恒大项目采购制度

PAGE恒大项目采购制度一、总则（一）目的为规范恒大项目采购管理工作，确保采购活动合法、合规、高效进行，满足项目建设需求，保证工程质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于恒大集团旗下所有项目的采购活动，包括但不限于工程物资采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：严格按照集团规定的采购流程和标准执行。3.效益性原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当交易。5.保密性原则：涉及采购的商业机密和敏感信息应予以严格保密。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.项目采购领导小组：由项目负责人、财务负责人、技术负责人等组成，负责对重大采购事项进行决策，审议采购计划、采购预算、采购合同等。2.职责：审批采购管理制度、流程和标准。审定采购计划和预算，确保与项目整体目标相符。根据项目进度和需求，决策采购方式、供应商选择等重大事项。监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。（二）采购执行部门1.采购部：作为采购活动的具体执行部门，负责按照规定流程组织实施采购工作。2.职责：制定采购计划和采购方案，明确采购需求、采购时间、采购方式等。开展供应商开发、评估与管理工作，建立供应商库。组织采购招标、谈判、询价等采购活动，选择合适的供应商。签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。负责采购文件的整理、归档和保管工作。（三）相关部门职责1.项目需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等详细要求，参与供应商选择和采购合同评审。2.技术部门：协助确定采购物资和设备的技术标准，对采购技术方案进行审核。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，参与采购合同评审，确保采购成本控制在预算范围内。4.法务部门：对采购合同等法律文件进行审核，提供法律咨询和支持，确保采购活动合法合规。三、采购流程（一）采购需求提出1.项目需求部门根据项目建设进度和实际需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容，并提交相关技术文件和资料。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到《采购需求申请表》后，进行汇总和分析，结合项目整体进度和库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并报采购领导小组审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格变动等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.供应商选择：根据采购项目的要求和供应商评估情况，选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商；对于一般性采购项目，可采用询价等方式。4.供应商管理：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评估结果等。定期与供应商沟通，协调解决合作中出现的问题。（四）采购实施1.采购方式选择：根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。向预先选择的若干供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行谈判，签订采购合同。2.采购文件编制：根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、询价单、谈判文件、采购合同等。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、价格要求、交货时间、售后服务等内容。3.采购活动组织：按照采购文件的要求，组织采购招标、谈判、询价等采购活动。采购活动应严格按照规定的程序和时间进行，确保公平、公正、公开。在采购活动过程中，应做好记录，包括采购文件、投标文件、开标记录、评标报告、谈判记录、询价记录等。4.中标/成交供应商确定：根据评标标准或谈判结果，确定中标/成交供应商。向中标/成交供应商发出中标/成交通知书，并同时将中标/成交结果通知其他未中标/成交的供应商。（五）采购合同签订1.采购部与中标/成交供应商协商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行审核。法务部门对采购合同的合法性、合规性进行审核，确保合同条款符合法律法规要求。审核通过后的采购合同，由双方签字盖章生效。（六）采购合同执行与验收1.合同执行：采购合同签订后，采购部应跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.到货验收：采购物资或服务到货前，采购部应通知项目需求部门、技术部门等相关人员组成验收小组，按照合同要求和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，验收小组应出具验收报告。3.付款管理：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。付款前，应审核采购合同的执行情况和发票等相关凭证。（七）采购档案管理1.采购部负责采购档案的整理、归档和保管工作。采购档案应包括采购需求申请表、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购档案应按照项目和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案。档案保管期限应符合国家法律法规和集团规定的要求。四、采购风险管理与内部控制（一）采购风险识别与评估1.采购部定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）内部控制措施1.职责分离：采购业务的审批、执行、验收、付款等环节应相互分离，避免一人兼任多项职责，防止舞弊行为。2.授权审批：明确采购业务的审批权限，所有采购活动必须经过授权审批后方可执行。审批人应根据规定的审批权限进行审批，不得超越权限审批。3.采购预算控制：严格执行采购预算，采购支出不得超出预算范围。财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。4.内部审计监督：内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：评估采购价格与预算的差异率，采购成本降低率等指标。2.采购质量：通过验收合格率、退货率等指标评估采购物资或服务的质量。3.采购效率：考核采购周期、合同签订及时率、交货及时率等指标。4.供应商管理：包括供应商满意度、供应商投诉率等指标。（二）评估方法1.定期评估：每月或每季度对采购绩效进行评估，形成评估报告。2.对比分析：将采购绩效与历史数据、行业标准进行对比分析，找出差距