广东基建采购制度

PAGE广东基建采购制度一、总则（一）目的为规范广东基建采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保基建项目顺利实施，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广东省内各类基建项目的采购活动，包括但不限于建筑工程、市政工程、交通工程、水利工程等项目所需的设备、材料、服务等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有参与采购的供应商享有平等的机会，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，实现资源的合理配置。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立基建采购领导小组，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议采购战略、重大采购项目决策、监督采购过程等。(二)采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。负责具体采购项目的组织实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.项目部门：负责提出基建项目采购需求，提供技术规格要求，参与采购评标等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，参与采购合同审核等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序合规性、采购资金使用合理性等。三采购计划（一）计划编制依据1.基建项目可行性研究报告、初步设计文件等确定的项目内容和规模。2.项目施工进度计划，明确各阶段所需采购的设备、材料、服务等。3.库存情况，合理利用库存物资，减少重复采购。（二）计划编制流程1.项目部门根据项目进度要求，提前向采购部门提交采购需求清单，包括名称、规格、数量、技术参数、预计采购时间等。2.采购部门结合库存情况，对采购需求进行汇总分析，制定采购计划草案。3.采购计划草案提交采购决策机构审议，经批准后正式下达采购计划。（三）计划调整采购计划在执行过程中，如因项目变更、设计调整、不可抗力等原因需要调整，项目部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等，经采购决策机构批准后，采购部门对采购计划进行相应调整。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括企业资质、生产能力与技术水平、产品质量、信誉、售后服务等方面要求。2.供应商需提交营业执照、资质证书、业绩证明、产品检测报告等相关资料，经采购部门审核合格后纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价，评价内容包括供货质量、交货期、价格、售后服务等方面表现。2.根据评价结果对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰出库。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对在供货质量、交货期、价格等方面表现突出的供应商给予奖励，如订单倾斜、价格优惠等。2.对于违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取相应的约束措施，如扣除履约保证金、暂停合作、追究法律责任等。五、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标公告，吸引众多供应商参与投标，按照法定程序确定中标供应商。（二）邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。（三）竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。通过向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。六、采购文件编制（一）招标文件1.招标公告应明确招标项目基本情况、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.招标文件应包含商务条款、技术条款、评标标准等内容，确保招标文件内容完整、准确、清晰，避免歧义。（二）谈判文件谈判文件应明确谈判项目需求、谈判程序、谈判时间及地点、供应商资格要求、响应文件编制要求等内容，为谈判提供明确的依据。（三）询价文件；询价文件应包括询价项目明细、技术规格要求、报价要求、交货期要求等内容，便于供应商准确报价。七、采购程序（一）招标采购程序1.发布招标公告。2.发售招标文件，潜在投标人购买招标文件并进行投标报名。3.组织开标，公开开标，唱标，公布投标人名称、投标价格等主要内容。4.组建评标委员会，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。5.公示中标候选人，公示期不少于三个工作日。6.发出中标通知书，与中标供应商签订采购合同。（二）谈判采购程序；1.成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成，人数为三人以上单数。2.制定谈判文件，明确谈判项目需求、谈判程序、谈判时间及地点、供应商资格要求、响应文件编制要求等内容。3.邀请供应商参加谈判，向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书。4.组织谈判，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商进行报价、技术澄清等。5.确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组根据谈判情况确定成交供应商，并向采购人提交成交报告。6.签订采购合同，与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购程序1.确定询价供应商，从供应商库中选择符合条件的供应商发出询价单。或通过其他渠道寻找潜在询价供应商并发出询价邀请。2.供应商报价，供应商在规定时间内提交报价文件。3.比较与评价，采购部门对供应商报价进行比较，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择成交供应商。4.签订采购合同，与成交供应商签订采购合同。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方权利义务、采购标的、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应进行合同审核，由项目部门、财务部门、法务部门等相关部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规、风险可控。（二）合同履行监督1.采购部门负责跟踪采购合同履行情况，及时掌握供应商供货进度、质量状况等信息。2.项目部门应配合采购部门做好合同履行监督工作，及时反馈合同执行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除；1.在合同履行过程中，如因不可抗力、项目变更等原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，应及时办理相关手续，如调整采购计划、结算货款等。（四）合同验收1.采购货物或服务到货后，项目部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。2.验收合格后，项目部门应出具验收报告，作为支付货款的依据之一。九、采购资金管理（一）预算管理1.采购预算应根据基建项目总体预算编制，明确采购项目名称、金额、资金来源等内容。2.采购预算经采购决策机构批准后，严格执行，不得随意突破。（二）资金支付1.采购资金支付应按照采购合同约定的付款方式和时间进行。2.财务部门在支付采购资金前，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付依据充分、合规。（三）资金核算与审计1.财务部门应做好采购资金的核算工作，准确记录采购资金收支情况。2.审计部门定期对采购资金使用情况进行审计，检查资金使用的合法性、合理性、效益性。十、监督与检查（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程。2.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序合规性、采购合同执行情况、采购资金使用合理性等。（二）外部监督接受政府有关部门、社会公众等的监督，对提出的质疑和投诉，及时进行调查处理，依法依规公开处理结果。十一、违规处理（一）对采购部门及采购人员违规行为的处理1.对于采购部门及采购人员在采购活动中违反本制度规定的行为，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理。2.对于因违规行为给公司造成损失的，依法追究相关人员的赔偿责任。（二）对供应商违规行为的处理1.对于供应商