学院后勤物资采购制度

PAGE学院后勤物资采购制度一、总则1.目的为规范学院后勤物资采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证物资质量，满足学院教学、科研和日常运行的需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学院后勤部门所涉及的各类物资采购活动，包括教学设备、办公用品、维修材料、生活物资等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的物资，确保满足学院实际需求。二、采购组织与职责1.采购决策机构成立学院后勤物资采购领导小组，由后勤部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人及相关专业人员组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。2.采购执行部门学院后勤物资采购办公室作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：根据学院需求，编制采购计划和采购预算。组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。与供应商洽谈采购合同条款，签订采购合同。协调采购过程中的各项事宜，确保采购工作顺利进行。建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。3.需求部门各教学单位、行政部门及其他相关部门作为物资需求部门，负责提出物资采购需求，配合采购执行部门做好采购工作。其职责包括：根据本部门实际工作需要，准确填写物资采购申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术谈判、验收等工作，提供必要的技术支持和质量把关。对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见和建议。三、采购计划与预算管理1.采购计划编制需求部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度工作计划和实际需求，编制物资采购申请表，提交至采购执行部门。采购执行部门汇总各需求部门的采购申请表，结合学院实际情况和发展规划，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间等内容。采购计划应根据实际情况进行动态调整。如因教学、科研任务变化或其他特殊原因需要临时采购物资的，需求部门应及时填写临时采购申请表，经相关领导审批后提交采购执行部门。2.采购预算编制采购执行部门根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应包括采购物资的价款、运输费、装卸费、保险费、税费等所有费用。采购预算经财务部门审核后，报采购决策机构审议批准。采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意突破。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序重新审批。四、采购方式1.公开招标达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。对投标人进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购执行部门主持，所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由学院相关专业人员、采购执行部门代表及财务部门代表等组成。向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。采购执行部门与中标人签订采购合同。2.邀请招标符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：采购执行部门根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中选择不少于[具体数量]家供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。对投标人进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标活动。开标、评标程序与公开招标相同。向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。采购执行部门与中标人签订采购合同。3.竞争性谈判符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由学院相关专业人员、采购执行部门代表及财务部门代表等组成，成员人数为三人以上单数。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、谈判时间及地点等内容。谈判小组与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者纠正。谈判小组根据谈判情况，要求供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人名单。采购执行部门确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：采购执行部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购预算、拟采购供应商名称及选择该供应商的理由等内容，报采购决策机构审批。采购决策机构对单一来源采购申请表进行审议，如同意采用单一来源采购方式，应在申请表上签署意见。采购执行部门与拟采购供应商进行协商，签订采购合同。采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本报财务部门备案。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：采购执行部门成立询价小组，询价小组由学院相关专业人员、采购执行部门代表及财务部门代表等组成，成员人数为三人以上单数。询价小组确定被询价的供应商名单。被询价的供应商名单应不少于[具体数量]家，且具有良好的信誉和相应的供货能力。询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价通知书应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、技术规格、交货时间及地点等内容。询价小组对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。采购执行部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理1.合同签订采购执行部门应在中标、成交供应商确定后[具体时间]内，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间及地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同应采用书面形式，一式多份，分别由采购执行部门、供应商、财务部门等留存。2.合同履行采购执行部门应按照采购合同约定，及时向供应商支付货款。如因特殊原因需要延迟付款的，应提前与供应商协商，并取得供应商同意。供应商应按照采购合同约定，按时、按质、按量提供采购物资。采购执行部门应及时对采购物资进行验收，如发现物资质量不符合要求或数量短缺等问题，应及时与供应商协商解决。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。如因不可抗力或其他特殊原因需要解除采购合同的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确双方的权利义务及违约责任等内容。4.合同纠纷处理在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购执行部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。在合同纠纷处理过程中，采购执行部门应及时收集相关证据，维护学院的合法权益。六、采购验收管理1.验收组织成立学院后勤物资采购验收小组，由采购执行部门、需求部门、财务部门及相关专业人员组成。验收小组负责对采购物资进行验收，确保物资质量符合要求。2.验收标准采购物资的验收应按照采购合同约定的质量标准进行。如合同未约定质量标准的，应按照国家相关标准或行业标准进行验收。3.验收程序供应商交货前，应提前通知采购执行部门和需求部门。采购执行部门和需求部门应按照合同约定的交货时间和地点，组织验收小组进行验收。验收小组应按照验收标准对采购物资的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。验收合格后，验收小组成员应在验收报告上签字确认。如发现采购物资存在质量问题或数量短缺等情况，验收小组应及时与供应商协商解决。供应商应按照合同约定及时更换或补足物资。验收合格的采购物资应及时办理入库手续，由仓库管理人员负责保管。七、采购监督与审计1.内部监督采购决策机构应加强对采购工作的监督，定期对采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等进行审查，确保采购工作合法合规。审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购项目的合法性、合规性、效益性等。审计部门有权调阅采购档案，查阅相关文件资料，对采购人员及相关人员进行询问。采购执行部门应建