公司人事档案管理与保密制度指南

公司人事档案管理与保密制度指南一、总则（一）目的与依据为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、安全性和保密性，维护公司及员工的合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本指南。（二）适用范围本指南适用于公司及所属各部门所有员工的人事档案管理工作。（三）定义与原则人事档案是公司在招录聘用、员工管理、考核奖惩、职称评定、教育培训、薪资福利、党团建设等工作中形成的，反映员工个人经历、政治思想、道德品行、学习工作表现、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。人事档案管理工作遵循以下原则：1.党管干部、党管人才原则：坚持党对人事档案工作的领导。2.统一领导、分级负责原则：人事档案工作实行公司统一领导，人力资源部门归口管理。3.真实准确、完整规范原则：确保档案材料的真实性和归档材料的完整性、规范性。4.安全保密、依法利用原则：严格执行保密制度，确保档案安全，按照规定范围和程序提供利用。二、档案的建立与归档（一）档案的建立公司应为所有正式聘用的员工建立个人人事档案。档案材料的收集应从员工入职开始，确保及时、准确、全面。（二）归档范围与要求1.入职基础材料：包括但不限于员工履历表、应聘登记表、录用审批表、劳动合同、身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、离职证明（若有）等。2.个人情况材料：包括但不限于个人简历、家庭成员及社会关系材料等。3.考察考核、鉴定材料：包括但不限于各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料、工作表现评估报告等。4.学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格材料：包括但不限于学历学位证明、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等。5.奖惩材料：包括但不限于奖励审批表、先进模范事迹材料、处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。6.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：包括但不限于录用通知、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等。7.其他有参考价值的材料：如重要的个人声明、承诺书等。所有归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。复印件需注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。（三）材料收集与审核人力资源部门负责员工档案材料的统一收集。各部门应积极配合，及时将本部门产生的应归档材料移交人力资源部门。人力资源部门档案管理员对接收的材料要认真审核，对不符合要求的材料，应退回形成部门或个人补充完善。（四）材料整理与装订档案材料应按照《干部档案整理工作细则》等相关要求进行分类、排序、编目、装订。做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。三、档案的日常管理（一）档案保管1.人事档案应存放在专用的档案库房或档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。3.档案管理人员应定期检查档案保管状况，发现问题及时处理并报告。（二）档案接收与移出1.员工入职时，人力资源部门应及时为其建立档案或接收其原单位转来的档案。接收档案时，应认真核对档案材料是否齐全、密封是否完好，并办理交接手续。2.员工离职、调动、解除或终止劳动合同等情况，人力资源部门应按规定及时办理档案的转出手续。转出档案时，须由接收单位出具调档函，并由专人负责传递或通过机要渠道寄送，严禁个人自带或交由非指定人员携带。（三）档案借阅与复制1.档案借阅必须严格履行审批手续。因工作需要借阅档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后方可借阅。查阅公司高层管理人员档案或涉及核心机密信息的档案，须报请公司分管人力资源工作的领导批准。2.借阅档案一般应在指定的阅档室进行。确因工作需要带出阅档室的，须经人力资源部门主要负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。3.借阅人员应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。4.查阅档案时，严禁无关人员围观。查阅者应遵守保密纪律，不得泄露档案内容。5.档案复制须经人力资源部门负责人批准，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。复制材料的管理和使用视同原件。6.借阅档案的期限一般不超过规定工作日，确需延长的，须办理续借手续。档案归还时，档案管理员应认真核对，确保档案材料完整无损。（四）档案转递档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带。转递时须填写《干部档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。（五）档案核对与清点档案管理人员应定期对所管档案进行核对和清点，确保档案数量准确，材料完整。发现问题及时查明原因，妥善处理。四、保密管理（一）保密原则人事档案属于公司核心机密信息，档案管理工作必须严格遵守国家及公司有关保密法律法规和制度，坚持“谁主管、谁负责，谁经手、谁负责”的保密原则。（二）保密责任1.公司法定代表人为档案保密工作第一责任人，人力资源部门负责人为直接责任人，档案管理员及所有接触档案的人员为具体责任人。2.档案管理人员应签订保密承诺书，严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。（三）保密要求1.档案管理人员应严格执行档案借阅制度，控制档案的接触范围。2.严禁在非保密场所谈论档案内容，严禁在私人交往和通信中泄露档案秘密。3.处理档案的计算机应专人专用，并采取严格的加密和安全防护措施，严禁连接互联网或与互联网进行数据交换。档案数据备份应妥善保管，防止丢失和泄露。4.作废的档案材料、复印件、打印件等，应按保密规定进行销毁，严禁随意丢弃。（四）泄密事件报告与处理发生或可能发生档案泄密事件时，相关人员应立即采取补救措施，并立即向人力资源部门负责人及公司保密管理部门报告。公司将根据泄密事件的性质、情节和后果，对相关责任人进行严肃处理，直至追究法律责任。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定对于已故人员的档案，应按照国家有关规定进行鉴定。对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，由人力资源部门提出销毁意见，报公司领导批准后，按规定程序予以销毁。（二）销毁程序1.成立档案销毁工作小组，负责档案销毁的鉴定和监督工作。2.档案销毁前，必须认真清点核对，编制《档案销毁清册》，报公司领导审批。3.档案销毁应在指定地点由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。4.《档案销毁清册》应作为公司永久档案保存。六、责任追究对于在人事档案管理工作中出现下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的；（二）在档案材料收集、审核、管理中玩忽职守，造成不良后果的；（三）违反保密规定，泄露档案秘密的；（四）未经批准，擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布