宁德市工会采购管理制度

PAGE宁德市工会采购管理制度一、总则（一）目的为加强宁德市工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，确保工会资金使用安全，依据相关法律法规和行业标准，结合本市工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宁德市各级工会组织使用工会经费进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及工会相关规定，确保采购行为合法、合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受工会会员和社会监督，保证采购活动公平、公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，择优选择供应商，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各级工会应根据年度工作计划和实际需求，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。2.采购预算编制应遵循量入为出、收支平衡的原则，充分考虑工会经费的承受能力，确保预算的准确性和可行性。同时，应结合市场价格波动情况，合理确定采购预算金额，避免预算过高或过低影响采购活动的正常开展。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照工会内部审批程序进行审批。审批流程应明确各级审批权限和责任，确保预算审批的规范、严谨。2.经审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序重新进行审批。调整后的采购预算应在工会内部进行公示，接受会员监督。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程或服务的金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。2.采用公开招标方式采购的，应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。招标公告应在指定的媒体上发布，确保潜在供应商能够及时获取招标信息。3.招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标文件的公正性和合理性。评标委员会应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数应符合规定要求。评标过程应严格按照评标标准进行，确保评标结果的公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采用邀请招标方式采购的，应按照规定的程序确定邀请供应商名单。邀请供应商名单应在工会内部进行公示，接受会员监督。邀请供应商应具备相应的资质和能力，能够满足采购项目的需求。3.投标邀请书应明确采购项目的基本情况、投标要求、投标截止时间等内容，确保邀请供应商能够准确了解采购项目的相关信息。投标过程应按照公开招标的相关要求进行组织和管理，确保投标活动的公平、公正。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组。谈判小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数应符合规定要求。谈判小组应制定谈判文件，并明确谈判程序、谈判标准等内容。3.谈判过程中，谈判小组应与供应商进行充分的沟通和协商，了解供应商的报价、技术方案、售后服务等情况。谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或提供其他补充材料。最终，谈判小组应按照谈判标准确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式采购的，应按照规定的程序进行审批。审批过程中，应提供充分的理由和相关证明材料，说明采用单一来源采购方式的必要性和合理性。经审批同意后，应与供应商签订采购合同。3.单一来源采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、服务要求等内容，确保合同的完整性和准确性。采购过程中，应加强对供应商的监督和管理，确保供应商按照合同约定履行义务。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购的，应成立询价小组。询价小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数应符合规定要求。询价小组应向不少于三家的供应商发出询价单，并要求供应商在规定的时间内报价。3.询价小组应根据供应商的报价情况，进行比较和评估，确定成交供应商。成交供应商应按照询价单的要求提供货物或服务，并签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间等内容，确保合同的顺利履行。四、采购程序（一）采购需求确定1.各级工会应根据工作实际需要，提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、服务要求等内容，确保采购需求的准确性和完整性。2.采购需求确定后，应组织相关人员进行论证和审核。论证和审核过程中，应充分考虑采购项目的必要性、可行性、合理性等因素，确保采购需求符合工会工作实际和会员利益。（二）采购计划制定1.根据采购需求和预算安排，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程、采购责任人等内容，确保采购计划的可操作性和可控性。2.采购计划制定后，应按照规定的程序进行审批。审批通过后的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购计划，应按照规定的程序重新进行审批。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价单等内容，确保采购文件的规范性和完整性。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求、交货时间、售后服务等内容，确保供应商能够准确了解采购项目的相关信息。采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保采购文件的质量。（四）供应商选择1.按照采购文件的要求，发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。供应商应具备相应的资质和能力，能够满足采购项目的需求。2.对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商的合法性和合规性。资格审查内容应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.根据资格审查结果，选择符合要求的供应商参与采购活动。选择供应商时，应充分考虑供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确保选择的供应商能够提供优质的货物、工程或服务。（五）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同的完整性和准确性。2.采购合同签订前，应组织相关人员进行审核，确保合同条款符合法律法规和工会相关规定，维护工会的合法权益。采购合同签订后，应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利履行。（六）采购验收1.采购项目完成后，应组织相关人员进行验收。验收内容应包括货物的数量、质量、规格型号、技术要求等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收过程中，应严格按照采购合同和相关标准进行验收，确保验收结果的真实性和准确性。验收合格后，应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收依据、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。3.如验收不合格，应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务。整改或重新提供后，应再次进行验收，直至验收合格为止。五、采购监督与管理（一）内部监督1.建立健全工会采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。内部监督应包括采购预算编制、采购方式选择、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订、采购验收等环节。2.成立采购监督小组，负责对采购活动进行监督检查。采购监督小组应由工会会员代表、财务人员、审计人员等组成，人数应符合规定要求。采购监督小组应定期对采购活动进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。采购人员应严格遵守采购制度和工作纪律，不得利用职务之便谋取私利。对违反采购制度和工作纪律的采购人员，应依法依规进行处理。（二）外部监督1.主动接受上级工会、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时提供采购活动的相关资料和信息。2.建立采购信息公开制度，将采购项目的相关信息在工会内部进行公示，接受会员监督。采购信息公开内容应包括采购项目名称及预算金额、采购方式、采购文件、供应商名单、采购合同、采购验收结果等。3.设立举报信箱和举报电话，接受工会会员和社会公众的举报和投诉。对举报和投诉的问题，应及时进行调查处理，并将处理结果及时反馈给举报人或投诉人。六、采购档案管理（一）档案收集1.采购活动结束后，应及时收集采购过程中形成的各类文件和资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、供应商资料、采购合同、采购验收报告等。2.采购档案收集应确保文件和资料的完整性和准确性，不得遗漏重要信息。收集的文件和资料应进行分类整理，便于后续的查阅和管理。（二）档案整理1.对收集的采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等。整理后的采购档案应做到目录清晰、内容完整、装订整齐。2.采购档案应按照年度、采购项目等进行分类存放，便于查找和使用。同时，应建立采购档案索引，方便快速检索所需档案。（三）档案保管1.设立专门的采购档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购档案的安全和完整。采购档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.制定采购档案保管制度，明确档案保管人