材料管理体系

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材

料

管

理

体

系

设备、物资、配件材料采购方案及供应管理体系

前言

为了加强公司全面生产成本管理，规范公司采购业务，保证设备使用质量，达

到公司规定的设备使用率、完好率，费用率的标准。更为了降低生产成本，提高生

产效益，确保公司生产经营的持续稳定发展，将公司做大做强。依据相关法律法规

和公司项目有关制度，特制定本方案及管理体系。

一、公司物资采购管理组织机构图：

总经理

项目I经理财务总监

财务部长

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（一）、材料信息主管岗位职责

岗位名称：材料信息主管

直接上级：总经理

职责范围：

1、依据材料管理体系及公司的规章制度，根据项目部及设备部门提供的实际需

求，制定采购计划，根据项目部的实际需要，联系生产厂家，形成系统的采购信息

档案C

2、做好材料部员工管理二作及工作计划和月、年总结报表并与项目部供应科积

极沟通，了解项目部在设备配件、技术方面的需求，配件采购做到货比三家，保证

质量知供应，同厂家协调为项目部提供技术支持。

3、根据公司、项目部的实际需要对生产厂家、配件供应商进行考察，选择质优、

价廉、售后服务好的供应商，签订书面采购合同，建立长期合作关系，保证项目部

供应科的工作效益化、库房和财务部门的工作规范化。

4、对项目部采购物品使用、库存、报废、回收情况进行监督，对项目部采购季

度报表、月报表、临时报表进行审核，确保无误情况集中购买,减少费用、减少库

存。

5、在原有的供应基础上不断搜集、整理、联系新的信息供应资料，并整理成书

面材料供总经理参考、决策。

6、积极配合项目部，加强同项目部之间的联系，对项目部采购信息有全面的掌

握，确保项目部的工作正常进行。

7、完成总经理临时布置的其他方面的工作。

（二）、材料信息员岗位职责：

岗位名称：材料信息员

直接上级：材料信息主管

职责范围：公司、项目部材料信息收集、整理工作

1、了解公司设备配件的规格、型号，并对项目采购订单的要求、交期进行掌控。

2、负责工程材料、设备市场的资料信息收集，市场动态的调查，提供最佳采购方

案。

3、熟悉设备、配件的市场价格及来源，每月提交《设备、配件价格跟踪情况表》

及市场调查报告。

4、保持对行业的关注，建立供应商档案，协助上级领导对主要供应商进行资信调

查，建立完善的信息档案。

5、协助部门主管优化工作流程，开发、建立科学的讨料数据库。积极同项目部采

购科联系沟通，优化采购流程。

6、加强与供应商的沟通、维护，建立长期良好的合作关系。

7、完成领导交办其他方面的工作。

（三）、采购员岗位职责

岗位名称：材料信息员

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直接上级：材料信息主管

1、产品供给：根据市场的需求，采购产品与维修配件，并保证及时供给；

2、供应商信息反馈：对供应商的价格、品质、交期、交量等作出信息反馈；

3、采购成本控制：把握公司所采购产品的主要物料的市场价格起伏状况，了解

市场走势，加以分析并控制成本，寻找核心配件的供给来源，对核心配件的供货渠

道加以调查和把握；

4、合同治理：建立完备的采购合同，降低企业经营风险；

5、订单治理：做好采购订单的制定、发放、跟进、保存，并且根据采购合同与采

购订单做好货款的请款与付款工作；

6、库存治理：呆料与废料的预防与处理；

7、发票治理：做好发票的跟催、保管、核对工作；

8、新供应商的开发：保持对行业的密切关注，寻找、开发更加优秀的供给商，建

立供应商的资料；

9、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵守国家法律，不

构成经济犯罪；

（四）、库房主管岗位职责

1、库房主管必须具备较高的职业道德及管理知识，热爱本职工作，爱岗敬业及

有较强沟通管理能力。

2、负责项目部配件物品的管理供应工作，熟悉生产和机械设备的物资、配件、

材料的需求及使用情况，努力做好项目的配件物品的保管服务工作，不断提高服务

质量用管理水平。

3、按照公司材料管理制度的长久性，加强实施库房管理工作，严格执行库房管

理制度，各类配件物资的入库要严格验收、上架，在标签上填写对应的配件名称、

图号及货位号等，及时记账；对出库的配件及物资要及时下账，做到账目清楚，出、

入库手续齐全，账物相符。

4、做好材料统计账务管理工作，定期向分管库房的领导或项目经理汇报配件物

品的消耗和库存情况，及时提出增添和申购计划。

5、努力学习先进的管理知识的同时做好对员工工作能力的提高培训工作及员工

是否胜任本岗位工作的考评，做出相关的奖、罚制度。

6、日常工作中做好库房材料配件物资保管的安全、质量、数量和入库、出库的

管理工作。

7、库存配件物资的管理应规范化、科学化，做好月度、季度、年度对库房材料

盘点，账物相符的财务报表管理工作，做到各种领放物品的单据、凭证要装订成册,

妥善保管。

8、做好对库存材料的清理，减少库存及淘汰换代处理设备配件，最大的减少材

料库的损失。

（五）、材料会计岗位职责

1、负责库房的材料物品的出入库的账务登记、核对，协助库房管理人员处理库

房的日常工作。

2、认真学习、虚心求教，不断提高业务水品和工作能力，收集整理各个方面的

材料数据，建档备查。

3、做到帐帐相实。每月结账结束以后，材料会计要定时和财务部门进行对账，

做到对料帐的金额和材料总账完全相符，一分不差。

4、材料在和财务对账的同时，也要和库管进行实物和材料帐上本期库存余额的

核对知检查，做到帐物相符。

5、熟悉配件物品的规格、型号、性能和用途。整理供应商的价格以及质量等信

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息资料。

6、了解各种设备的常用件的使用周期，掌握它的月使用量以及年使用量，避免

出现配件物品的积压以及缺库现象的发生。同时也为物价上涨时增加购货提供了数

据。

7、根据配件物品的使用底期以及月使用量合理填报申购单，申购单上要填清是

那种设备上使用的，配件的名称、规格型号、件号、限定购货时间（因我公司有很

多配件需在厂家订货，申购的时间要提前，给材料供应留够足够时间），汇总各项材

料的需用量要注明需用时间，建立需用量台帐。

8、材料物品的入库，要详细检查名称、规格、型号、数量、单价、总价与发票

及清单是否相符；合格证、质量证明书等凭据是否齐全，并与库房联系核对验收情

况，只有各项指标验收全部合格、保管员签字后，方能填制入库单据，报帐付款。

9、材料出库要登记清配件物品的名称、单价、数量、金额；要有用料单位的主

管领导、用料设备、领料人签字，月底进行分类汇总，成本核算到单机、单车和个

人。

10、帐帐、帐物的相符。每月月底扎帐时和项目财务部进行核对，发现问题及时

纠正和合理处理，做到帐帐相符；在和财务对账的同时，也要和库管进行帐和实物

的核对，如有问题出现，查明原因、总结经验，协助座房管理人员合理处理，做到

帐物相符；月底根据对账情况向主管领导写出书面报告。

11、完成财务、库房主管及有业务往来部门安排的其他业务工作。

（六）、仓库管理员岗位职责

1、按时上下班，到岗后巡视仓库，检查是否有可疑现象，发现情况及时向上级汇报,

下班时应检查门窗是否锁好，所有开关是否关好；

2、认真做好仓库的安全、整理工作，经常打扫仓库，整理堆放货物，及时检查火灾

隐患；

3、检查安全措施和卫生措施是否落实，保证库存物资完好无损。

4、负责项目物资的收、发、存工作，收货时，对入库必须严格根据已审批的请购单

按质、按量验收，并根据发票记录的名称、规格、型号、单位、数量、价格、金额

打印入库单或直拔单，并在货物上标明进货日期。属不符合质量要求的，坚决退货,

严格把好质量关；

5、验收后的物资，必须按类别固定位置堆放，做到整齐、美观；

6、发货时，一定要严格审核领用手续是否齐全，并要严格验证审批人的签名式

样，对于手续欠妥者，一律拒发；

7、物品出库或入库要及时打印出库单或入库单，随时查核，做到入单及时，当日单

据当日清理；

8、做好月底仓库盘点工作，及时结出月末库存数报财务科，做好各种单据报表的归

档管理工作；

四、工作分工和工作流程管理控制

（一）具体的工作流程如下：

1、在项目的初始运作阶段，物资供应部（科）根据项目部、生产部门的具体要求，

进行投标的材料报价，从而达到在生产中控制成本、增加效益的目的。

2、项目正式运作后，由项目经理、财务部（科）长、物资供应部（科）长组成联

合小组、在第一时间对所需材料的供应进行市场考察。生产计划部门依据工程合同

和对比库存后的实际需求，对供应部下达《材料申购单》此单由申请人填写，生产

或者项目负责人签字后生效。

3、采购部接到《材料申购单》后，根据所需材料的规格，质量要求，数量，生产

地址等实际情况，向其发出《材料询价单》。供应商根据要求确认价格后对我司的《材

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料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商

付款的依据之一，需妥善保存。物资供应部、科应根据几家供应商的评价结果，参

照其供应能力、历史信誉、售后服务、距离远近等。对比研究后确定其中的一家或

者几家供应商，确定供应商后，项目部与供应商之间签订的确保双方履行约定的一

份法律文件。向其发出《材料订购单》，通知供货，同时建立供应商的供货记录台帐,

对于签诃合同的供应商，要建立完善的供应商信息档案，对于没有合作的供应商，

也要将其信息合理保留，以防不时之用，通知项目部、生产部门准备收货。

4、供应商根据《材料订购跑》安排生产运输，各项具体要求以与我司签订的供货

合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。

5、项目部在所需材料到场后，库管员要负责材料的质量、数量检查，检查中必须

将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照，质量和数量

都准确无误后才能进行收货，然后填写《材料到货单》，相关责任人签字后回传采购

部。

6、采购部根据与供应商签仁的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的《付

款申请单》或者《支票领用单》，同时向财务部递交此批材料的《材料订购单》和《到

货确认单》，如有需要，采购部有义务向财务部提供《材料订购单》以及各家供应商

签字盖章的《材料询价单》。由财务部根据实际情况安排付款额度。

7、供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发

票后即向供应商付款。

（二）、公司材料信息部和项目部材料供应科的分工及合作

1、公司材料信息部负责供应商信息的搜集、整理以及信息档案的建立；材料供

应科对于自己掌握的比较优秀的供应商资料要报公司材料信息部存档。

2、材料信息部负责市场信息的考察，和供应商随时保持沟通，随时掌握市场行

情的变化及时上报公司总经理并通知项目部材料供应科，及时采取应急处理意见和

处理办法。

3、对年消耗量大的易损、易耗配件物品由材料信息部制定采购方案，选定定点

供应商并报总经理批准，和供应商签订长年的供应合同。年终完成或超过合同量的

厂家返点归公司所有。

4、材料信息部和材料供应科共同商定公司各类设备的定点供应商，写出书面报

告，报总经理审批。

5、材料供应科在总经理批复的定点供应商根据项目部的材料申购单向发出询价

单或电话询价，货比三家后向质优价廉，供货时间最快的供应商发出订货单，签订

供货合同（公司已经签订长年供货合同的除外）进行采购工作。

6、材料信息部协助材料供应科做好在西安的供应商的提货、发货、对账，协助

供应科查找紧急求购及定点供应商缺货的配件物品。

五、物资采购、库房管理制度：

（一）、物资采购管理

1、采购部作为一个职能部门，在项目的具体生产经营中担负了重要责任。采购

工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、实用、完善的采购

工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法。在采购的过程中，必须坚持原

则、秉公办事、维护公司利益；坚持综合考虑质量、价格、供应时效、售后服务四

个方面择优选取。项目实施的过程中，采购部需要生产、设备、财务、技术等各个

部门的大力支持才能顺利的完成采购工作。每个部门之间的联系需要一个标准来规

划，来提升工作效率，杜绝工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。

2、采购核决权限：

（1）、采购金额预估在1万元以的，由科长核准。

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(2)、采购金额预估在1万元以上3万元以下者，由项目部经理核决，采购金额

预估在三万元以上者，项目部汇报总公司，由总经理核决。

(二)、库房管理

1、物资验收

凡入库物资，仓库管理员必须进行认真的检验，经检验合格后在验收单中签字。

验收内容包括：

(1)、凭证验收：核对入库材料的质保书或合格证，核对无误后认真归类保存，

材料发出时随料同行，给用料单位。

(2)、数量验收：对入库物资进行计件，与入库单数量不符时按实收数为准。

〔3)、质量验收：检查入库物资，包装是否完好，有无生锈、变形，规格是否符

合规定要求。

(4)、在验收中发现不配套及无合格证或质保书的物资，必须另行堆放，不得入

库，并填报质量反馈单，报告部门负责人及时处理。

2、仓储台帐

物资验收合格后，保管员根据收料单办理入库手续，并分类建立材料台帐，仓库

台帐必须帐物相符。

3、物资保管

物资验收入库后，要做到堆放整齐、井然有序、不同型号、规格的物资应明显问

隔，并挂有标识，注明材料名称、规格，易受潮物资要做好防潮防漏工作。

4、领料和发料

保管员必须凭材料调拨单或领料单发料，做到“先进先发，推陈储新“。领发料时,

领、发双方都必须认真核对物资的品种、规格、数量和质量，并由保管员填写出库

验证单，经双方查验合格后，签字存档备查。

5、物资搬运

物资的搬运质量直接关系到工程的产品质量，因此在物资的搬运过程中须严格注

意人员、设备及被搬运物资的安全，尽量避免物资在搬运过程中的划伤磕碰。有包

装的物品严格按照包装上标注的标志作业，保证物品的包装完好无损，以确保物资

搬运过程中不受损坏。

6、材料盘点

保管员必须按月对材料进行核对、盘点，在盘点过程中发现损坏、短缺时，应做

好标识、记录，上报主管领导，办理相应手续。

7、防火、安全

各仓库必须做好防火、安全工作，对易燃易爆区，要有“严禁烟火”的明显标

识，配齐灭火器具，并确保防火道路畅通无阻。

六、物