审计局采购业务管理制度

PAGE审计局采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范审计局采购业务管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合审计局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关及所属各单位使用财政性资金、自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，确保采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商都有机会参与采购。4.公正原则：采购过程中应公正对待所有供应商，不偏袒、不歧视。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和实际情况，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核和汇总，形成全局的采购预算草案，报局领导审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序办理审批手续。调整后的采购预算应报原审批部门备案。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.审计部门负责对采购预算执行情况进行审计监督，确保采购资金的合理使用和预算的严格执行。三、采购组织与分工（一）采购决策机构成立采购领导小组，由局领导及相关部门负责人组成。采购领导小组负责审议采购政策、审定采购计划、决策重大采购事项等。（二）采购执行机构设立采购办公室，负责具体采购业务的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购项目的需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核、账务处理等工作，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等，提出审计意见和建议。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.采购办公室应按照规定的程序发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.开标应按照招标文件规定的时间和地点进行，由采购办公室主持。开标过程应记录在案，并存档备查。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购办公室应根据采购项目特点和供应商信息，选择若干家符合条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.开标、评标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采购办公室应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，并在规定时间内确定成交供应商。谈判过程应记录在案，并存档备查。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购办公室应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。单一来源采购项目应报采购领导小组批准。3.采购办公室应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购办公室应成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。询价过程应记录在案，并存档备查。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购办公室。（二）采购审批1.采购办公室对采购申请表进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。初审通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购项目情况进行审议，做出审批决定。对于重大采购项目，应报上级主管部门批准。（三）采购实施1.采购办公室根据采购审批结果，按照规定的采购方式组织采购活动。2.采购文件编制应符合相关法律法规和采购要求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、售后服务等内容。3.采购活动组织应严格按照采购文件规定的程序和要求进行，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应报财务部门审核合同条款及资金支付方式等内容。审核通过后，由采购办公室与成交供应商签订合同。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同要求进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合合同约定。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，报采购办公室和财务部门。财务部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。六、采购文件管理（一）采购文件编制采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同等。采购文件编制应符合法律法规和采购要求，内容完整、准确、清晰。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应报采购办公室负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核通过后，方可发布或使用。（三）采购文件保存采购文件应按照档案管理规定进行保存，保存期限应符合法律法规要求。采购文件保存应确保文件的安全、完整，便于查阅和使用。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购办公室应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.供应商应提供真实、有效的资格证明文件，不得弄虚作假。对于提供虚假资格证明文件的供应商，一经查实，应取消其参与采购活动的资格，并依法追究其法律责任。（二）供应商评价与考核1.采购办公室应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。评价和考核结果应作为供应商选择和续用的重要依据。2.对于评价和考核不合格的供应商，采购办公室应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等，以保证采购项目的质量和进度。（三）供应商信息管理采购办公室应建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、资格审查情况、评价与考核结果等内容。供应商信息库应定期更新，确保信息的准确性和及时性。八、采购内部控制与监督（一）内部控制制度1.建立健全采购内部控制制度，明确采购流程中各环节人员的职责和权限，规范采购操作程序，防止采购过程中的舞弊行为。2.采购内部控制制度应包括采购决策、采购执行、采购验收、采购付款等环节的控制措施，以及对采购人员的培训、考核、监督机制。（二）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行内部审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的执行情况等。2.内部审