总工会采购管理制度

PAGE总工会采购管理制度一、总则（一）目的为加强总工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总工会内部所有采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争选择优质供应商，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构总工会设立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策。采购领导小组由总工会领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划和预算。3.决策采购方式的选择。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门总工会指定专门的部门作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门的职责包括：1.编制采购计划和预算。2.制定采购方案，选择采购方式。3.发布采购信息，组织采购活动。4.对供应商进行资格审查和评估。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况。6.整理采购文件，进行采购档案管理。（三）采购监督部门总工会设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由内部审计、纪检监察等部门人员组成。其职责包括：1.监督采购政策和制度的执行情况。2.审查采购项目的合规性。3.检查采购过程中的公正性和透明度。4.受理采购投诉，调查处理违规行为。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购执行部门对各部门提交的采购计划进行汇总和审核，结合总工会的整体工作安排和资金状况，编制年度采购计划草案。3.年度采购计划草案报采购领导小组审议通过后，正式下达各部门执行。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应与总工会的财务预算相衔接，确保资金的合理安排。2.采购预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。3.采购执行部门应严格控制采购支出，确保采购资金的使用效益。在采购过程中，如发现预算不足，应及时申请追加预算。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到规定标准以上的。工程采购单项合同估算价达到规定标准以上的。服务采购单项或批量金额达到规定标准以上的。3.公开招标应按照法定程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照法定程序进行招标。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并按照规定的程序确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并在采购文件中说明理由。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，然后按照规定的程序确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于首次参与采购活动的供应商，采购执行部门应要求其提供完整的资格证明文件，并进行实地考察或调查了解。3.经资格审查合格的供应商，方可列入总工会供应商名录。（二）供应商评估与选择1.采购执行部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，建立供应商信誉档案。对于信誉良好的供应商，在采购活动中给予优先考虑；对于信誉不佳的供应商，限制其参与采购活动。3.在选择供应商时，采购执行部门应综合考虑供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等因素，通过招标、谈判、询价等方式，选择最优供应商。（三）供应商关系管理1.采购执行部门应与供应商建立良好的合作关系，定期与供应商沟通，了解其生产经营情况和市场动态。2.对于重要采购项目，采购执行部门应与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。3.采购执行部门应及时处理供应商的投诉和纠纷，维护双方的合法权益。对于供应商提出的合理建议和意见，应认真研究并予以采纳。六、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.对于金额较小的采购项目，采购执行部门审核通过后，报采购监督小组备案；对于金额较大的采购项目，采购执行部门审核通过后，报采购领导小组审批。3.采购监督小组或采购领导小组应在规定的时间内完成审批工作，并将审批结果反馈给采购执行部门。（三）采购实施1.采购执行部门根据审批结果，制定采购方案，选择采购方式。2.对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购执行部门应按照法定程序发布招标公告或投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。3.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，采购执行部门应成立相应的谈判小组、采购小组或询价小组，与供应商进行谈判、采购或询价，并按照规定的程序确定成交供应商。4.采购执行部门应与成交供应商签订采购合同，并明确合同的各项条款，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合合同要求。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、合同金额、验收情况等内容。3.对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或重新提供货物，直至验收合格为止。（五）采购付款1.采购执行部门应根据采购合同和验收报告，办理采购付款手续。采购付款应按照合同约定的付款方式和时间进行支付。2.采购付款前，采购执行部门应审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。审核内容包括采购合同、验收报告、发票等凭证的真实性、完整性和合法性。3.采购付款凭证经审核无误后，报财务部门办理付款手续。财务部门应按照规定的程序进行付款，并及时进行账务处理。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。付款方式、付款时间和付款条件。违约责任和争议解决方式。其他双方认为需要约定的事项。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送采购监督小组备案。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量提供货物或服务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交货，并提供相关的质量证明文件和售后服务。如供应商不能按时交货或提供的货物或服务不符合合同要求，采购执行部门有权要求供应商承担违约责任。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，采购执行部门和供应商应及时协商解决，并采取相应的措施减少损失。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，采购执行部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购监督小组备案。2.合同变更或解除后，采购执行部门和供应商应按照协议的约定处理相关事宜，包括结算货款、退还货物、承担违约责任等。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生纠纷，采购执行部门和供应商应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购执行部门应及时收集和整理合同纠纷的相关证据，积极维护总工会的合法权益。在处理合同纠纷过程中，应遵循合法、公正、公平的原则，确保纠纷得到妥善解决。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关文件和资料，主要包括：1.采购计划和预算文件。2.采购申请表和审批文件。3.采购文件，如招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等。4.采购合同及相关补充协议。5.验收报告和付款凭证。6.供应商资格审查文件和评估报告。7.采购活动中的其他重要文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，应及时将相关文件和资料进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应建立电子档案和纸质档案，确保档案的完整性和可追溯性。电子档案应进行备份，并妥善保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，便于查阅和管理。（三）档案保管与查阅1.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保管期限为[X]年，重要采购项目的档案保管期限为[X]年。2.未经批准，任何人不得擅自查阅、复制采购档案。如因工作需要查阅采购档案，应填写查阅申请表，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。九、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购政策和制度的执行情况、采购程序的合规性、