采购管理制度管理

布购及费用结算管理制度

条购管理

一、总则

为了规范集团的物资采购业务，降低物资采购成本，简化采购流程,

确保集团及各公司各项物资供应，加强集团物资采购的监督管理，特制

定本制度。

二、适用范围

适用于集团总部、物业事业部、商贸公司物资采购。

三、职责及权限

集团行政：负责汇总各公司的采购需求及报价，联系供应商进行配

送；

各公司行政：根据预算负责统计各公司需求，统一报给集团行政并

验货签收；

四、采购模式

1、供应商统一配送：工程物料，保洁日常标配、固配物料，绿化物

料，固定资产，顶目前期开办物料，工装，集团、六合、华辉、华

诺安总部办公用品等。

2、统一采购：员工福利，客户礼品，大型活动礼品等。

3、自行采购：项目办公用品，小型活动礼品，零星或紧急采购等。

紧急采购:仅限于急需要使用的物料（1小时以内）

五、采购流程

1.各项目/部门每月预算内固定物资采购：

依物资需要状况、库存数量等要求，每月25日前提交下月所需《物

资采购计划表》，并注明采购物品名称、品牌型号、采购数量、且价、

总价等；如有特殊需求需在《物资采购计划表》中注明。

是

否

2、工程物料

（1）工程物料由各项目提交电子版《物资采购计划表》至工程设备管

理中心制定负责人处，1个工作日内审核完毕，转交至各公司综合管理

部；

（2）综合管理部根据《物资采购计划表》核对是否超出预算，未超预

算将纸质版盖章签字于每月25日转交集团行政处；超出预算则驳回至

项目，根据预算重新提报；

（3）集团行政将各公司的《物资采购计划表》进行汇总，安排供应商

将物料于次月5日前送达项目。

（4）物料送达后，项目指定负责人（项目助理+专业模块负责人）验货、

签收。

3、保洁物料

（1）各项目提交电子版《物资采购计划表》（月度或季度）至各公司

综合管理部；

（2）综合管理部根据《物资采购计划表》核对是否超出预算，未超预

算将纸质版盖章签字于每月25日转交集团行政处；超出预算则驳回至

项目，根据预算重新提报；

（3）集团行政将各公司的《物资采购计划表》进行汇总，安排供应商

将物料于次月5日前送达项目。（华诺安物业的保洁物料采购于次月5

日前项目在指定供应商处领取物料，领取人需在《物资采购计划表》上

签字确认。）

4、办公用品采购

（1）集团各职能部门、物业事业部综合部及各公司综合管理部，将《办

公用品采购申购单》于每月25日前提交至集团行政处；

（2）按照每人40元的标准，集团行政审核、汇总，安排供应商于26

日前送达，由各提报申购单的部门负责清点、验收、签字、入库（集团

行政、物业事业部综合部、各公司综合管理部）。

（3）各项目办公用品按预算内标准自行进行采购，凭《销货清单》及

发票交由各综合管理中心报销；集团统一采购实行季度结算费用。

5、客情、福利采购

(1)方案拟定：节日前一个月根据市场了解及各公司的意见，拟定福

利采购意向方案，不少于三种；

(2)市调：集团行政与财务共同完成福利方案的市调，并提交市调报

告；

（3）签批：集团行政根据市调结果提报福利采购方案分析，确定福利

方案发送各公司人资；

（4）人员提报：各公司人资负责各公司人数统计；物业事业部负责事

业部职能部门人数统计并汇总事业部总人数；集团行政负责集团职能中

心人数统计并汇总福利发放总人数；

（5）协调配送：集团行政沟通确定配送时间及配送地点、数量并下发

通知；

（6）验货：指定相关负责人进行清点、验货并签收；

6、固定资产采购

（1）各部门/各项目需要购买固定资产类物品，根据授权流程提报审

批；

（2）综合管理部对审批完的流程进行备案并报送至集团行政处；

（3）集团行政根据采购需求，联系供应商3日内进行配送；

（4）指定项目负责人进行验货签收并建立资产台账。

7、零星、临时的物资采购

（1）预算内非固定资产类的零星/临时采购低于1000元以下，庄项目

负责人报批总经理审批后，综合部备案，项目可自行采购，凭《销货清

单》及发票报销；

（2）如临时月度计划外增加物料需供应商配送的，项目负责人申报各

副总审批，综合管理部备案并提交签字盖章的《物资采购计划表》至集

团行政处，方可让供应商配送。

8、预算外/创优/物资采购

(1)各部门/各项目预算外采购，应按照授权流程审批；计入考核指标

的必须报事业部总裁审批，不计入考核指标的必须报集团董事长官批；

(2)综合部根据审批后的清单进行备案报送至集团行政；

(3)集团行政结合实际情况进行对比分析，3日内出具最终方案，联

系供应商进行配送；

9、开办物资采购

(1)项目负责人将开办费用经0A审批后，总预算报至各公司综合管理

部；

(2)结合项目开办实际需求，由项目负责人分批次将物料采购需求计

划提报至公司综合管理部；

(3)由综合管理部根据物料类型，进行沟通、协调各部门采购，固定

物料类(办公用品/保洁物料/工程物料/固定资产等)由集团行政统一

汇总采购清单，安排采购；标识类交由企管部统一印刷制作；后勤保障

由综合管理中心负责；

(4)集团行政在接到物料采购需求后，3日内采购完毕，5日内与项目

确认是否送达，并将采购清单报至综合管理部；

(5)开办标识类物料(VI体系等)由企管部负责设计、制作，2天内

设计、制作到位，由项目核对清单、确认签字；

(6)开办物料采购，由多个部门经手的采购，应及时沟通，每周至少

沟通一次，由综合管理部做汇总，对开办预算进行总体把控；

(7)开办预算剩余5万元时，应及时报备物业事业部总裁，对开办费

用做整体规划，并做好红线预警；

六、采购费用结算流程

1.月度固配/临时性采购结算：

（1）集团行政对已提报的物料需求与供应商进行季度对账结算；

（2）集团行政根据采购需求审核物料签收表的规范性，整理费用总清

单；

（3）物业事业部财务审核费用总清单，并划分各公司费用分割；

（4）集团行政、各综合管理中心、物业事业部财务审核无误后，三方

签批费用对账单；

（4）按照签批的对账单总费用，集团行政联系供应商在3日内开取增

值税专用发票。

（5）在接到发票15个工作日内，集团行政贴票交由各综合管理中心按

照付款流程签批并完成付款。

2、开办物料采购结算

（1）集团行政按照项目物料签收表进行审核清单，并整理总费用清单;

（2）物业事业部财务按照预算审核采购清单，由集团行政及物业事业

部财务双方签批费用对账单。

（4）在开办费用范围内，联系供应商7个工作日内开取增值税专用发

票；

（5）在接到发票15个工作日内，集团行政贴票交由各公司综合管理中

心按照付款流程签批并完成付款。

3、福利采购结算

（1）按照签批的福利方案及要求送货时间需提前7个工作日完成总价

款的20%或1000元定金转到合作方指定账户。

（2）双方在约定的送货时间内完成福利数量及质量验收，并签收销售

清单；

（3）福利发放结束后3个工作日内与财务确认费用分割，联系供货商

开取增值税普通发票