统计资料归档制度

统计资料归档制度一、总则（一）目的与依据为规范本单位统计资料的管理，确保统计信息的真实性、完整性、安全性和可利用性，有效发挥统计资料在决策支持、历史查考和业务延续中的重要作用，依据国家相关统计法律法规及档案管理规定，结合本单位实际工作情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门在各项统计工作中形成的，具有保存价值的各类统计资料的收集、整理、鉴定、归档、保管、利用和销毁等管理活动。（三）基本原则统计资料归档工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。各部门应指定专人负责本部门统计资料的初步整理与移交工作。二、归档范围与分类（一）归档范围统计资料归档范围主要包括但不限于：1.原始统计数据：各类统计调查表格、基层报表、台账、问卷、原始记录、汇总底稿等；2.统计报表：各类定期和不定期的综合统计报表、专业统计报表、专题统计报表及其说明；3.统计分析与研究报告：各类统计分析报告、统计预测报告、统计调查报告、专题研究报告等；4.统计工作文件：与统计工作相关的工作计划、总结、请示、批复、会议纪要、工作制度、管理办法、统计标准、指标解释、编码手册等；5.重要的电子统计数据：包括数据库、数据文件、程序软件及相关说明文档；6.其他具有保存价值的统计资料，如统计检查、评估、审计过程中形成的材料等。（二）统计资料分类根据统计工作性质和资料特点，统计资料可按以下方式进行分类：1.按业务领域分类：如生产统计、销售统计、财务统计、人力资源统计、研发统计等；2.按时间周期分类：如年度统计资料、季度统计资料、月度统计资料、专项统计资料等；3.按资料载体分类：如纸质统计资料、电子统计资料（包括磁盘、光盘、移动存储介质及网络存储数据）、照片、录音录像等。三、归档要求（一）质量要求1.完整性：归档的统计资料应齐全完整，各项要素（如报表名称、填报单位、时间、指标数据、负责人签字、公章等）应填写清晰、规范。2.准确性：统计数据必须真实、准确，符合统计制度规定，避免错漏。3.系统性：归档资料应按照一定的逻辑关系进行整理、组卷或排序，保持资料间的有机联系。4.规范性：归档材料的书写、装订、编号等应符合档案管理规范要求。纸质材料应使用符合长期保存要求的书写工具和纸张。（二）电子文件归档要求1.电子统计资料应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。2.归档的电子文件应采用通用、稳定的格式，并附带必要的元数据和说明文档。3.重要的电子统计数据应进行备份，并采用适当的存储介质和方式进行保存，定期检查其可读性。4.对于涉密电子统计资料，应按照保密规定进行管理和归档。四、归档流程（一）资料积累与整理各部门统计人员在日常工作中应注意积累统计资料，按照归档要求及时进行整理，对零散材料进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录等。（二）归档移交1.定期归档：年度统计资料应在次年规定时间内完成整理并向档案管理部门移交；季度、月度统计资料可根据实际需要确定移交周期，但最迟不超过次年度。2.专项归档：临时性、一次性的专项统计调查所形成的资料，应在调查结束后一个月内完成归档。3.移交手续：移交统计资料时，应填写《统计资料移交清单》，由移交部门负责人、经办人及档案管理部门接收人共同签字确认，清单一式两份，双方各执一份。（三）审核与接收档案管理部门对移交的统计资料进行审核，重点检查其完整性、准确性、规范性和系统性。符合要求的予以接收；不符合要求的，退回移交部门限期整改。五、保管与利用（一）保管1.档案管理部门应建立符合规范的档案库房或存储空间，配备必要的设施设备，确保统计资料存储环境的温湿度适宜、清洁、干燥、避光、防虫、防火、防盗。2.对纸质统计资料应进行科学整理、装订、编号、上架；对电子统计资料应进行分类存储、定期备份，并做好防磁、防病毒等安全措施。3.建立统计资料管理台账，对入库、出库、借阅、归还等情况进行详细记录。4.定期对库存统计资料进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案安全。（二）利用1.单位内部人员因工作需要查阅、复制统计资料，须经本部门负责人批准，并履行借阅登记手续。查阅涉密统计资料，须经单位分管领导批准。2.外部单位查阅本单位统计资料，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位分管领导批准后方可查阅，原则上不得带出档案阅览室。3.查阅、利用统计资料时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.统计资料的利用不得违反国家有关保密规定，不得损害本单位利益。未经授权，任何单位和个人不得擅自公布或对外提供涉密及敏感统计数据。5.借阅的统计资料应按期归还，档案管理部门应及时催还。（三）鉴定与销毁对于保管期限已满的统计资料，由档案管理部门会同相关业务部门进行鉴定。仍有保存价值的，重新划定保管期限；确无保存价值的，经单位领导批准后，按照规定程序予以销毁，并做好销毁记录。六、职责分工（一）各业务部门职责1.负责本部门形成的统计资料的收集、积累、整理和初步审核工作。2.按照规定时间和要求向档案管理部门移交合格的统计资料。3.配合档案管理部门做好统计资料的鉴定、利用等工作。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善本单位统计资料归档管理制度和相关工作细则。2.负责对各部门统计资料归档工作进行指导、监督和检查。3.负责接收、审核、整理、保管、统计和提供利用归档的统计资料。4.负责统计档案的安全保密和鉴定销毁工作。（三）单位领导职责负责对统计资料归档工作的组织领导，审批重要的统计资料管理事项，