比询价采购制度

PAGE比询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本比询价采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资、服务的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、外包服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证采购过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总整理，并结合公司库存情况、生产计划等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间节点、预算金额等内容。（三）供应商选择与比询价1.供应商筛选采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。对供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的审核。2.比询价实施根据采购项目的具体情况，采购部门选择合适的比询价方式，如邀请招标、竞争性谈判、询价采购等。向符合条件的供应商发出比询价文件或询价函，明确采购项目的要求、报价截止时间、交货地点、付款方式等内容。供应商按照要求进行报价，采购部门对各供应商的报价进行收集、整理和比较。（四）采购决策1.采购部门根据比询价结果，综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，编写采购报告，推荐拟选择的供应商及采购方案。2.采购报告提交至采购决策小组，采购决策小组由公司领导、相关部门负责人等组成。采购决策小组对采购报告进行审议，做出最终采购决策。（五）合同签订1.采购决策确定后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务关系，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，需经公司法律部门或法律顾问审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。（六）采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。如遇供应商无法按时交货或出现质量问题等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取相应的解决措施。2.验收采购物资或服务到货后，采购部门组织相关部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行检验。验收合格后出具《验收报告》，验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等信息。验收不合格的，采购部门应及时通知供应商进行整改或退换货。（七）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，提交至财务部门。《付款申请表》应包括采购项目名称、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。三、比询价文件编制（一）比询价文件内容1.采购项目概述：包括采购项目的名称、背景、目的、采购范围等基本信息。2.采购要求：明确采购物资或服务的规格、数量、质量标准、技术要求、交货时间、交货地点、售后服务等具体要求。3.报价要求：规定报价的格式、内容、有效期等，要求供应商按照统一的格式进行报价，报价应包含货物或服务的单价、总价、运费、税费等所有费用。4.供应商资格要求：列出供应商应具备的资格条件，如营业执照、税务登记证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的要求。5.比询价程序及规则：说明比询价活动的组织方式、时间安排、评审标准、评审方法等内容。6.合同条款：提供采购合同的主要条款模板，供供应商参考。（二）比询价文件编制要求1.比询价文件应内容完整、准确、清晰，避免出现模糊不清或歧义性的条款。2.采购要求应明确、具体，符合国家法律法规及相关行业标准，能够准确反映采购项目的实际需求。3.报价要求应合理、明确，便于供应商进行报价和比较。4.供应商资格要求应具有针对性和合理性，确保参与比询价的供应商具备相应的能力和条件。5.比询价程序及规则应公平、公正、透明，保证比询价活动的顺利进行。6.合同条款应符合法律法规要求，明确双方的权利义务关系，避免出现对公司不利的条款。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商准入条件具有独立承担民事责任的能力，具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，无不良经营记录。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够保证产品质量和交货期。具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。符合国家法律法规及相关行业标准规定的其他条件。2.供应商准入流程供应商向公司采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明、产品质量认证证书、业绩案例等。采购部门对供应商提交的申请材料进行初审，初审合格后组织实地考察或样品测试。实地考察或样品测试合格后，采购部门将供应商信息提交至采购决策小组进行审议，审议通过后将供应商纳入公司供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.评价指标产品质量：包括产品的合格率、退货率、质量投诉率等指标。交货期：按时交货率、交货延迟天数等指标。价格：采购价格与市场平均价格的比较、价格波动情况等指标。售后服务：响应时间、解决问题的能力、客户满意度等指标。商业信誉：是否存在违约行为、是否遵守合同约定等指标。2.评价方法定期评价：采购部门每年组织一次对供应商的全面评价，根据评价指标体系对供应商进行打分。不定期评价：在采购过程中，如发现供应商出现质量问题、交货延迟等情况时，及时对供应商进行评价。综合评价：结合定期评价和不定期评价结果，对供应商进行综合评价，确定供应商的等级。3.考核与激励根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励，如优先采购、延长付款期、增加采购份额等；对于不合格供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作、取消合作资格等措施。（三）供应商淘汰与退出1.出现以下情况之一的，采购部门应及时将供应商从公司供应商数据库中淘汰：连续两次评价结果为不合格的。提供虚假材料骗取准入资格的。严重违反合同约定，给公司造成重大损失的。因违法违规行为被相关部门处罚的。2.供应商退出流程采购部门向供应商发出《供应商淘汰通知》，说明淘汰原因和退出时间。与供应商进行沟通协商，清理双方的债权债务关系，妥善处理已签订的采购合同。将供应商淘汰情况通知相关部门，停止与该供应商的一切采购业务往来。五、监督与检查（一）内部监督1.公司设立采购监督小组，由公司审计部门、纪检部门等相关人员组成，负责对采购活动进行全程监督。2.采购监督小组有权查阅采购活动相关文件、资料，询问采购人员、供应商及其他相关人员，对采购活动进行实地检查。3.采购部门应定期向采购监督小组汇报采购工作进展情况，接受监督小组的监督检查。（二）外部监督1.主动接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采