广告采购管理制度

PAGE广告采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司广告采购行为，加强广告采购管理，提高广告采购效益，确保广告采购活动合法、合规、高效进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的广告采购活动，包括但不限于平面广告、影视广告、网络广告、户外广告等各类广告形式的采购。（三）基本原则1.合法性原则：广告采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证广告质量的前提下，通过科学合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等，不受歧视。4.保密性原则：对于采购过程中涉及的商业机密、供应商信息等，应予以严格保密，防止信息泄露。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定广告采购计划，根据公司业务需求和预算安排，确定广告采购的种类、数量、时间等。2.组织广告采购的招标、询价、谈判等活动，选择合适的供应商，并签订采购合同。3.负责与供应商沟通协调，跟踪广告制作进度，确保广告按时、按质交付。4.建立供应商档案，对供应商的资质、业绩、信誉等进行评估和管理。（二）需求部门1.根据公司业务发展需要，提出广告采购需求，明确广告的目标受众、宣传重点、投放渠道等要求。2.参与广告采购的前期调研和方案策划，提供专业意见和建议。3.协助采购部门对广告样稿、创意方案等进行审核，确保广告内容符合公司品牌形象和宣传策略。4.负责广告投放效果的评估和反馈，为后续广告采购提供参考依据。（三）财务部门1.参与广告采购预算的编制和审核，确保采购资金的合理安排。2.负责对广告采购合同进行审核，监督采购款项的支付，确保资金支付的合规性。3.定期对广告采购成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。（四）法务部门1.对广告采购合同进行法律审查，确保合同条款合法、合规、有效，防范法律风险。2.为广告采购活动提供法律咨询和建议，处理采购过程中的法律纠纷。三、广告采购流程（一）需求申请1.需求部门根据公司业务计划和市场推广需求，填写《广告采购需求申请表》，详细说明广告的类型、用途、投放时间、投放渠道、预算金额等信息，并附上广告创意方案、投放计划等相关资料。2.《广告采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到需求部门提交的《广告采购需求申请表》后，对需求进行汇总和分析，结合公司年度广告采购预算和市场情况，制定广告采购计划。2.广告采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、预算金额、采购方式等内容，并报公司分管领导审批。（三）供应商选择1.采购部门根据广告采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，核实其营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，了解其经营状况、业绩情况、信誉口碑等，并建立供应商档案。3.根据广告采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的广告采购项目。采购部门发布招标公告，并按照法定程序组织开标、评标、定标等活动。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的广告采购项目。采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，并组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的广告采购项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的广告采购项目。采购部门向不少于三家的供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。4.组织供应商进行现场考察或提供样品，以便更好地了解供应商实力和广告制作能力。要求供应商提供详细的广告制作方案、报价清单、服务承诺等资料，并进行综合评估。5.根据评估结果，选择确定中标供应商或成交供应商，并向其发出《中标通知书》或《成交通知书》。（四）合同签订1.采购部门应在中标或成交供应商确定后的规定时间内，与供应商签订广告采购合同。合同应明确广告的具体内容、规格、数量、价格、交付时间、交付地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草本提交至法务部门进行法律审查，确保合同条款合法、合规、有效。法务部门审查通过后，采购部门方可与供应商签订正式合同。3.合同签订后，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）广告制作与交付1.供应商按照合同约定组织广告制作，采购部门应定期与供应商沟通协调，跟踪广告制作进度，及时解决制作过程中出现的问题。2.广告制作完成后，供应商应按照合同约定的时间和方式将广告交付给公司。交付时，供应商应提供广告样稿、制作报告、发票等相关资料。3.需求部门和采购部门共同对广告进行验收，验收内容包括广告的内容、规格、质量、数量等是否符合合同约定。验收合格后，双方签署《广告验收单》。（六）款项支付1.财务部门根据合同约定和《广告验收单》，审核采购部门提交的付款申请，确保付款金额准确无误、付款条件符合合同要求。2.财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度和资金支付流程办理款项支付手续。四、广告采购预算管理（一）预算编制1.每年末，采购部门应根据公司下一年度业务发展计划和市场推广需求，结合历史广告采购数据和市场价格变化趋势，编制广告采购预算草案。2.广告采购预算草案应包括广告采购项目名称、采购内容、采购数量、预算金额、预算编制依据等内容，并报公司分管领导审核。3.公司分管领导审核通过后，广告采购预算草案提交至公司预算管理部门进行汇总和平衡，形成公司年度广告采购预算方案。4.公司年度广告采购预算方案经公司董事会审议通过后，下达至各部门执行。(二)预算执行1.各部门应严格按照公司下达的广告采购预算执行，不得擅自超预算采购。如因业务发展需要确需调整预算的，应按照公司预算调整程序办理。2.采购部门应建立广告采购预算执行台账，定期对预算执行情况进行统计和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。(三)预算调整1.在广告采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、业务需求变化等原因导致原预算无法满足实际需要的，各部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并附上相关证明材料。预算调整申请经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。3.采购部门对预算调整申请进行审核，并结合公司资金状况和业务发展需求，提出预算调整建议。预算调整建议经公司分管领导审核后，提交至公司预算管理部门。4.公司预算管理部门对预算调整建议进行审核，并报公司董事会审议批准。经公司董事会审议批准后的预算调整方案，下达至各部门执行。五、广告采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应按照本制度规定的采购流程和合同签订程序，与中标或成交供应商签订广告采购合同。合同签订前，应确保合同条款明确、具体、合法、合规，避免出现模糊不清、歧义或违法条款。2.合同签订过程中，采购部门应严格遵守公司合同审批制度，确保合同经过必要的审批环节。合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、财务部门、法务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门和需求部门应按照合同约定履行各自的义务，确保广告采购项目顺利实施。采购部门应及时跟踪供应商广告制作进度，协调解决制作过程中出现的问题；需求部门应配合采购部门做好广告验收工作，提供必要的协助和支持。2.供应商应严格按照合同约定履行广告制作和交付义务，确保广告质量和交付时间。如供应商未能按照合同约定履行义务，采购部门有权追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、业务调整等原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等，并报法务部门备案。2.合同变更或解除协议签订后，采购部门应及时通知需求部门、财务部门等相关部门，并按照新的合同约定或协议执行。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.在合同纠纷处理过程中，采购部门应及时收集相关证据，维护公司合法权益。法务部门应提供必要的法律支持和指导，协助采购部门处理合同纠纷。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入标准和流程，对潜在供应商进行资格审查和评估。供应商准入标准应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉口碑、生产能力、技术水平、售后服务等方面的要求。2.潜在供应商应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并附上相关证明材料。采购部门对潜在供应商提交的申请和材料进行审核，必要时可进行实地考察。3.经审核符合供应商准入标准的，采购部门将其纳入供应商名录，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证书、业绩情况、合作记录、评价结果等内容。（二供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的广告制作质量、交付时间、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式。2.采购部门应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评价不合格的供应商，应及时采取警告、减少采购份额、暂停合作、取消准入资格等措施。3.采购部门应建立供应商评价档案，记录供应商评价结果和处理情况。供应商评价档案应作为公司选择供应商和调整合作关系的重要依据。（三）供应商激励与约束1.公司应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如表彰奖励、合作优惠、优先合作机会等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.公司应建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供劣质产品或服务、存在不良行为的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、追究违约责任、暂停合作、取消准入资格等，以维护公司合法权益。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对广告采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金是否合理使用、供应商管理是否规范等。2.内部审计部门在审计过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反公司规定的行为，应按照公司有关规定进行严肃处理。（二）纪检监察监督1.公司纪检监察部门应加强对广告采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护公司利益和形象。2.纪检监察部门在监督检查过程中，如发现问题应及时进行调查核