崇明区采购复印机制度

PAGE崇明区采购复印机制度一、总则（一）目的为规范崇明区复印机采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高复印机采购资金使用效益，满足各部门办公需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于崇明区各机关单位、企事业单位及社会团体在本区范围内采购复印机的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.效益性原则：在满足办公需求的前提下，充分考虑复印机的性价比，实现采购资金的合理使用。3.公开透明原则：采购信息应公开，采购过程应接受监督。4.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果的公正性。二、采购需求确定（一）需求调研1.各部门应根据自身业务需求，定期对复印机使用情况进行调研分析。2.调研内容包括但不限于复印机的使用频率、复印量、打印量、扫描需求、纸张规格等。3.通过调研，准确掌握本部门对复印机功能、性能、速度等方面的具体要求。（二）需求评估1.各部门将调研结果进行整理汇总，形成详细的复印机采购需求报告。2.需求报告应明确复印机的品牌、型号、功能配置、数量等基本信息，并说明需求的合理性和必要性。3.由单位内部相关技术人员或专业评估小组对需求报告进行评估，确保需求符合实际工作需要且具有可行性。（三）需求调整1.根据业务发展变化或新技术应用，各部门可适时对复印机采购需求进行调整。2.需求调整应按照规定的程序进行，重新提交需求报告并经评估确认。3.调整后的需求应及时通知采购部门，以便安排后续采购工作。三、采购预算编制（一）预算编制依据1.根据确定的复印机采购需求，结合市场价格行情，编制采购预算。2.采购预算应包括复印机设备购置费用、运输费用、安装调试费用、培训费用、售后服务费用等相关支出。（二）预算编制方法1.采用市场询价、参考历史采购价格等方式，对复印机不同品牌、型号的价格进行调查。2.根据调查结果，结合需求报告中的功能配置要求，合理估算各项费用，编制详细的采购预算明细。3.采购预算应预留一定的弹性空间，以应对市场价格波动或需求变更等情况。（三）预算审核与批准1.采购预算编制完成后，提交单位财务部门进行审核。2.财务部门重点审核预算的合理性、准确性以及与单位财务状况的匹配性。3.经财务部门审核通过的采购预算，报单位领导审批后执行。四、采购方式选择（一）公开招标1.当复印机采购金额达到规定的公开招标限额标准时，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应通过法定的招标平台发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。3.招标公告应明确招标项目的基本情况、投标人资格要求、投标文件编制要求、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应在保证采购质量和合理价格的前提下，与特定供应商协商确定采购事宜。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的复印机采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据批准的采购预算和确定的采购需求，填写复印机采购申请表。2.采购申请表应包括采购项目名称、品牌型号、数量、预算金额、申请理由等内容，并加盖部门公章。3.将采购申请表提交至单位采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行审核。2.审核内容包括采购需求的合理性、预算的合规性、采购方式的适用性等。3.经审核通过的采购申请，报单位领导审批。（三）采购实施1.根据批准的采购申请和确定的采购方式，采购部门组织实施采购活动。2.公开招标、邀请招标方式下，采购部门应按照法定程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等工作。3.竞争性谈判、单一来源采购、询价方式下，采购部门应按照相应的程序组织谈判、协商、询价等活动。（四）合同签订1.采购活动确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确复印机的品牌型号、规格配置、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同应符合法律法规及相关政策要求，确保双方权益得到有效保障。（五）验收交付1.复印机到货前，采购部门应通知使用部门做好验收准备工作。2.到货后，由使用部门、采购部门及相关技术人员组成验收小组，按照采购合同及相关标准对复印机进行验收。验收内容包括设备外观、数量、规格配置、性能指标、运行状况等。3.验收合格后，办理交接手续，交付使用部门投入使用。验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求其采取更换、维修等措施直至验收合格。六、采购资金支付（一）支付申请1.采购合同签订后，供应商按照合同约定履行交货义务并提供相关发票等支付凭证。2.使用部门根据验收情况填写采购资金支付申请表，注明采购项目名称、合同金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并加盖部门公章。3.将采购资金支付申请表提交至单位财务部门。（二）支付审核1.财务部门收到采购资金支付申请表后，对申请内容进行审核。2.审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性与合规性、支付金额与合同约定的一致性等。3.经审核通过的支付申请，报单位领导审批。（三）资金支付1.单位领导审批通过后，财务部门按照国库集中支付等相关规定办理采购资金支付手续。2.支付方式可根据实际情况选择财政直接支付或财政授权支付等方式。3.财务部门应及时记录采购资金支付情况，确保财务账目清晰准确。七、售后服务管理（一）售后服务承诺1.采购复印机时，要求供应商提供明确的售后服务承诺。售后服务承诺应包括保修期限、维修响应时间、维修方式、配件供应等内容。2.供应商应承诺在保修期内免费提供复印机的维修、保养服务，对易损件应保证及时供应。（二）售后服务监督1.建立售后服务监督机制，定期对供应商的售后服务质量进行评估。2.使用部门如发现复印机出现故障或问题，应及时向采购部门反馈，采购部门负责协调供应商进行维修。3.采购部门应跟踪供应商售后服务的处理情况，对维修不及时、服务质量差等问题，及时与供应商沟通解决，并记录相关情况。（三）售后服务费用管理1.对于保修期外的复印机维修等售后服务费用，应按照采购合同约定或相关规定执行。2.如因特殊情况需要额外支付售后服务费用，应按照单位财务审批程序办理。3.财务部门应做好售后服务费用的核算与管理工作，确保费用支出合理合规。八、采购档案管理（一）档案内容1.复印机采购过程中的各类文件资料应及时归档，形成完整的采购档案。采购档案包括采购申请表、采购预算报告、采购方式审批文件、招标文件、谈判文件、询价文件及其澄清文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、支付凭证、售后服务记录等。2.采购档案应按照文件形成时间顺序或类别进行分类整理，便于查阅和保管。（二）档案保管1.确定专人负责采购档案的保管工作，确保档案的安全与完整。2.采购档案应妥善保管在专门的档案柜或存储设备中，存放地点应具备防火、防潮、防虫等条件。3.建立采购档案保管期限制度，按照法律法规及相关规定确定各类档案的保管期限。（三）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息，并经相关部门负责人审批。2.档案管理人员应按照审批后的查阅申请表提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取或损坏档案资料。九、监督与检查（一）内部监督1.单位内部审计部门应定期对复印机采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购资金的使用情况、采购合同的履行情况等。2.审计部门应及时发现采购过程中的问题和风险，并提出改进建议和处