工商银行采购制度

PAGE工商银行采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中国工商银行（以下简称“本行”）的采购活动，确保采购工作合法合规、公正透明、高效有序，保障本行各项业务的顺利开展，实现采购资金的合理使用和效益最大化，维护本行的利益和声誉。（二）适用范围本制度适用于本行各级机构及所属全资、控股子公司，包括但不限于总行机关、各一级分行、直属分行、二级分行、支行以及各类业务部门、职能部门等在开展采购活动时的相关行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及本行内部规章制度的要求，确保采购行为合法合规。2.公正透明原则：采购过程应公开、公平、公正，保证所有潜在供应商享有平等的参与机会，采购信息及时、准确、完整地披露。3.效益原则：在满足业务需求的前提下，充分考虑采购成本、质量、服务等因素，优化采购决策，实现采购效益的最大化。4.风险防控原则：识别、评估和控制采购过程中的各类风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可靠。5.监督制衡原则：建立健全采购监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查，确保采购权力受到有效制约和监督，防止腐败行为的发生。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购委员会采购委员会是本行采购活动的决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购委员会成员由本行高级管理人员、相关业务部门负责人、风险管理部门负责人、法律合规部门负责人等组成。采购委员会的主要职责包括：制定和修订采购政策、制度和流程；审议采购计划和预算；审批重大采购项目的采购方案、采购合同等；协调解决采购过程中的重大问题。2.采购管理部门总行采购管理部门负责全行采购工作的统筹规划、组织协调、制度建设和监督管理。一级分行及以下各级机构应设立相应的采购管理部门或岗位，负责本机构采购工作的具体实施和管理。采购管理部门的主要职责包括：贯彻执行采购政策、制度和流程；编制采购计划和预算；组织实施采购项目；建立和管理供应商库；监督采购合同的履行；开展采购绩效评价等。（二）采购执行部门1.需求部门需求部门是采购项目的提出者和使用者，负责根据业务需求编制采购需求书，明确采购项目的规格、数量、质量、服务要求等内容。需求部门的主要职责包括：提出采购申请；参与采购项目的评审和验收；提供采购项目相关的技术支持和业务指导等。2.采购经办部门采购经办部门负责具体实施采购项目的采购活动，包括制定采购方案、组织采购评审、签订采购合同等。采购经办部门应根据采购项目的性质和特点，选择合适的采购方式和采购流程进行操作。采购经办部门的主要职责包括：按照采购制度和流程开展采购工作；组织采购项目的招标、谈判、询价等活动；与供应商进行沟通和协商；起草和签订采购合同等。（三）监督部门1.内部审计部门内部审计部门负责对采购活动进行定期或不定期的审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购项目的效益性等。内部审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促相关部门整改落实，防范采购风险。2.纪检监察部门纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理；加强对采购人员的廉洁自律教育，防范腐败风险。纪检监察部门应建立健全举报机制，受理对采购活动中违规违纪行为的举报，并及时进行调查核实。三、采购范围与分类（一）采购范围本行采购范围涵盖各类货物、工程和服务。1.货物：包括但不限于办公设备、计算机设备、金融机具、通信设备、交通工具、办公用品、低值易耗品、各类耗材等。2.工程：包括但不限于房屋建筑工程、装修工程、信息系统建设工程、网络工程、安防工程、消防工程等。3.服务：包括但不限于软件开发与维护、系统集成、数据处理、金融外包服务、咨询服务、培训服务、物业管理、会议会展服务、广告宣传服务等。（二）采购分类1.集中采购集中采购是指本行各级机构按照规定的采购范围、采购方式和采购流程，对纳入集中采购目录的采购项目进行统一采购的行为。集中采购目录由总行根据采购项目的性质、金额、采购频率等因素制定和调整，并定期公布。集中采购项目应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行采购，确保采购过程的公开、公平、公正。2.分散采购分散采购是指本行各级机构对未纳入集中采购目录的采购项目，按照本制度规定的采购方式和采购流程自行组织采购的行为。分散采购项目应根据采购项目的金额大小、采购频率等因素，选择合适的采购方式进行采购，如询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。3.紧急采购紧急采购是指因不可抗力、突发事件等特殊原因，需要立即采购货物、工程或服务以满足业务紧急需求的采购行为。紧急采购应遵循必要、合理、高效的原则，在确保采购质量和合规性的前提下，简化采购流程，尽快完成采购任务。紧急采购项目应按照本行相关规定进行审批，并记录采购的原因、过程和结果。四、采购流程（一）采购申请与审批1.采购申请需求部门根据业务需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购审批采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。根据采购项目的金额大小和性质，按照本行规定的审批权限，提交采购委员会或相关领导进行审批。采购审批通过后，采购管理部门向采购经办部门下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求和操作流程。（二）采购实施1.采购方式选择采购经办部门根据采购项目的特点、预算金额、采购时间等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。具体采购方式的适用条件和操作流程按照本行相关规定执行。2.采购文件编制采购经办部门根据采购方式和采购项目的需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、采购合同草案等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.供应商选择与管理采购经办部门通过发布采购公告、邀请供应商、从供应商库中选取等方式，确定潜在供应商名单。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面的审查，确保供应商具备提供合格货物、工程或服务的能力。组织采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准或谈判条件，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行评审，确定中标供应商或成交供应商。建立供应商库，对供应商的基本信息、业绩表现、合作情况等进行记录和管理，定期对供应商进行评价和考核，淘汰不合格供应商，优化供应商结构。4.采购合同签订采购经办部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。采购合同签订前，应提交法律合规部门进行合同审查，确保合同的合法性和有效性。合同审查通过后，由采购经办部门负责人签字并加盖本行公章或合同专用章。（三）采购验收1.验收准备采购项目到货或服务完成后，采购经办部门应及时通知需求部门和相关人员组成验收小组，制定验收方案。验收小组应熟悉采购合同的要求和采购项目的技术规格、质量标准等内容，明确验收的程序、方法和标准。2.验收实施验收小组按照验收方案对采购项目进行验收，包括对货物的数量、规格、质量、性能等进行检查，对工程的质量、进度、验收资料等进行审核，对服务的内容、标准、效果等进行评估。验收过程中，应要求供应商提供相关证明材料和售后服务承诺，对验收发现的问题及时记录，并要求供应商限期整改。3.验收报告验收完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收过程、验收结果、存在问题及整改建议等内容。验收报告经验收小组全体成员签字确认后，报采购管理部门备案。对验收合格的采购项目，采购管理部门按照采购合同的约定办理付款手续；对验收不合格的采购项目，采购管理部门应督促供应商进行整改，直至验收合格或按照合同约定进行处理。（四）采购付款1.付款申请采购经办部门根据采购合同的约定和验收情况，填写付款申请表，详细说明采购项目的名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款时间等内容，并提交相关证明材料，如采购合同、验收报告、发票等。付款申请表应经采购经办部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.付款审批采购管理部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同的履行情况、验收结果、发票的真实性和合规性等。根据付款金额大小和本行规定的审批权限，提交采购委员会或相关领导进行审批。付款审批通过后，采购管理部门将付款申请提交财务部门办理付款手续。3.付款执行财务部门按照付款审批结果和采购合同的约定，及时足额支付采购款项。财务部门应建立采购付款台账，记录采购项目的付款情况，包括付款时间、付款金额、付款方式等信息，确保付款记录清晰、准确。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购风险识别本行采购活动可能面临的风险包括但不限于合规风险、市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，收集相关信息，分析风险产生的原因和可能导致的后果。2.采购风险评估采购管理部门应根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等。通过风险评估，明确采购活动中存在的高风险领域和关键风险点，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.合规风险应对加强采购人员的法律法规和政策培训，提高采购人员的法律意识和合规意识。建立健全采购制度和流程，确保采购活动严格遵守国家法律法规、政策以及本行内部规章制度的要求。加强对采购过程的监督检查，定期开展内部审计和专项检查，及时发现和纠正违规行为。2.市场风险应对关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动、供应商变化等信息，为采购决策提供参考。合理选择采购方式和采购时机，避免因市场变化导致采购成本增加或采购项目无法按时完成。与供应商建立长期稳定的合作关系，通过战略合作、框架协议等方式，增强应对市场风险的能力。3.质量风险应对在采购文件中明确质量标准和验收要求，并在采购合同中约定质量保证条款和违约责任。加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，定期对供应商的产品质量进行抽检。在验收过程中严格按照质量标准进行验收，对验收不合格的采购项目及时要求供应商整改或采取其他补救措施。4.价格风险应对建立价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购定价提供参考。在采购过程中，通过招标、谈判、询价等方式，充分引入竞争机制，合理确定采购价格。与供应商协商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况适时调整采购价格。5.合同风险应对加强采购合同管理，建立合同审查制度，确保合同条款合法合规、明确具体、权利义务对等。在合同签订前，对合同对方的主体资格、信用状况等进行审查，防范合同诈骗风险。跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同的顺利履行。6.廉洁风险应对加强对采购人员的廉洁自律教育，签订廉洁承诺书，明确廉洁责任和纪律要求。建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购活动全过程的监督检查，防范采购人员的违规违纪行为。对发现的廉洁问题，严肃查处，追究相关人员的责任，并及时进行整改，堵塞管理漏洞。六、采购绩效评价与监督（一）采购绩效评价1.评价指标与方法本行建立采购绩效评价体系，明确采购绩效评价的指标和方法。采购绩效评价指标包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理、合同管理等方面。采购绩效评价可采用定量评价和定性评价相结合的方法，如采购成本节约率、采购质量合格率、采购项目按时完成率、供应商满意度、合同履约率等指标进行定量评价，同时结合采购过程的合规性、创新性等方面进行定性评价。2.评价周期与程序采购绩效评价周期分为年度评价和项目评价。年度评价每年进行一次，对本行各级机构全年的采购活动进行综合评价；项目评价在每个采购项目完成后进行，对采购项目的实施情况进行专项评价。采购绩效评价程序包括自我评价、上级评价、综合评价等环节。采购经办部门负责对本部门的采购项目进行自我评价，采购管理部门负责对采购经办部门的采购绩效进行上级评价，采购委员会负责对全行的采购绩效进行综合评价。3.评价结果应用采购绩效评价结果作为对采购经办部门和采购人员进行考核、奖惩、晋升的重要依据。对采购绩效优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对采购绩效较差的部门和个人，进行通报批评，并要求其分析原因，提出改进措施。根据采购绩效评价结果，总结采购工作中的经验教训，及时调整和完善采购制度、流程和方法，不断提高采购管理水平。（二）采购监督1.内部监督内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购项目的效益性等。审计监督可采用全面审计、专项审计、离任审计等方式进行。纪检监察部门加强对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，建立健全举报机