市机关采购内控制度规定

PAGE市机关采购内控制度规定一、总则（一）目的为了加强市机关采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合本市机关实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于市机关各部门、各单位（以下统称采购单位）使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金的使用效益。3.公开透明原则：采购活动应当公开、公平、公正，接受社会监督，确保采购信息的真实、准确、完整。4.制衡性原则：建立健全采购内部管理制度，明确各部门、各岗位的职责权限，实现采购决策、执行、监督相互分离、相互制约。5.权责对等原则：采购人员应当对其采购行为负责，严格履行采购职责，同时享有相应的权利。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购单位应当按照财政部门的要求，结合本单位的工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应当细化到具体的采购项目、采购数量、采购金额等。2.采购预算编制应当遵循科学合理、勤俭节约、绩效导向的原则，充分考虑采购项目的必要性、可行性和效益性。3.采购单位应当对采购预算进行严格审核，确保预算的准确性和完整性。审核内容包括采购项目的合规性、采购需求的合理性、采购预算的资金来源等。（二）预算执行1.采购单位应当严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应当按照规定的程序报经财政部门批准。2.采购单位应当建立采购预算执行跟踪机制，及时掌握采购项目的执行情况，发现问题及时解决。3.采购单位应当加强对采购资金的管理，严格按照财务管理制度的规定支付采购资金，确保资金安全。（三）预算监督1.财政部门应当加强对采购单位采购预算编制和执行情况的监督检查，确保采购预算的严格执行。2.审计部门应当对采购单位采购预算的执行情况进行审计监督，发现问题及时督促整改。3.采购单位应当建立健全内部监督机制，加强对采购预算执行情况的自我监督，确保采购活动合法合规、资金使用效益最大化。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购单位应当在采购活动实施前，对采购项目的需求进行充分调研，了解采购项目的背景、目的、要求等。2.需求调研应当广泛征求相关部门、相关人员的意见和建议，确保采购需求的全面性、准确性和合理性。3.采购单位应当对需求调研结果进行分析和论证，形成需求调研报告，作为采购文件编制的依据。（二）需求论证1.对于技术复杂、专业性强或者金额较大的采购项目，采购单位应当组织相关专家或者专业机构进行需求论证。2.需求论证应当围绕采购项目的技术要求、功能需求、质量标准、售后服务等方面进行，确保采购需求的科学性、合理性和可行性。3.采购单位应当根据需求论证意见，对采购需求进行修改和完善，形成最终的采购需求文件。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，采购单位应当按照规定的程序进行审批。2.需求变更应当经采购单位内部相关部门和人员审核同意，并报财政部门备案。3.采购单位应当根据需求变更情况，及时调整采购文件和采购合同，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。3.公开招标程序包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、投标、开标、评标、中标和签订合同等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序包括投标邀请书发出、资格审查、招标文件编制、投标、开标、评标、中标和签订合同等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商和签订合同等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序包括成立采购小组、确定供应商、协商价格、签订合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商和签订合同等环节。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购单位应当根据采购需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求文件、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制应当符合法律法规和相关行业标准的要求，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。3.采购单位应当对采购文件进行严格审核，确保采购文件的准确性和规范性。审核内容包括采购文件的内容是否完整、格式是否规范、评标标准是否合理等。（二）采购文件发布1.采购单位应当按照规定的程序和方式发布采购文件。公开招标、邀请招标采购项目的采购公告应当在财政部门指定的媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目的采购文件应当在采购单位内部网站或者其他指定媒体上发布。2.采购文件发布应当确保采购信息的及时、准确、完整，接受社会监督。3.采购单位应当对采购文件的发布情况进行记录，保存相关资料。（三）采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，如供应商对采购文件有疑问或者异议的，采购单位应当及时给予澄清或者答复。2.采购单位如需对采购文件进行修改的，应当在规定的时间内发布澄清公告或者修改通知，并以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。3.采购文件的澄清或者修改内容作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。六、采购活动组织与实施（一）采购活动组织1.采购单位应当按照采购文件的要求，组织采购活动的实施。采购活动应当由采购单位内部具有相应资质和能力的人员负责组织，确保采购活动的顺利进行。2.采购单位应当成立采购项目组织实施小组，负责采购项目的具体组织实施工作。采购项目组织实施小组应当由采购单位内部相关部门的人员组成，明确各成员的职责分工。3.采购单位应当加强对采购活动组织实施人员的培训和管理，提高其业务水平和责任意识。（二）开标、评标与定标1.开标应当按照采购文件规定的时间、地点和程序进行。开标过程应当由采购单位或者采购代理机构的工作人员主持，邀请所有投标人参加。2.评标应当按照采购文件规定的评标标准和方法进行。评标委员会应当由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.定标应当根据评标结果，确定中标供应商。中标供应商应当符合采购文件规定的要求，且报价合理、技术方案可行、售后服务承诺可靠。（三）采购合同签订1.采购单位应当在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保采购合同的合法性、完整性和可操作性。3.采购单位应当对采购合同进行严格审核，确保采购合同的条款符合法律法规和采购文件的要求。审核内容包括采购合同的内容是否完整、格式是否规范、条款是否合理等。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购单位应当在采购合同约定的交货时间前，做好验收准备工作。验收准备工作包括制定验收方案、组建验收小组、准备验收工具和资料等。2.验收方案应当明确验收的标准、方法、程序和人员分工等内容，确保验收工作的顺利进行。3.验收小组应当由采购单位内部相关部门的人员组成，成员人数应当为三人以上单数。验收小组应当具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和质量标准。（二）验收实施1.采购单位应当按照验收方案的要求，组织验收小组对采购项目进行验收。验收过程应当严格按照采购合同约定的标准和方法进行，确保采购项目的质量符合要求。2.验收小组应当对采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术性能等进行逐一核对，做好验收记录。验收记录应当包括验收时间、验收地点、验收小组成员名单、采购项目名称、规格型号、数量、质量状况等内容。3.验收过程中，如发现采购项目存在质量问题或者其他不符合采购合同约定的情况，验收小组应当及时要求供应商进行整改或者处理。供应商应当按照要求及时整改或者处理，并将整改情况或者处理结果反馈给采购单位。（三）验收报告1.验收结束后，验收小组应当编制验收报告。验收报告应当包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收过程、验收结果等内容。2.验收报告应当由验收小组成员签字确认，并加盖采购单位公章。验收报告应当作为采购项目结算和支付的依据。3.采购单位应当将验收报告存档备查，保存期限不得少于采购项目的使用期限。八、采购资金支付管理（一）资金支付申请1.采购单位应当按照采购合同约定的付款方式和时间，向财政部门提出资金支付申请，并提供相关证明材料。2.资金支付申请应当包括采购项目名称、采购合同编号、采购金额、付款方式、付款时间、供应商名称等内容，确保资金支付申请的准确性和完整性。3.采购单位应当对资金支付申请进行严格审核，确保资金支付申请的真实性、合法性和合理性。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、资金支付的合规性等。（二）资金支付审核1.财政部门应当对采购单位提交的资金支付申请进行审核。审核内容包括采购项目的合规性、采购合同的执行情况、验收报告的真实性、资金支付的合规性等。2.财政部门应当按照规定的程序和时间，对资金支付申请进行审核。审核通过的，应当及时办理资金支付手续；审核不通过的，应当及时通知采购单位并说明理由。3.采购单位应当根据财政部门的审核意见，及时调整资金支付申请或者补充相关证明材料。（三）资金支付方式1.采购资金支付方式应当按照采购合同约定的方式进行。采购资金支付方式包括财政直接支付和财政授权支付两种方式。2.通过财政直接支付方式支付的采购资金，财政部门应当按照采购合同约定的金额和时间，将采购资金直接支付给供应商。3.通过财政授权支付方式支付的采购资金，采购单位应当按照财政部门的授权，在规定的额度内自行开具支付令，将采购资金支付给供应商。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购单位应当按照档案管理的要求，及时收集采购活动过程中形成的数据、文件、资料等，并进行整理和归档。2.采购档案收集的内容包括采购预算文件、采购需求文件、采购文件、采购合同、验收报告、资金支付凭证等。3.采购单位应当对采购档案收集的情况进行记录，确保采购档案的完整性和准确性。（二）档案整理1.采购单位应当对收集到的采购档案进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订、编目等。2.采购档案整理应当遵循便于保管和利用的原则，确保采购档案的系统性和规范性。3.采购单位应当对采购档案整理的情况进行检查，发现问题及时整改。（三）档案保管1.采购单位应当建立健全采购档案保管制度，明确采购档案的保管期限、保管地点、保管方式等。2.采购档案保管期限应当按照国家有关规定执行，一般不得少于采购项目的使用期限。3.采购单位应当加强对采购档案保管环境的管理，确保采购档案的安全和完整。（四）档案利用1.采购单位应当建立健全采购档案利用制度，明确采购档案的查阅、借阅、复制等程序和要求。2.采购单位内部人员因工作需要查阅、借阅、复制采购档案的，应当按照规定的程序办理审批手续，并在规定的时间内归还。3.采购单位外部人员因工作需要查阅、借阅、复制采购档案的，应当按照国家有关规定办理审批手续，并经采购单位同意后方可查阅、借阅、复制。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应当加强对采购单位采购活动的监督检查，定期对采购单位的采购内部控制制度执行情况进行检查和评估。2.审计部门应当对采购单位采购活动的真实性、合法性和效益性进行审计监督，发现问题及时督促整改。3.采购单位应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的自我监督，定期对采购内部控制制度执行情况进