工程项目资料归档管理标准

工程项目资料归档管理标准一、总则工程项目资料是工程建设全过程的真实记录，是项目竣工验收、质量追溯、后期维护以及企业运营决策的重要依据。为规范工程项目资料的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保资料的真实性、完整性、系统性和安全性，充分发挥其在企业管理中的作用，特制定本标准。本标准适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目的资料管理工作。各相关部门及项目参建单位均应遵照执行。工程项目资料归档管理应遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保密、有效利用的原则。二、组织与职责公司档案管理部门是工程项目资料归档管理的归口部门，负责本标准的组织实施、监督检查以及公司级档案的接收、保管和提供利用。项目部应设立专职或兼职资料管理员，负责工程项目从立项到竣工验收各阶段资料的收集、整理、初步审核和向公司档案管理部门移交的具体工作。各相关业务部门（如工程技术部、质量安全部、合同成本部等）应配合项目部，做好本部门职责范围内相关文件资料的形成、积累和及时移交工作，并对资料的真实性、准确性负责。监理单位、施工单位等参建方应按照合同约定及国家相关规范，负责各自职责范围内工程资料的编制、整理，并向项目部提交符合要求的归档资料。三、归档范围与分类（一）归档范围凡在工程项目策划、立项、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收、试运行及后评价等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式（文字、图表、声像、电子数据等）的历史记录，均属归档范围。主要包括但不限于：1.项目前期文件：立项批复、可行性研究报告、项目建议书、环境影响评价报告、土地使用相关文件等。2.勘察设计文件：勘察报告、初步设计、施工图设计、设计变更、图纸会审记录等。3.招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）。4.施工技术文件：施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、测量记录、隐蔽工程验收记录等。5.施工物资文件：材料、设备的质量证明文件、出厂合格证、检验试验报告等。6.施工记录文件：施工日志、工序交接记录、质量评定记录、安全检查记录等。7.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录等。8.竣工验收文件：验收申请、验收报告、竣工图、竣工结算、审计报告等。9.声像及电子文件：反映工程建设过程的照片、录像、录音，以及各类电子文档、数据库等。10.其他有保存价值的文件资料。（二）资料分类工程项目资料应按照其形成的阶段、专业性质及内在联系进行科学分类。推荐采用以下分类体系：1.综合管理类（A类）：包括项目前期文件、决策审批文件、管理性文件等。2.勘察设计类（B类）：包括勘察文件、设计文件等。3.招投标及合同类（C类）：包括招投标文件、各类合同等。4.施工技术类（D类）：包括施工组织设计、技术交底、施工方案等。5.施工管理类（E类）：包括进度控制、质量控制、安全管理、合同管理等文件。6.施工物资类（F类）：包括材料、设备等物资的质量证明文件。7.施工记录类（G类）：包括各种施工记录、试验记录、测量记录等。8.监理类（H类）：包括监理规划、监理实施细则、监理通知单等。9.竣工验收类（J类）：包括竣工验收申请、验收报告、竣工图、结算文件等。10.声像与电子档案类（K类）：包括照片、录像、录音及电子文件等。具体的分类细则及代号可根据公司实际情况进一步细化。四、归档要求（一）基本要求1.归档资料必须是办理完毕的正式文件，手续齐全，符合形成单位的质量要求。2.归档资料应真实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改。3.归档资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。4.凡需归档的复印件，应注明原件保管单位或出处，并加盖复印单位公章。（二）载体要求1.纸质文件：应使用符合耐久性要求的纸张，宜采用A4幅面（特殊图纸除外）。手写文件应使用蓝黑或碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料。2.电子文件：应采用通用的文件格式，确保其长期可读性。重要的电子文件应同时形成纸质文件归档。电子文件的存储介质应安全可靠，并进行异地备份。3.声像资料：照片应主题鲜明、影像清晰，并附有文字说明（注明事由、时间、地点、人物、拍摄者）；录像带、录音带应保证内容完整、音质图像清晰。（三）份数要求归档资料一般应归档一份原件。对于重要的、使用频繁的文件，可根据需要增加归档份数。五、整理与编目（一）整理原则归档资料的整理应遵循文件的自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于查阅和利用。（二）组卷要求1.同一事项的相关文件应组成一卷或数卷。2.案卷不宜过厚，一般不超过规定厚度。3.不同载体的文件一般不应混装在同一案卷内。（三）编目要求1.案卷封面：应注明项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等。2.卷内目录：应依次列出卷内文件的序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号等。3.卷内备考表：应注明卷内文件的总件数、总页数，以及在整理过程中需要说明的问题。4.编号：归档资料应按照分类方案进行系统编号，编号应具有唯一性和可追溯性。六、归档与移交（一）归档时间1.工程项目实行分阶段归档与竣工验收后集中归档相结合的方式。2.项目各阶段形成的资料，应在该阶段工作完成后及时整理归档。3.工程项目竣工验收后，项目部应在规定期限内（一般为三个月内）完成全部资料的整理、审核，并向公司档案管理部门办理移交手续。（二）移交手续1.资料移交时，应填写《工程项目资料移交清单》，详细列明移交资料的案卷号、题名、份数、页数等。2.移交清单一式两份，交接双方核对无误后签字盖章，各执一份。3.档案管理部门对接收的资料应进行认真审核，对不符合要求的，应退回移交单位限期整改。七、利用与保密（一）资料利用1.公司内部单位因工作需要查阅、复制归档资料，须经相关负责人批准，并办理借阅手续。2.外部单位查阅公司归档资料，须持单位介绍信及有效身份证明，经公司档案管理部门负责人批准。3.查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。4.复制档案资料，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件应加盖档案证明章。（二）保密管理1.归档资料中涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的，应按照国家及公司有关保密规定进