建筑服务采购制度

PAGE建筑服务采购制度一、总则（一）目的为规范公司建筑服务采购行为，确保采购活动合法、合规、有序进行，提高采购效率，保证建筑服务质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑服务采购活动，包括但不限于工程建设、装修装饰、设备安装、工程监理、造价咨询等各类建筑服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争的公平性。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，包括采购需求、采购程序、供应商资格条件、评审标准等，确保供应商能够充分了解采购情况，参与公平竞争。4.效益原则：在保证建筑服务质量的前提下，通过合理的采购方式和管理手段，降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得欺诈、串通等损害对方利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购决策委员会，负责对重大建筑服务采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策；2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算；3.决策采购方式、供应商选择等重大采购事项；4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为建筑服务采购的执行机构，负责具体采购活动的组织实施。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和采购预算；2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查；3.组织采购评审活动，确定中标供应商；4.签订采购合同，跟踪合同执行情况；5.整理采购文件和资料，建立采购档案；6.定期分析采购数据，总结采购经验，提出改进建议。（三）需求部门各需求部门负责提出建筑服务采购需求，配合采购部门开展采购工作。其职责包括：1.根据公司业务发展需要，准确提出采购需求，明确采购服务的规格、标准、数量、质量要求等；2.参与供应商资格审查、采购评审等环节，提供技术支持和专业意见；3.协助采购部门签订采购合同，监督合同执行情况，及时反馈问题；4.配合采购部门进行采购验收工作。（四）监督部门公司设立监督部门，对建筑服务采购活动进行全过程监督。监督部门的职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规、公司制度和采购程序；2.受理供应商和员工的投诉举报，对违规行为进行调查处理；3.对采购项目的执行情况进行监督检查，确保采购目标的实现；4.定期对采购活动进行审计，提出改进建议和意见。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据公司业务发展规划、项目进度安排等，提前向采购部门提交建筑服务采购需求申请，详细说明采购服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购部门结合公司年度预算和资金状况，对需求部门提交的采购需求进行汇总、分析和评估，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、采购预算等。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会根据公司战略目标、资金状况等因素，对采购计划进行审议，批准后下达给采购部门执行。（二）采购信息发布1.采购部门根据批准的采购计划，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求说明书、供应商资格条件、评审标准、采购合同条款等内容。2.采购部门通过公司官网、行业媒体、采购平台等渠道发布采购信息，邀请符合资格条件的供应商参与采购活动。采购信息应明确采购项目的基本情况、报名时间、报名方式、获取采购文件的途径等。3.在采购信息发布期间，采购部门应及时解答供应商的疑问，对采购文件进行必要的澄清和修改，并以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。（三）供应商资格审查1.采购部门对报名参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩证明、信誉状况、财务状况等。2.采购部门可以要求供应商提供相关证明材料，并进行实地考察或调查核实。对不符合资格条件的供应商，采购部门应及时通知其不具备参与采购活动的资格。3.采购部门建立供应商资格审查档案，记录供应商的资格审查情况，为后续采购活动提供参考。（四）采购评审1.采购部门组织成立评审小组，评审小组由采购部门代表、需求部门代表、技术专家、财务人员等组成。评审小组应具备相应的专业知识和经验，人数一般为5人以上单数。2.评审小组按照采购文件规定的评审标准，对供应商的响应文件进行评审。评审标准应包括技术方案、服务承诺、价格、业绩信誉等方面。3.评审过程中，评审小组可以要求供应商进行澄清和说明，但不得改变采购文件的实质性内容。评审小组应客观、公正地进行评审，记录评审过程和结果。4.根据评审结果，评审小组推荐中标候选人。中标候选人一般为13名，采购部门根据评审小组的推荐意见，确定中标供应商。（五）采购合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、服务期限、价格、付款方式、质量保证、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交给公司法律部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。法律部门对合同条款进行审查，提出修改意见，采购部门根据审核意见进行修改完善。3.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、监督部门等相关部门，以便各部门跟踪合同执行情况。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门组织相关人员对采购服务进行验收。验收内容包括服务质量、服务期限、服务标准等是否符合采购合同要求。2.需求部门应制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等。验收人员应具备相应的专业知识和经验，对采购服务进行实地检查、测试、评估等。3.验收合格后，需求部门出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员签字等内容。如验收不合格，需求部门应要求供应商限期整改，整改后重新进行验收。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同约定和验收情况，向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款依据等信息。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况是否符合约定付款条件、发票是否合规等。审核通过后，按照公司财务制度和资金安排进行付款。3.采购部门应跟踪付款情况，确保供应商按时收到款项。如因特殊原因需要延迟付款，采购部门应及时与供应商沟通协商，并按照合同约定承担相应的违约责任。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购部门通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准进行评审，确定中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的建筑服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到国家规定的公开招标限额标准以上的；采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数潜在供应商可供选择，但经采购决策委员会批准采用公开招标方式的；其他法律法规规定应当采用公开招标方式的。3.公开招标的程序包括招标公告发布、报名、资格审查、招标文件发售、投标、开标、评标、中标公示、合同签订等环节。采购部门应严格按照相关法律法规和公司制度组织公开招标活动，确保招标过程的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购部门通过发布邀请招标公告，邀请特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准进行评审，确定中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的建筑服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的；其他法律法规规定可以采用邀请招标方式的。3.采购部门应根据采购项目的特点和需求，选择具有相应资质和业绩的供应商作为邀请对象。邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在招标公告发布、供应商选择等环节有所不同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购部门与符合资格条件的供应商就采购服务的技术、价格、服务等条款进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购部门从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的建筑服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的程序包括成立谈判小组、制定谈判文件、邀请供应商、谈判、确定成交供应商等环节。谈判小组应与供应商进行充分的沟通和协商，确保采购项目的质量和价格合理。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购部门从某一特定供应商处采购建筑服务的采购方式。2.符合下列情形之一的建筑服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报采购决策委员会批准。采购部门应与供应商就采购价格、服务条款等进行协商，确保采购活动的合法性和合理性。（五）询价1.询价是指采购部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改价格，采购部门从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。2.采购的建筑服务规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价的程序包括成立询价小组、制定询价通知书、邀请供应商、询价、确定成交供应商等环节。询价小组应要求供应商提供详细的报价清单，并对报价进行比较和评估，选择价格合理、质量可靠的供应商作为成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起30日内，与中标供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同的条款应符合法律法规和采购文件的要求，包括服务内容、服务标准、服务期限、价格、付款方式、质量保证条款、违约责任等。采购部门应在签订合同前，对合同条款进行仔细审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、监督部门等相关部门，以便各部门了解合同内容，跟踪合同执行情况。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同要求提供建筑服务，确保服务质量、服务期限等符合合同规定。需求部门应按照合同约定及时支付款项，配合供应商开展工作。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更、解除等协议应符合法律法规和公司制度的要求，明确双方的权利和义务。3.采购部门应建立合同履行跟踪台账，记录合同执行情况，包括服务进度、质量检查情况、付款情况等。如发现合同履行过程中存在问题，采购部门应及时采取措施解决，确保合同目标的实现。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定组织验收。验收内容包括服务质量、服务期限、服务标准等是否符合合同要求。2.需求部门应制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等。验收人员应具备相应的专业知识和经验，对采购服务进行实地检查、测试、评估等。3.验收合格后，需求部门出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员签字等内容。如验收不合格，需求部门应要求供应商限期整改，整改后重新进行验收。（四）合同付款1.采购部门应根据采购合同约定和验收情况，向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款依据等信息。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况是否符合约定付款条件、发票是否合规等。审核通过后，按照公司财务制度和资金安排进行付款。3.采购部门应跟踪付款情况，确保供应商按时收到款项。如因特殊原因需要延迟付款，采购部门应及时与供应商沟通协商，并按照合同约定承担相应的违约责任。（五）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案，对采购合同及相关文件资料进行整理、归档和保管。采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、中标通知书、验收报告、付款凭证等。2.采购合同档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类管理，便于查询和使用。采购部门应定期对合同档案进行清理和检查，确保档案的完整性和准确性。3.采购合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司制度的要求执行。保管期限届满后，采购部门应按照规定进行销毁或存档。六、监督与考核（一）监督机制1.公司监督部门对建筑服务采购活动进行全过程监督。监督内容包括采购程序是否合规、采购文件是否规范、评审过程是否公正、合同签订与履行是否符合约定等。2.监督部门可以通过查阅采购文件、评审记录、合同文本、财务凭证等资料，实地检查采购项目实施情况，听取供应商和需求部门意见等方式进行监督。3.如发现采购活动存在