总公司采购制度及流程

PAGE总公司采购制度及流程一、总则1.目的为规范总公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于总公司及所属各分公司、子公司的采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责1.采购部门设置总公司设立采购部，负责全公司的采购工作。采购部根据业务需要，可下设若干采购小组，分别负责不同类别的采购任务。2.采购部职责制定采购计划：根据公司生产经营需求，编制年度、季度和月度采购计划。供应商管理：建立供应商档案，评估供应商资质，选择合格供应商，维护供应商关系。采购执行：按照采购计划和审批后的采购申请，组织实施采购活动，签订采购合同。采购成本控制：通过谈判、招标等方式，降低采购成本，确保采购价格合理。采购质量控制：对采购物资进行检验和验收，确保物资符合质量要求。采购信息管理：收集、整理采购信息，建立采购数据库，为公司决策提供支持。3.其他部门职责需求部门：提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量等要求，参与采购过程中的技术谈判和验收工作。财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算，监督采购活动的资金使用情况。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购成本是否合理。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性，签字后提交采购部。2.采购审批采购部收到采购申请后，进行初步审核，检查申请内容是否完整、准确，采购需求是否符合公司规定。对于金额较大或重要的采购项目，采购部组织相关部门进行会审，包括需求部门、财务部门、技术部门等，综合评估采购项目的必要性、可行性和经济性。会审通过后，采购申请提交公司领导审批，根据公司审批权限，由相应领导签字批准。3.采购计划制定采购部根据批准的采购申请，结合库存情况和市场供应状况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购部负责人审核后，报公司领导批准。4.供应商选择与评估采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，收集供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件，评估供应商的信誉、实力、生产能力、产品质量等情况。选择若干家合格供应商进行询价，向其发送询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、售后服务等信息。采购部对供应商的报价进行比较和分析，结合供应商的综合实力，选择合适的供应商进行谈判。与选定的供应商进行谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。5.采购合同签订采购合同由采购部负责起草，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经采购部负责人审核后，提交公司法律部门进行合法性审查。法律部门审查通过后，采购合同报公司领导签字盖章。采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。6.采购执行采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。供应商按照采购订单的要求组织生产和发货，采购部应及时跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量到货。在采购过程中，如发生变更或不可抗力因素，采购部应及时与供应商协商解决，并通知相关部门。7.验收物资到货前，采购部应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。物资到货后，需求部门和质量检验部门按照合同要求和相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。验收合格后，验收人员在《验收报告》上签字确认。如验收不合格，采购部应及时与供应商联系，要求其采取补货、换货、退货等措施，并承担相应的违约责任。8.付款采购物资验收合格后，供应商提交付款申请，采购部审核付款申请的真实性和准确性，确认无误后提交财务部门。财务部门根据采购合同和验收报告，对付款申请进行审核，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。对于预付款项，采购部应在合同签订后，按照合同约定的比例和时间向供应商支付预付款。四、采购方式1.招标采购适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，如大型设备采购、工程建设项目等。招标程序：采购部发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并领取招标文件，按照招标文件的要求编制投标文件。采购部组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购部与中标供应商签订采购合同。2..询价采购适用范围：适用于采购物资规格、标准统一，市场供应充足，价格相对稳定的采购项目，如办公用品、通用设备等。询价程序：采购部向多家供应商发送询价函，要求供应商在规定时间内报价，采购部根据供应商的报价进行比较和分析，选择合适的供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购适用范围：适用于采购时间紧迫、采购需求不明确或需要与供应商进行技术交流的采购项目，如应急物资采购、定制化设备采购等。谈判程序：采购部确定谈判供应商名单，向其发出谈判邀请。谈判供应商提交响应文件，采购部组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组与供应商就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，确定成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的物资或服务，如专利产品、特定品牌产品、独家代理产品等。单一来源采购程序：采购部向公司领导提交单一来源采购申请，说明采购的必要性和唯一性，经公司领导批准后，与供应商签订采购合同。五、采购风险管理1.风险识别市场风险：市场价格波动、供应短缺等因素可能导致采购成本上升或物资供应中断。供应商风险：供应商信誉不佳、生产能力不足、产品质量不合格等可能影响采购物资的质量和交货期。合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、信息沟通不畅等可能导致采购效率低下、采购成本增加。2.风险评估采购部定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。3.风险应对市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和数量；与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格；寻找替代供应商，降低供应短缺风险。供应商风险应对：加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核；建立供应商淘汰机制，及时更换不合格供应商；要求供应商提供履约保证金或采取其他担保措施。合同风险应对：加强合同管理，严格审查合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰；在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时协商解决；建立合同纠纷处理机制，依法维护公司合法权益。内部管理风险应对：完善采购流程，明确各环节的职责和审批权限；加强内部监督，定期对采购活动进行审计检查；建立信息沟通平台，加强采购部与其他部门之间的信息交流。六、采购监督与审计1.内部监督采购部应建立健全内部监督制度，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购过程中的违规行为。定期对采购项目进行自查，检查采购程序是否合规，采购合同是否履行，采购成本是否合理等。接受公司内部其他部门的监督，及时处理其他部门提出的意见和建议。2.