工会福利集中采购制度

PAGE工会福利集中采购制度一、总则（一）目的为规范公司工会福利集中采购行为，加强工会经费管理，提高工会福利采购的透明度、公正性和效益，保障公司工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会使用工会经费进行的各类福利采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证福利质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.服务会员原则：以满足公司工会会员的需求为出发点和落脚点，提供优质的福利产品和服务。二、采购组织与职责（一）工会采购工作小组1.成立由工会主席担任组长，工会委员、会员代表等组成的工会采购工作小组。2.职责：负责制定工会福利集中采购计划和预算。研究确定采购项目的技术规格、质量标准等要求。组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标等。审议采购合同草案，监督采购合同的履行。处理采购过程中的争议和投诉。（二）工会经费审查委员会1.对工会福利集中采购活动进行全程监督审查。2.职责：审查采购计划和预算的合理性。监督采购程序的合规性，确保采购过程公开、公平、公正。审查采购合同的条款，保障工会和会员的利益。对采购资金的使用情况进行审计监督，防止出现违规支出。（三）工会会员代表1.参与工会福利集中采购的需求调研和意见反馈。2.职责：收集会员对福利采购项目的需求和建议，及时反馈给工会采购工作小组。对采购过程和结果进行监督，维护会员的知情权和监督权。参与采购项目的验收工作，确保采购产品和服务符合要求。三、采购计划与预算（一）采购计划制定1.工会采购工作小组应根据公司工会会员的需求和实际情况，每年定期制定工会福利集中采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。3.在制定采购计划时，应充分征求工会会员代表的意见，确保采购项目符合会员的意愿和需求。（二）预算编制1.工会经费审查委员会应根据采购计划，编制工会福利集中采购预算。2.预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，合理确定采购项目的经费额度。3.采购预算应报公司工会委员会审议通过，并报上级工会备案。（三）预算调整1.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.预算调整申请应由工会采购工作小组提出，经工会经费审查委员会审核后，报工会委员会审议通过。3.调整后的预算应及时报上级工会备案。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：工会会员或相关部门根据实际需求，向工会采购工作小组提出采购申请，填写采购申请表，注明采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容。2.需求调研：工会采购工作小组对采购申请进行审核后，组织开展需求调研工作，了解会员对采购项目的具体要求和期望。3.制定采购文件：根据需求调研结果，工会采购工作小组制定采购文件，明确采购项目的技术规格、质量标准、采购方式、评标标准等内容。4.发布采购信息：根据采购方式不同，通过公司内部网站、公告栏、专业采购平台等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：供应商按照采购文件要求进行报名，提交相关资质证明文件。工会采购工作小组对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。6.采购文件发放：向资格审查合格的供应商发放采购文件，供应商应在规定时间内领取。7.投标或响应文件编制与提交：供应商按照采购文件要求编制投标或响应文件，并在规定时间内提交给工会采购工作小组。8.开标评标或谈判：工会采购工作小组组织开标评标或谈判活动，按照事先确定的评标标准或谈判规则进行评审，确定中标供应商或成交供应商。9.采购合同签订：工会采购工作小组与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。10.采购验收：采购项目完成后，由工会会员代表、工会采购工作小组等组成验收小组进行验收，确保采购产品和服务符合要求。11.资金支付：工会财务部门根据采购合同和验收报告办理资金支付手续。五、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。3.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。4.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。5.能够提供优质的产品和服务，满足工会福利采购的需求。（二）供应商准入与退出机制1.准入机制：建立供应商准入制度，对申请参与工会福利采购的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有通过资格审查的供应商才能进入公司工会供应商名录。2.退出机制：对在采购活动中存在以下情形的供应商，应及时将其从供应商名录中清除：提供虚假材料谋取中标成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购工作人员行贿或者提供其他不正当利益的。在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。严重违反采购合同约定的。（三）供应商评价与管理档案1.建立供应商评价制度，定期对供应商的产品质量、服务水平、交货期、价格等方面进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。3.建立供应商管理档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、评价结果等内容，为供应商管理提供依据。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同内容应包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应经工会经费审查委员会审查，确保合同条款符合法律法规和工会利益。（二）合同履行1.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供采购产品和服务。2.工会采购工作小组应监督供应商合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.如因供应商原因导致合同无法履行或出现违约情况，工会有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报工会经费审查委员会备案。（四）合同档案管理1.建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件进行分类归档保存。2.合同档案应包括合同文本、采购文件、投标或响应文件、验收报告、付款凭证等资料。3.合同档案保存期限应符合法律法规和公司档案管理规定。七、采购监督与审计（一）内部监督1.工会经费审查委员会负责对工会福利集中采购活动进行全程监督审查，确保采购过程合法合规。2.工会采购工作小组应定期向工会委员会报告采购工作进展情况，接受工会委员会的监督。3.工会会员代表有权对采购活动进行监督，对发现的问题及时向工会采购工作小组或工会经费审查委员会反映。（二）外部监督1.接受上级工会的监督检查，按照要求及时报送采购工作相关资料。2.主动接受公司内