房产局项目采购管理制度

PAGE房产局项目采购管理制度一、总则（一）目的为加强房产局项目采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于房产局实施的各类项目采购活动，包括但不限于新建、改建、扩建房地产项目所需的建筑材料、设备采购，物业服务采购，以及与房产相关的各类服务采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，保证公平竞争，公正选择。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金使用效益。4.廉政原则：杜绝采购过程中的腐败行为，确保廉洁从业。二、采购组织与职责（一）采购决策机构房产局成立采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。负责审议重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等重要事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，作为采购执行部门。负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。采购办公室应配备专业的采购人员，具备相应的业务知识和技能。（三）需求部门各房产项目建设部门、使用部门等为需求部门。负责提出采购需求，提供技术规格、数量等详细要求，并对采购项目的质量、进度等进行监督和验收。（四）监督部门房产局纪检监察部门为采购监督部门。负责对采购活动进行全程监督，受理供应商投诉，查处采购过程中的违规违纪行为。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据项目建设进度、实际需求等情况，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应报采购执行部门审核，采购执行部门根据项目整体安排、资金情况等对采购计划进行审核，提出修改意见后反馈给需求部门。3.需求部门根据审核意见对采购计划进行调整完善，经采购领导小组批准后实施。（二）采购计划变更1.在采购计划执行过程中，如因项目变更、市场变化等原因需要变更采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明变更原因、变更内容等。2.采购执行部门对变更申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。经批准后，采购执行部门按照新的采购计划组织实施。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。2.公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人。组织开标、评标，按照评标标准确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：采购执行部门确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，参加投标。采购执行部门组织开标、评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购执行部门成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。查询有关供应商名单，确定参加谈判的供应商名单。谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判文件有实质性变动时，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购执行部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。将论证意见报采购领导小组审批，经批准后实施单一来源采购。采购执行部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容，并签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：采购执行部门成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购方式和采购项目特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求书、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购需求书应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务要求等详细内容，确保采购文件能够准确反映采购需求。3.评标标准应客观、公正、合理，明确评审因素和评审方法，确保评标过程的公平公正。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应报采购执行部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、合理性等。2.对于重大采购项目的采购文件，应报采购领导小组审核，确保采购文件符合采购决策机构的要求。（三）采购文件发放1.采购执行部门应按照规定的时间和方式，将采购文件发放给潜在供应商。发放采购文件时，应要求供应商签收，并记录发放时间、发放对象等信息。2.对于采用电子方式发放采购文件的，应确保供应商能够顺利获取采购文件，并做好相关记录。（四）采购文件修改与补充1.在采购文件发出后，如发现采购文件存在错误、遗漏或需要补充相关内容的，采购执行部门应及时发布采购文件的修改或补充通知。2.采购文件的修改或补充通知应明确修改或补充的内容、生效时间等，并按照采购文件发放的方式通知所有潜在供应商。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门应建立供应商资格审查制度，对参加采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。2.对于不同类型的采购项目，应根据项目特点制定相应的资格审查标准，确保审查结果客观公正。（二）供应商名录管理1.采购执行部门应建立供应商名录，将通过资格审查的供应商纳入名录管理。供应商名录应定期更新，及时剔除不符合要求的供应商。2.采购执行部门应根据采购项目需求，从供应商名录中选取合适的供应商参与采购活动。（三）供应商评价与考核1.采购执行部门应建立供应商评价与考核机制，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。2.评价与考核结果应作为供应商后续参与采购活动的重要依据，对于评价与考核不合格且整改后仍不符合要求的供应商，应从供应商名录中剔除。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应报采购执行部门负责人审核，对于重大采购项目的采购合同，应报采购领导小组审核。审核通过后，方可签订采购合同。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按照合同约定履行义务。需求部门应配合采购执行部门做好合同履行的监督工作。2.如供应商在合同履行过程中出现违约行为，采购执行部门应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、项目变更等原因需要变更或解除合同的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报采购执行部门负责人审核，对于重大采购项目的合同变更或解除协议，应报采购领导小组审核。（四）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的质量标准和验收要求进行验收。验收合格后，应出具验收报告。2.采购执行部门应将验收报告作为支付采购款项的重要依据，对于验收不合格的采购项目，应要求供应商进行整改，直至验收合格。八、采购资金管理（一）采购预算编制1.需求部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额等内容。2.采购预算应报采购执行部门审核，采购执行部门根据项目实际情况对采购预算进行审核，提出修改意见后反馈给需求部门。3.需求部门根据审核意见对采购预算进行调整完善，经采购领导小组批准后实施。（二）采购资金支付1.采购资金支付应按照采购合同约定和财务管理制度执行。采购执行部门应根据合同履行情况和验收报告，及时向财务部门申请支付采购款项。2.财务部门应审核采购资金支付申请，确保支付依据充分可靠，支付金额准确无误。审核通过后，按照规定的程序进行支付。（三）采购资金监督1.采购监督部门应加强对采购资金使用情况的监督检查，确保采购资金专款专用，防止挪用、截留等违规行为发生。2.采购执行部门应定期向采购监督部门报送采购资金使用情况报告，接受监督检查。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购执行部门应负责采购档案的收集工作，在采购活动结束后，及时将采购过程中形成的各类文件、资料等收集整理。2.采购档案应包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等内容。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行整理，分类归档。2.采购档案应建立电子档案和纸质档案，确保档案的完整性和可查阅性。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，防止档案丢失、损坏等情况发生。档案保管期限应按照国家有关规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应履行相应的审批手续，经批准后在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案。十、监督与检查（一）内部监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商管理情况、采购合同履行情况等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.接受社会公众的监督，对于供应商和其他利益相关方的投诉举报，应及时受理并进行调查处理。2.积极配合财政、审计等部门的监督检查，如实提供采购活动相关资料，接受监督检查意见，并及时整改落实。十一、责任追究（一）违规行为界定1.在采购活动中，存在下列行为之一的，属于违规行为：违反采购程序，擅自确定采购方式、采购供应商等；与供应商