严禁通过普通邮寄或互联网方式传递。七、涉密文件的使用与保管（一）阅读与使用阅读和使用涉密文件，必须在符合保密要求的场所进行。未经批准，不得擅自扩大知悉范围。文件阅读完毕后，应及时归位，不得随意摆放。（二）复制与摘录复制涉密文件必须严格控制。确因工作需要复制的，须经原审批人或其授权人批准，并履行登记手续。复制件视同原件管理，复制过程中产生的废页应按涉密载体销毁规定处理。摘录、引用涉密文件内容形成的涉密载体，应按原文件密级管理。（三）携带与传递严禁私自携带涉密文件离开办公场所。确因工作需要携带外出的，必须经单位分管领导批准，并采取严格的保密措施，确保文件安全。携带涉密文件出差，应选择安全的交通方式和住宿地点。（四）保管涉密文件应存放在符合国家标准的保密柜或保密室中。个人不得私自保存和销毁涉密文件。涉密文件管理人员应定期对所管文件进行清点核对，确保账物相符。八、涉密文件的清退与销毁（一）清退涉密文件使用完毕后，或因工作调动、离职、退休等原因不再需要使用涉密文件的，应及时将文件清退给文件管理部门或原分发部门，并办理清退登记手续。（二）销毁涉密文件达到保存期限或失去使用价值，需要销毁时，应由文件管理部门统一登记造册，报单位保密管理部门审批后，在指定地点由两人以上监销，确保文件信息无法恢复。严禁个人私自销毁涉密文件，严禁将涉密文件作为废纸出售或随意丢弃。九、监督检查与责任追究（一）监督检查单位保密管理部门应定期或不定期对涉密文件管理情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。各部门也应加强内部自查。（二）责任追究对于违反本规程规定，造成涉密文件泄露或其他不良后果的，将根据情节轻重和所造成的后果，对相关责任人进行批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。十、附则（一）解释权本规程由本单位保密委员会（或指定的保密管理部门）负责解释。（二）生效日期本规程自