《科研原始记录规范化管理手册(试行)》

《科研原始记录规范化管理手册(试行)》一、总则（一）目的为了加强科研原始记录的规范化管理，确保科研数据的真实性、完整性和可追溯性，保障科研工作的顺利开展和科研成果的质量，特制定本手册。（二）适用范围本手册适用于本单位所有科研项目的原始记录管理，涵盖从项目立项到结项的全过程。（三）定义科研原始记录是指在科研活动过程中，直接记录研究过程和结果的各种载体，包括实验记录、观察记录、调查记录、数据采集记录等，以纸质或电子形式存在。二、原始记录的内容要求（一）基本信息1.项目信息：记录项目名称、项目编号、项目负责人、起止时间等。2.实验信息：包括实验名称、实验目的、实验方法、实验材料（名称、规格、来源等）、实验设备（名称、型号、编号等）。3.人员信息：参与实验或研究的人员姓名、岗位及职责。（二）过程记录1.实验操作记录：详细记录实验步骤、操作时间、操作条件（如温度、压力、浓度等）、操作过程中出现的异常情况及处理方法。2.观察记录：对于观察性研究，要记录观察的对象、观察时间、观察到的现象和变化等。3.数据采集记录：如实记录实验或调查所获得的数据，包括测量值、计数结果等，数据应注明测量单位。（三）结果记录1.实验结果：记录实验的最终结果，如实验数据的统计分析结果、实验现象的总结等。2.分析与讨论：对实验结果进行分析，讨论结果的意义、与预期的差异及可能的原因。（四）签名与日期原始记录必须有记录人员的签名和记录日期，以明确责任和记录时间。三、原始记录的书写要求（一）纸质记录1.书写工具：应使用蓝黑或黑色墨水的钢笔或中性笔书写，不得使用铅笔。2.书写规范：字迹清晰、工整，不得涂改。如记录有误，应在错误处划一条横线，在旁边注明正确内容，并签名和标注修改日期。3.页面布局：应合理规划页面，留出适当的空白用于补充记录和注释。（二）电子记录1.软件选择：应使用单位指定的电子记录软件进行记录，确保数据的安全性和兼容性。2.格式规范：按照软件的模板要求填写记录内容，保持格式的一致性。3.备份与存储：定期对电子记录进行备份，存储在安全的服务器或存储设备中。四、原始记录的审核与归档（一）审核1.审核人员：由项目负责人或指定的审核人员对原始记录进行审核。2.审核内容：审核原始记录的完整性、准确性、规范性，检查记录是否符合实验设计和相关标准要求。3.审核意见：审核人员应在审核后给出明确的审核意见，如通过、修改后通过或不通过等，并签名和标注审核日期。（二）归档1.归档时间：项目结束后，应在规定时间内将原始记录整理归档。2.归档方式：纸质记录应装订成册，电子记录应按照规定的格式和存储方式进行归档。3.归档内容：包括原始记录本身、审核意见、相关的图表和附件等。五、原始记录的保管与查阅（一）保管1.保管部门：由单位的档案管理部门负责原始记录的保管。2.保管期限：按照国家相关规定和单位的要求确定保管期限，一般不少于项目结束后的一定年限。3.保管条件：应提供适宜的保管环境，确保原始记录的安全和完整。（二）查阅1.查阅权限：只有经过授权的人员才能查阅原始记录，查阅人员应填写查阅申请表，注明查阅目的和范围。2.查阅流程：查阅人员需经项目负责人和档案管理部门批准后，方可查阅原始记录。查阅过程中应遵守相关规定，不得对原始记录进行涂改、损坏或带走。六、原始记录的安全与保密（一）安全措施1.访问控制：对电子记录设置访问权限，防止未经授权的访问。2.数据加密：对敏感数据进行加密处理，确保数据的安全性。3.备份与恢复：定期对原始记录进行备份，并制定数据恢复方案，以应对可能的数据丢失或损坏。（二）保密要求1.保密范围：涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的原始记录应严格保密。2.保密措施：对保密的原始记录采取特殊的保管和查阅措施，限制接触人员范围，签订保密协议。七、违规处理（一）违规行为1.伪造、篡改原始记录。2.未按照规定要求记录、审核、归档原始记录。3.泄露原始记录中的保密信息。（二）处理措施对于违规行为，将根据情节轻重