徐州采购内部控制制度

PAGE徐州采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为加强徐州公司采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法合规、高效有序进行，提高采购资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于徐州公司及所属各部门、各分支机构在采购商品、工程和服务等活动中的内部控制。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.全面性原则：涵盖采购业务的全过程，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收付款等各个环节，实现全面控制。3.制衡性原则：在采购业务流程中，明确各部门和岗位的职责权限与分工，形成相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用和舞弊行为。4.成本效益原则：在保证采购质量和满足业务需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.权责对等原则：明确采购业务各环节相关部门和人员的职责与权限，确保权力与责任相匹配，做到有责必究、有权必控。（四）定义与术语解释1.采购：指徐州公司为了满足生产经营活动需要，通过购买、租赁、委托等方式获取商品、工程和服务的行为。2.供应商：向徐州公司提供商品、工程和服务的单位或个人。3.采购计划：根据公司生产经营需求和预算安排，对采购活动的时间、数量、规格等做出的预先安排。4.采购合同：徐州公司与供应商就采购商品、工程和服务等事项签订的具有法律效力的协议。二、采购业务流程（一）采购计划制定1.需求分析各部门根据公司年度经营计划、生产任务、业务发展需求等，结合库存状况，对所需采购的商品、工程和服务进行详细分析，明确采购的品种、规格、数量、质量要求、时间要求等。2.采购申请各部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间、技术要求、用途等内容，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。3.采购计划审核与汇总采购部门收到采购申请表后，对采购申请的合理性、必要性、合规性进行审核。审核通过后，将各部门的采购申请进行汇总，结合公司库存情况、资金状况等因素，编制年度采购计划和月度采购计划草案，报公司领导审批。4.采购计划下达经公司领导审批后的采购计划，由采购部门下达给相关采购人员执行。采购计划应明确采购项目的具体要求、时间节点、责任人等信息，确保采购活动按计划有序进行。（二）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索、参加展会、供应商数据库查询等方式，建立供应商信息库。信息内容应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商筛选与评估采购部门根据采购项目的要求和特点，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产经营状况、产品质量、价格竞争力、售后服务能力等方面。对于重要采购项目，可组织相关部门和人员组成评估小组，对潜在供应商进行实地考察和综合评估。3.供应商选择与确定采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并与其进行商务谈判。谈判内容包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。谈判达成一致后，签订采购合同。对于重大采购项目，采购合同签订前应报公司领导审批。4.供应商动态管理采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、采购交易记录、评估结果等进行详细记录。定期对供应商进行跟踪评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）采购合同签订1.合同起草与审核采购部门根据谈判结果起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利义务、采购商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，提交至公司法律合规部门进行审核。法律合规部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性、风险防范条款等内容，提出审核意见。2.合同签订与审批采购部门根据法律合规部门的审核意见，对采购合同进行修改完善后，提交至公司领导审批。经公司领导审批同意后，由采购部门与供应商签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分送财务部门、验收部门等相关部门备案。（四）采购执行1.采购订单下达采购人员根据采购合同和采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等具体要求，并经采购部门负责人审核签字后发送给供应商。2.采购跟踪与催货采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。对于可能影响交货期的问题，应提前采取措施进行解决。如供应商出现延迟交货等情况，采购人员应及时催货，并要求供应商说明原因和预计交货时间。3.采购变更管理在采购执行过程中，如因市场变化、生产需求调整、供应商原因等需要变更采购订单的，采购人员应填写采购变更申请表，详细说明变更的原因、内容、对采购成本和交货期的影响等，并经采购部门负责人审核、公司领导审批后，及时通知供应商进行变更。（五）验收付款1.验收准备采购部门在采购商品或服务到货前，应通知验收部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收人员、验收内容、验收方法、验收时间等要求。2.到货验收采购商品或服务到货后，验收部门按照验收方案进行验收。验收内容包括商品的数量、规格、型号、质量、外观等方面，以及服务的内容、质量、效果等方面。验收合格后，验收人员填写验收报告，并签字确认。对于验收不合格的商品或服务，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、整改等措施，直至验收合格。3.付款申请与审批采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请表，详细说明采购项目的名称、合同编号、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款方式等内容，并附上验收报告、发票等相关凭证。付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。财务部门重点审核付款申请的真实性、合法性、合规性、金额准确性等内容，提出审核意见。经财务部门审核通过后，付款申请表提交至公司领导审批。4.付款执行公司领导审批同意后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。对于采用银行转账方式付款的，财务部门应核对供应商银行账户信息，确保付款金额准确无误；对于采用支票、汇票等方式付款的，应严格按照票据管理规定办理。付款完成后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款凭证归档保存。三、采购内部控制要点（一）岗位分工与职责分离1.采购业务岗位设置公司应设置采购计划岗位、供应商管理岗位、采购执行岗位、验收岗位、付款岗位等，明确各岗位的职责权限。2.职责分离要求采购计划岗位与采购执行岗位分离，采购执行岗位与验收岗位分离，采购执行岗位与付款岗位分离，避免同一人员在采购业务流程中兼任不相容岗位，防止舞弊行为。（二）授权审批控制1.采购业务授权审批制度公司应建立采购业务授权审批制度，明确不同采购金额、采购项目的审批权限和审批流程。对于重大采购项目，应实行集体决策审批。2.授权审批流程采购申请、采购合同签订、采购变更、付款申请等环节均应按照授权审批制度进行审批。审批人员应在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。对于未经授权或审批不通过的采购业务，不得办理。（三）采购预算控制1.采购预算编制公司应根据年度经营计划和财务预算，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并分解到各季度、各月份。2.采购预算执行与调整采购部门应严格按照采购预算执行采购业务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照公司预算调整程序进行审批。（四）采购合同控制1.合同签订前审核采购合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款合法合规、明确清晰、风险可控。审核内容包括合同主体资格、合同内容完整性、合同条款合法性、合同风险防范条款等方面。2.合同执行监督采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。财务部门应按照合同约定进行付款管理，确保付款及时、准确。（五）采购信息管理1.采购信息收集与整理采购部门应收集、整理采购业务相关信息，包括采购申请、采购计划、供应商信息、采购合同、采购订单、验收报告、付款记录等，并建立采购信息档案。2.采购信息分析与利用公司应定期对采购信息进行分析，总结采购业务中的经验教训，发现存在的问题和风险，并提出改进措施和建议。采购信息分析结果应作为公司决策和管理的重要依据。四、监督检查与评价（一）内部审计监督1.审计计划制定公司内部审计部门应定期制定采购业务内部审计计划，明确审计目标、审计范围、审计重点、审计时间等内容。2.审计实施内部审计部门按照审计计划对采购业务进行审计，审计内容包括采购业务流程的合规性、内部控制制度的执行情况、采购资金使用效益等方面。审计过程中应采用查阅资料、实地考察、询问访谈、数据分析等方法，获取充分、适当的审计证据。3.审计报告与整改内部审计部门审计结束后，应撰写审计报告，提出审计意见和建议。对于审计发现的问题，公司应及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）自我评价1.自我评价组织与实施采购部门应定期组织采购业务内部控制自我评价，成立自我评价小组，明确自我评价的范围、方法、步骤、时间安排等内容。自我评价小组应按照自我评价方案对采购业务内部控制进行全面、深入的评价。2.自我评价报告与改进措施自我评价结束后，自我评价小组应撰写自我评价报告，总结采购业务内部控制的成效与不足，提出改进措施和建议。采购部门应根据自我评价报告，制定整改计划，明确整改责任人和整改时间，确保采购业务内部控制不断完善。（三）外部监督与评价1.接受外部监督检查公司应积极接受财政、审计、税务等政府部门的监督检查，以及社会中介机构的审计、评估等外部评价。对于外部监督检查和评价中发现的问