广元市学校采购管理制度

PAGE广元市学校采购管理制度一、总则（一）目的为了加强广元市学校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本市学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广元市各级各类学校（含幼儿园）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正公平原则：采购活动应公开透明，接受社会监督，保证所有符合条件的供应商平等参与竞争，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。3.效益原则：在满足学校教学、科研和管理需要的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合学校实际需求和标准的货物、工程和服务。二、采购组织与管理（一）采购管理机构1.学校采购工作领导小组成立由学校领导、相关部门负责人等组成的采购工作领导小组，负责统筹领导学校采购工作，研究决定采购工作中的重大事项。职责包括：制定采购工作方针和政策；审议采购管理制度、采购计划和采购预算；监督采购活动的执行情况；协调解决采购工作中的重大问题等。2.采购执行部门根据学校实际情况，设立专门的采购执行部门或指定相关部门负责采购项目的具体实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、实施和合同管理等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购法律法规和采购流程。（二）采购岗位职责1.采购工作领导小组职责全面领导学校采购工作，制定采购工作的总体目标和政策。审议采购管理制度、采购计划和采购预算，确保采购活动符合学校发展战略和实际需求。监督采购活动的执行情况，对采购过程中的重大问题进行决策，保证采购活动的公正、公平、公开。协调学校内部各部门之间在采购工作中的关系，促进采购工作的顺利开展。2.采购执行部门负责人职责负责组织实施采购项目，确保采购任务按时、按质、按量完成。制定采购工作流程和操作规范，指导采购人员开展工作，保证采购活动的规范化和标准化。审核采购文件，对采购项目的技术要求、商务条款等进行把关，确保采购文件的准确性和完整性。组织采购项目的开标、评标、谈判等活动，负责与供应商进行沟通和协调，维护学校利益。负责采购合同的签订、履行和管理，跟踪采购项目的执行情况，及时处理合同执行过程中的问题。3.采购人员职责收集采购需求信息，进行市场调研，了解供应商情况和产品价格、质量等信息，为采购决策提供依据。根据采购需求编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。在规定时间内发布采购信息，邀请符合条件供应商参与采购活动，对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商具备相应资质和能力。组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，记录采购过程中的各项信息，保证采购活动的合规性和公正性。协助采购执行部门负责人与中标供应商签订采购合同，负责合同的起草、审核和签订工作，并跟踪合同的履行情况，及时协调解决合同执行过程中的问题。整理和归档采购项目的相关文件和资料，建立采购档案，为学校采购工作提供参考和依据。三、采购预算管理（一）预算编制学校应根据教学、科研和管理工作的实际需要，结合学校发展规划和财务状况，科学合理地编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、金额、资金来源等内容，并按照财政部门要求的格式和时间报送。（二）预算审核与调整1.审核：学校采购工作领导小组对采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、可行性以及预算金额的准确性。审核通过后的采购预算报学校财务部门备案。2.调整：采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整采购预算的，应按照规定程序进行申报和审批。调整采购预算应说明调整原因、调整内容和调整金额等情况，并经学校采购工作领导小组审议通过后报学校财务部门备案。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目采购。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，采购人根据评标结果确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，采购人根据评标结果确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，采购人根据谈判结果确定成交供应商4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同，明确采购标的、价格、数量、质量等条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：学校各部门根据教学、科研和管理工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称规格型号、数量、预算金额、用途等内容，并提交给采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的必要性、合理性、合规性以及预算金额的准确性等。审核通过后，将采购申请表提交给学校采购工作领导小组进行审批。学校采购工作领导小组根据采购管理制度和学校实际情况，对采购申请进行审批，审批通过的采购申请进入采购实施阶段。3.采购实施：采购执行部门根据采购审批结果，按照规定的采购方式组织实施采购活动。具体程序如下：公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织潜在供应商报名、资格审查，开标、评标、定标，发布中标公告，签订采购合同。邀请招标：向特定供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织供应商投标、开标、评标、定标，发布中标公告，签订采购合同。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请供应商谈判，确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购：与供应商进行协商，签订采购合同，并将采购情况报学校采购工作领导小组备案。询价：向供应商发出询价通知书，要求供应商报价，比较供应商报价，确定成交供应商，签订采购合同。4.合同签订与履行：采购项目确定中标或成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购标的、规格型号、数量、价格、质量标准付款方式、交货时间、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务，采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同执行过程中的问题。5.验收与付款：采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的质量、进度、验收标准等，服务的内容、质量、效果等。验收合格后，采购执行部门应按照采购合同约定办理付款手续。付款时，应提供合法有效的发票及相关验收证明文件，经学校财务部门审核后支付货款。五、采购文件管理（一）采购文件编制采购文件应根据采购项目的特点和需求编制，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、采购合同等。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、采购程序、合同条款等内容，确保采购文件的准确性、完整性和公正性。文件审核与存档1.审核：采购文件编制完成后必须进行严格审核，采购执行部门负责人应审核采购文件的内容是否符合采购需求、法律法规和政策要求，采购人员应审核采购文件的格式是否规范文字表述是否清晰。审核通过后的采购文件方可发布或使用。2.存档：采购活动结束后，采购执行部门应及时将采购文件进行整理和归档。采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等资料。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行，以便日后查阅和审计。六、采购监督与检查（一）内部监督1.学校采购工作领导小组监督：学校采购工作领导小组负责对学校采购工作进行全面监督，定期检查采购管理制度的执行情况，对采购项目的采购方式、采购程序、采购文件评标结果等进行审查，确保采购活动合法合规、公正公平。2.学校审计部门监督：学校审计部门负责对学校采购项目进行审计监督，对采购项目的预算执行情况、采购合同履行情况、资金使用情况等进行审计，检查采购活动是否存在违规违纪行为，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3学校纪检监察部门监督：学校纪检监察部门负责对学校采购工作中的廉政情况进行监督检查，受理对采购活动中违规违纪行为的举报和投诉查处采购活动中的腐败问题，维护学校采购工作的廉洁性。（二）外部监督1.财政部门监督：财政部门负责对学校采购资金的使用情况进行监督管理，检查采购预算的执行情况、采购资金的支付情况等，确保财政资金的安全和有效使用。2.其他有关部门监督：其他有关部门根据职责分工，对学校采购活动进行监督检查，如教育主管部门对学校采购项目的合规性进行检查，政府采购监管部门