残联辅具采购管理制度

PAGE残联辅具采购管理制度一、总则（一）目的为加强残联辅具采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高资金使用效益，满足残疾人对辅助器具的需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于残联系统内所有辅助器具采购活动，包括但不限于肢体、视力、听力、言语、智力等各类残疾人所需的辅助器具采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争环境，鼓励符合条件的供应商参与采购。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求资金使用效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立残联辅具采购领导小组，由残联领导、相关业务部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门指定专门部门或人员负责具体采购工作的实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行、验收等环节。（三）相关部门职责1.业务部门：负责提出辅助器具采购需求，参与采购需求调研、技术参数确定、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，进行财务核算和支付管理。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序合规性、资金使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.业务部门应根据残疾人需求状况、上一年度采购情况等，结合本年度工作计划，提出辅助器具采购预算建议。2.采购预算应明确采购项目名称、数量、规格、技术参数、预算金额等内容，并详细说明资金来源。3.财务部门对业务部门提交的采购预算建议进行审核，结合残联财务状况和资金安排，编制年度采购预算草案，报采购决策机构审议。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。采购执行部门应按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，业务部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及对采购工作的影响，经采购决策机构批准后，由财务部门进行调整。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购需求管理（一）需求调研1.采购执行部门应定期开展辅助器具需求调研，深入了解残疾人及其家庭对辅助器具的实际需求。2.调研方式可包括问卷调查、实地走访、座谈会等多种形式，广泛收集残疾人的意见和建议。3.业务部门应积极配合采购执行部门开展需求调研工作，提供相关业务数据和信息支持（二）需求分析与确定1.采购执行部门对调研收集到的需求信息进行整理、分析和归纳，结合残疾人康复、教育、就业等实际需求，确定采购项目的具体内容和技术参数。2.在确定采购需求时，应充分考虑辅助器具的适用性、安全性、可靠性等因素，确保采购的辅助器具能够满足残疾人的使用需求。3.对于专业性较强的辅助器具采购项目，可邀请相关专家进行论证，确保需求的科学性和合理性。（三）需求变更管理1.在采购过程中，如因残疾人需求变化、技术发展等原因需要变更采购需求，业务部门应及时提出变更申请。2.变更申请应详细说明变更原因、变更内容及对采购工作的影响，经采购决策机构批准后，采购执行部门按照变更后的需求组织采购活动。3.因需求变更导致采购预算增加的，应按照预算调整程序进行审批。五、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的辅助器具采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数几家供应商能够提供的，但经批准可以采用公开招标的；其他依法应当采用公开招标方式的。2.公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的辅助器具采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的辅助器具采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的辅助器具采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并与供应商就采购价格、技术要求等进行协商，确定成交价格。（五）询价1.采购的辅助器具规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，并要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应根据采购方式和采购项目特点进行编制，并包括以下主要内容：采购项目基本情况，如项目名称、采购内容、数量、技术参数、预算金额等；采购方式及采购程序说明；供应商资格条件要求；采购文件格式，如投标（响应）文件格式、报价表、技术方案等；评标（谈判、询价）标准及方法；交货时间、地点及验收要求；合同主要条款；其他需要说明的事项。2.采购文件应明确采购项目的实质性要求和条件，确保采购活动的公平性和公正性。（二）采购文件审核1.采购执行部门编制完成采购文件后，应提交采购决策机构或相关部门进行审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等，确保采购文件符合法律法规和采购要求，并能够满足采购项目的实际需要。3.根据审核意见，采购执行部门对采购文件进行修改完善，确保采购文件质量。七、采购活动组织（一）招标公告发布1.采用公开招标方式的采购项目，应按照规定在指定媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目名称、招标内容、供应商资格条件、获取招标文件时间及方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.招标公告发布后，采购执行部门应及时收集潜在供应商的报名信息，并对报名供应商进行资格初审。（二）招标文件发售1.向通过资格初审的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。2.招标文件发售过程中，应向供应商提供招标文件的书面文本或电子文档，并确保供应商能够及时获取招标文件。（三）开标、评标、定标1.按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，邀请所有投标人参加。开标过程应公开进行，由专人负责唱标、记录等工作。2.开标结束后，组织评标委员会进行评标。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.根据评标委员会的推荐意见，采购决策机构确定中标供应商，并发布中标公告。（四）谈判、询价活动组织1.采用竞争性谈判、询价方式的采购项目，应按照规定程序组织谈判、询价活动。2.谈判、询价过程中，应组织谈判小组或询价小组与供应商进行沟通、谈判或询价，确保采购活动顺利进行。3.根据谈判、询价结果，确定成交供应商，并签订采购合同。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称及内容、数量、规格、技术参数、价格、交货时间、地点、验收标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。3.采购合同签订前，应提交采购决策机构或相关部门进行审核，并按照审核意见对合同条款进行修改完善。（二）合同履行1.采购执行部门应督促成交供应商按照采购合同约定履行义务，及时交付辅助器具，并提供相关服务。2.业务部门应配合采购执行部门做好验收等工作，确保采购合同顺利履行。3.在合同履行过程中，如发现供应商存在违约行为，采购执行部门应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，并按照合同约定进行处理。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为采购合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法继续履行，双方应协商终止合同，并按照合同约定处理相关事宜。九、验收管理（一）验收组织1.采购项目完成交货后，应及时组织验收。验收工作由采购执行部门牵头，业务部门及相关专业人员参加。2.对于大型或复杂的辅助器具采购项目，可邀请第三方专业机构进行验收。（二）验收标准1.验收应按照采购合同约定的验收标准进行，确保采购的辅助器具符合质量要求和技术参数。2.验收内容包括辅助器具的数量、规格、型号、外观、性能、质量证明文件等方面。（三）验收程序1.供应商交付辅助器具后，应向采购执行部门提交验收申请，并提供相关资料。2.采购执行部门组织验收人员对辅助器具进行现场检查、测试、试用等，填写验收报告。3.验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，应要求供应商限期整改或退换货，直至验收合格为止。十、资金支付管理（一）支付申请1.采购合同签订后，供应商按照合同约定履行交货义务并经验收合格后，应向采购执行部门提交资金支付申请。2.资金支付申请应包括采购合同编号、采购项目名称及内容、付款金额、付款方式、收款单位名称及账号等信息，并附验收合格证明、发票等相关资料。（二）支付审核1.采购执行部门对供应商提交的资金支付申请进行初审，审核申请内容是否完整、准确，相关资料是否齐全。2.财务部门对采购执行部门初审后的资金支付申请进行复审，审核资金支付的合规性、合理性，以及与采购合同约定的一致性。3.经采购执行部门和财务部门审核通过的资金支付申请，报采购决策机构或有权审批人审批。（三）资金支付1.经审批同意支付的，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理资金支付手续。2.资金支付过程中，应严格遵守财务管理制度和相关规定，确保资金安全、准确支付。十一、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对残联辅具采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行、资金使用是否合理等情况。2.采购决策机构对采购工作进行监督检查，及时发现和解决采购过程中存在的问题。3.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购各环节的管理和监督，确保采购工作规范有序进行。（二）外部监督1.主动接受社会监督，及时公开采购信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购结果等，保障社会公众的知情权和监督权。