民办非企采购制度

PAGE民办非企采购制度一、总则（一）目的为规范本民办非企业单位（以下简称“本单位”）的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于本单位开展的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照本制度规定的程序和要求进行采购操作，确保采购过程规范有序。3.公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，接受社会监督，保障相关方的知情权。4.公正性原则：采购活动应公平对待所有供应商，不得歧视或偏袒任何一方。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现资金的合理使用。二、采购组织与职责（一）采购决策机构——理事会1.负责审议和批准重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等重要事项。2.对采购过程中的重大问题进行决策，确保采购活动符合本单位的战略目标和利益。（二）采购执行部门——[具体部门名称]1.负责具体采购项目的组织实施，包括采购需求的收集、整理，采购文件的编制，供应商的选择、采购合同的签订与执行等。2.建立和维护供应商库，定期对供应商进行评估和管理。3.负责采购项目的档案管理，包括采购文件、合同、验收报告等资料的整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购需求论证和采购文件的审核工作，负责采购项目的验收工作，并对采购项目的质量和使用效果负责。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金的支付和核算，对采购资金的使用情况进行监督和管理。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况，对发现的问题提出整改意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据本单位的工作计划和业务需求提出采购预算建议，经需求部门、财务部门审核后，报理事会审议批准。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容，并确保预算的准确性和合理性。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算范围。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批，经理事会批准后方可调整。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.审计部门应对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保预算管理的规范和有效。四、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据本单位的业务需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等内容。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人签字确认后，提交给采购执行部门。（二）采购需求论证1.采购执行部门收到《采购需求申请表》后，应组织相关人员对采购需求进行论证，必要时可邀请外部专家参与论证。2.论证内容包括采购需求的合理性、必要性、可行性以及技术方案的科学性、经济性等方面。3.根据论证结果，对采购需求进行调整和完善，形成《采购需求论证报告》。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、预算金额、市场情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准以上的采购项目应采用公开招标方式进行采购；符合邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式适用条件的，可以采用相应的采购方式。3.采购执行部门应填写《采购方式审批表》，详细说明采购项目的基本情况、采购方式选择的理由和依据等内容，报理事会审批。（四）采购文件编制1.采购执行部门根据批准的采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准（谈判文件、询价通知书等）等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等实质性条款，并确保采购文件的合法性、合规性和公正性。3.采购文件编制完成后，应经需求部门、财务部门、审计部门等相关部门审核，报理事会批准。（五）供应商选择与采购文件发放1.采购执行部门根据采购文件的要求，通过发布采购公告、邀请供应商等方式，邀请符合条件的供应商参与采购活动。2.对供应商的资格进行审查，确保供应商具备相应的资质、信誉和能力。3.向资格审查合格的供应商发放采购文件，并要求供应商在规定的时间内提交响应文件（投标文件、谈判响应文件、询价响应文件等）。（六）开标、谈判或询价1.根据采购方式的不同，组织开标、谈判或询价活动。2.开标应在规定的时间和地点公开进行，由采购执行部门主持，邀请所有供应商参加。开标过程应记录在案，并由供应商签字确认。3.谈判或询价应按照采购文件规定的程序和要求进行，采购执行部门与供应商就采购项目的技术要求、质量标准、价格、交货时间、售后服务等内容进行谈判或询价，供应商应在规定的时间内提交最终报价和承诺。4.在开标、谈判或询价过程中，采购执行部门应做好记录，包括开标记录、谈判记录、询价记录等，记录应详细、准确、完整，并由相关人员签字确认。（七）评审与确定中标、成交供应商1.组织评审委员会（评标委员会、谈判小组、询价小组等）对供应商的响应文件进行评审。评审委员会由本单位的相关人员和外部专家组成，人数应符合法律法规的规定。2.评审委员会应按照采购文件规定的评标标准（谈判文件标准、询价通知书标准等）对供应商的响应文件进行评审，推荐中标、成交候选人。3.根据评审委员会的推荐意见，确定中标、成交供应商，并向中标、成交供应商发出中标、成交通知书。（八）采购合同签订1.采购执行部门应在中标通知书发出之日起30日内，与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款符合采购文件的要求和双方的约定权益。2.采购合同签订前，应经需求部门、财务部门、审计部门等相关部门审核，报理事会批准。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能、技术要求等是否符合采购合同的约定。2.验收人员应填写《采购项目验收报告》详细记录验收情况，包括验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。3.验收合格的采购项目，需求部门应出具验收合格证明；验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、服务等，直至验收合格。（十）采购付款1.财务部门应根据采购合同的约定和验收合格证明，办理采购付款手续。付款时，应审核采购发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2采购付款应严格按照财务管理制度的规定进行，确保资金支付的安全、准确、及时。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.对识别出的风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对1.根据风险评估的结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可以通过市场调研、价格分析等方式进行应对；对于供应商风险，可以加强供应商管理、建立供应商评估机制等方式进行应对；对于质量风险，可以加强质量检验、签订质量保证条款等方式进行应对；对于合同风险，可以加强合同管理、规范合同签订流程等方式进行应对；对于法律风险，可以加强法律法规学习、咨询专业法律顾问等方式进行应对。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保风险得到有效控制六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查，确保采购程序的合规性和采购活动的公正性。2.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门应按照各自的职责，对采购活动进行监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）审计监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等内容。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。对违反采购制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件、资料，如采购需求申请表、采购需求论证报告、采购方式审批表、采购文件、供应商响应文件、开标记录、谈判记录、询价记录、评审报告、中标通知书成交通知书、采购合同、验收报告、采购发票等。（二）档案整理与归档采购执行部门应在采购项目完成后及时对采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并移交本单位档案管理部门进行归档保管。（三）档案查阅与使用1.本单位内部人员因工