小学学校采购制度及流程

PAGE小学学校采购制度及流程一、总则（一）目的为规范小学学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于小学学校各类货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商公平对待，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在满足学校教学和管理需求的前提下，追求资金使用效益最大化。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的货物、工程和服务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立采购部门，负责具体采购工作的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和相关法律法规。采购人员的主要职责包括：1.编制采购计划和采购预算。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通协调，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，验收采购货物、工程和服务。5.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）其他相关部门职责1.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性和合规性。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据学校教学和管理需求，结合学校财力状况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。3.采购预算编制过程中，采购部门应广泛征求使用部门、财务部门等相关部门的意见，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应提交学校采购领导小组审议。采购领导小组应根据学校发展规划和财力状况，对采购预算进行审核批准。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购部门应组织开标评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购部门应组织开标评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.采购部门应组织谈判活动，谈判小组应与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源方式采购的，采购部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，确定成交供应商，并将结果通知所有参加协商的未成交的供应商。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据教学和管理需求，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、技术规格要求等内容。2.采购申请表应经使用部门负责人签字确认后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，审核内容包括采购项目是否符合学校采购预算、采购需求是否合理、采购方式是否合规等。2.经采购部门初步审核通过的采购申请表，应提交学校采购领导小组审批。采购领导小组应根据学校发展规划和财力状况，对采购申请表进行审核批准。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请表，组织采购活动。采购活动应按照选定的采购方式进行，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.在采购活动实施过程中，采购部门应严格按照相关法律法规和采购文件的要求进行操作，确保采购活动的合法性和合规性。3.采购部门应与供应商进行充分沟通，了解供应商的产品质量、价格、售后服务等情况，确保采购的货物、工程和服务符合学校需求。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、技术规格要求、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门审核。审核通过后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送使用部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购货物、工程和服务到货后，采购部门应组织使用部门、财务部门、审计部门等相关部门进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同要求，工程是否按照设计要求和施工标准完成，服务是否达到合同约定的标准等。2.验收合格的，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、验收时间、验收人员、验收结论等内容。验收报告应由验收人员签字确认后存档。3.验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或退换货物、返工工程、重新提供服务等。整改或退换后仍不合格的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）付款结算1.采购货物、工程和服务验收合格后，采购部门应按照采购合同约定的付款方式，向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、验收报告编号、付款金额等内容。2.财务部门应根据采购合同约定和验收报告，对付款申请进行审核。审核通过后，财务部门应按照学校财务管理制度的规定，办理付款手续。3.采购部门应定期与财务部门核对采购资金支付情况，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性和合规性，采购合同的执行情况，采购资金的使用效益等。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购活动中的违法违纪行为。3.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务水平和职业道德素质。（二）外部监督1.学校应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门做好采购项目的审计和监督工作。2.学校应建立健全采购信息公开制度，及时向社会公开采购项目的采购信息、采购结果等内容，接受社会监督。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购预算、采购方式审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购