广东省采购相关制度规定

PAGE广东省采购相关制度规定一、总则（一）目的为规范广东省内公司/组织的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于广东省内公司/组织及其所属各部门、分支机构的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和广东省相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购程序应规范有序，接受内部监督和社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下追求经济效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司/组织应设立采购决策机构，如采购委员会或类似机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构的主要职责包括：1.制定采购战略和政策。2.审议采购计划和预算。3.审批重大采购项目的采购方案和合同。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购管理部门公司/组织应设立专门的采购管理部门，负责采购活动的组织、协调和管理工作。采购管理部门的主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度和流程。2.编制采购计划和预算。3.组织采购项目的实施，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。4.建立和维护供应商管理体系。5.监督采购合同的执行情况。6.处理采购过程中的投诉和纠纷。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购活动。采购需求部门的主要职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购需求，包括采购物品的规格、数量、质量要求等。2.参与供应商选择和采购谈判。3.协助采购管理部门验收采购物品或服务。4.反馈采购物品或服务的使用情况和改进意见。（四）其他相关部门公司/组织内的其他相关部门，如财务部门、审计部门、质量部门等应按照各自职责，协同采购管理部门做好采购相关工作。财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核等；审计部门负责对采购活动进行审计监督；质量部门负责对采购物品或服务的质量进行检验和验收。**三、采购计划与预算**（一）采购计划编制1.采购需求部门应根据业务发展规划、年度工作计划和实际需求，提前编制采购需求清单。采购需求清单应详细列出采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购管理部门应根据采购需求清单，结合市场供应情况、库存状况等因素，综合编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、预算金额、采购时间安排等内容，并报采购决策机构审议批准。3.采购计划应具有一定的弹性，根据实际情况的变化及时进行调整。调整采购计划时，应按照规定的程序进行审批。（二）采购预算管理1.采购管理部门应根据采购计划编制采购预算，并报财务部门审核。采购预算应明确各项采购项目的预算金额，确保采购资金的合理安排。2.财务部门应加强对采购预算的审核和控制，严格按照预算安排采购资金。对于超出预算的采购项目，应按照规定的程序进行追加预算审批。3.采购管理部门应定期对采购预算的执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和标准。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.采购需求部门或其他相关部门可以推荐潜在供应商，但最终的准入决定权在采购管理部门。采购管理部门应对推荐的潜在供应商进行调查和评估，符合准入条件的供应商方可进入供应商名录。3.新供应商进入供应商名录前，采购管理部门应要求其提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等，并进行实地考察或资质审核。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价和考核内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合等方面。2.评价和考核方式可以采用定期问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。采购管理部门应根据评价和考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商及时进行整改或淘汰。3.采购管理部门应建立供应商评价档案，记录供应商的评价和考核情况，为供应商的选择和管理提供依据。（三）供应商动态管理1.采购管理部门应密切关注供应商的经营状况、市场动态等信息，及时调整供应商名录。对于出现重大经营问题、产品质量问题、信誉问题等情况的供应商，应及时将其从供应商名录中剔除。2.采购管理部门应根据业务发展需要和供应商的表现，适时引入新的供应商，优化供应商结构，提高采购效率和质量。3.在供应商动态管理过程中，采购管理部门应与供应商保持沟通和协调，及时解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照国家和广东省相关法律法规规定的程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的项目,或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定的程序进行开标、评标、定标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，在谈判中达成一致后确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购质量和合理价格的前提下确定成交供应商。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，采购管理部门根据报价情况确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门应根据采购计划和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请采购时间等信息，并报部门负责人审核。2.采购审批：采购申请表经采购需求部门负责人审核后，报采购管理部门审批。采购管理部门应根据采购项目的性质、金额大小等因素，按照规定的审批权限进行审批。对于重大采购项目或超出预算的采购项目，应报采购决策机构审议批准。3.采购实施：采购管理部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。采购实施过程中，应按照规定的程序进行供应商选择、采购谈判、合同签订等工作。4.合同签订：采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，应报财务部门备案。5.验收付款：采购物品或服务到货后，采购需求部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，采购需求部门应填写验收报告，并报采购管理部门。采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应严格按照采购合同和相关规定进行付款审核，确保采购资金的安全支付。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同的条款应符合法律法规和行业标准的要求，内容应完整、准确、清晰。2.采购管理部门应在合同签订前对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。对于重大采购合同，应组织法律专业人员进行审核。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，如采购需求部门、财务部门、质量部门等，确保各部门了解合同内容，并按照合同要求履行各自的职责。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，并定期向采购决策机构汇报。在合同履行过程中，如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。2.采购需求部门应按照采购合同的要求，及时接收采购物品或服务，并配合采购管理部门做好验收工作。对于采购物品或服务不符合合同要求的情况，采购需求部门应及时向采购管理部门反馈，采购管理部门应与供应商协商解决。3.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。在付款过程中，应严格审核相关凭证和手续，确保付款的准确性和合法性。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利和义务等。2.如因供应商违约、采购需求取消等原因需要解除采购合同的，采购管理部门应按照法律法规和合同约定的程序办理解除手续。解除合同后，应及时清理相关债权债务，妥善处理善后事宜。（四）合同档案管理1.采购管理部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归档保存，并建立电子档案。采购合同档案应包括合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购合同档案应妥善保管，保管期限按照法律法规和公司/组织相关规定执行。在保管期限内,采购合同档案应便于查阅和使用，不得随意销毁或丢失。3.采购管理部门应定期对采购合同档案进行清理和检查，确保档案的完整性和准确性。对于超过保管期限的采购合同档案，应按照规定的程序进行销毁处理。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司/组织应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购活动进行自查，发现问题及时整改。2.审计部门应定期对采购活动进行审计，重点审计采购项目的合规性、采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金使用情况等。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。3.公司/组织内的其他相关部门应按照各自职责，对采购活动进行监督。如采购需求部门应监督采购物品或服务是否符合业务需求；财务部门应监督采购资金的使用是否合规；质量部门应监督采购物品或服务的质量是否符合要求等。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购管理部门应按照规定及时公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标供应商等，接受社会公众的监督。2.对于涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目，应依法接受相关部门的监督检查。采购管理部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。（三）投诉与处理1.供应商或其他利害关系人对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出投诉。投诉应提供明确的投诉事项、事实依据和相关证明材料。2.采购管理部门