建发集团采购制度

PAGE建发集团采购制度一、总则（一）目的为规范建发集团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建发集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商机会均等，防止不正当竞争。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会组成：由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重大事项，做出采购决策。2.采购管理部门集团采购部职责：负责制定和完善集团采购管理制度、流程和标准；组织实施集团集中采购项目；指导和监督所属单位采购工作；建立和维护供应商数据库；协调解决采购过程中的问题等。岗位设置及职责：采购经理：负责采购部整体工作的规划、组织和协调；制定采购计划和预算；审核采购合同等。采购专员：根据采购计划实施采购活动；寻找、筛选和评估供应商；参与采购合同谈判等。所属单位采购管理部门在集团采购部指导下，负责本单位采购工作的组织实施和管理，执行集团采购制度和流程，定期向集团采购部报送采购工作情况。（二）需求部门1.职责：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等；参与采购项目的供应商选择、采购合同评审等工作；负责采购物品或服务的验收工作。2.需求部门负责人：对本部门采购需求的合理性、准确性负责；协调本部门与采购部门及其他相关部门的工作关系。（三）其他相关部门1.财务部职责：负责审核采购预算；参与采购合同评审，审核合同付款条款；办理采购款项的支付结算；对采购成本进行核算和分析等。2.审计部职责：对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况，防范采购风险；对重大采购项目进行专项审计等。3.法务部职责：参与采购合同起草、审核等工作，提供法律意见和支持，防范法律风险；处理采购过程中的法律纠纷等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购预算应根据集团年度经营计划、各部门业务需求等进行编制，做到准确、合理、全面。2.需求部门应在规定时间内提交采购预算申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预计金额及资金来源等。3.采购管理部门对需求部门提交的采购预算申请进行汇总、审核和平衡，结合集团资金状况，编制集团年度采购预算草案。4.年度采购预算草案经集团财务部门审核、采购决策委员会审议通过后，报集团管理层批准执行。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊原因需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排等，经采购管理部门审核、财务部门复核、采购决策委员会批准后执行。（三）预算监督与考核1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报预算执行进度。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，对违反预算规定的行为进行纠正和处理。3.将采购预算执行情况纳入各部门绩效考核体系，对预算执行情况好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行问责。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、用途等，并签字盖章。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后，提交给采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请表》后，根据采购金额、采购性质等进行分类审批。对于金额较小、常规性的采购项目，由采购管理部门负责人审批。对于金额较大、重要性较高的采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行评审，提出评审意见，报采购决策委员会审批。2.审批通过的采购项目，采购管理部门下达《采购任务书》，明确采购要求、采购方式、时间节点等，并将《采购任务书》及相关资料交给采购专员。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找与筛选采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、业绩案例、产品质量报告、价格水平、售后服务等方面的信息，建立供应商信息库。2.供应商评估与选择采购管理部门组织相关人员（如需求部门代表、技术专家、质量管理人员等）对进入候选名单的供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格竞争力、售后服务等方面。根据评估结果，选择合适的供应商，并确定采购价格、交货期、付款方式等采购条款。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等。定期对供应商进行考核评价，考核内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）采购合同签订1.采购管理部门根据确定的采购条款，起草采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同草案经需求部门、财务部门、法务部门等相关部门审核后，报采购管理部门负责人及集团管理层审批。4.审批通过的采购合同，由采购管理部门与供应商签订，并加盖双方公章。（五）采购执行与验收1.采购执行采购专员根据采购合同，跟踪供应商的生产进度和交货情况，及时协调解决出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交货，采购专员负责组织货物的接收工作。2.验收需求部门负责采购物品或服务的验收工作，应在规定时间内组织相关人员（如技术人员、质量检验人员等）按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，需求部门出具《验收报告》；验收不合格的，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货、退货或承担违约责任等。（六）采购付款1.采购款项的支付应按照采购合同约定的付款方式和时间节点进行。2.需求部门在验收合格后，填写《付款申请表》，附上《验收报告》、采购合同等相关资料，提交给财务部门。3.财务部门对《付款申请表》及相关资料进行审核，审核无误后，报财务负责人及集团管理层审批。4.审批通过后，财务部门办理采购款项的支付手续。五、采购方式（一）集中采购1.适用范围集团通用的、批量较大的物资采购，如办公用品、办公设备、原材料等。涉及集团战略资源配置、重大投资项目的采购。2.采购流程由集团采购部统一组织实施，按照本制度规定的采购流程进行操作。所属单位如有相关采购需求，应向集团采购部提出申请，由集团采购部统一采购后分配给所属单位。（二）分散采购1.适用范围各单位有特殊需求、个性化的采购项目，且采购金额较小、不适合集中采购的。2.采购流程所属单位采购管理部门按照本制度规定的采购流程组织实施采购活动，但应定期向集团采购部报送采购情况。（三）招标采购1.适用范围采购金额较大、技术复杂、竞争程度较高的采购项目。法律法规规定必须进行招标的采购项目。2.招标方式公开招标：通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标：向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.招标程序编制招标文件：明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告或发出投标邀请书：按照规定的媒体和方式发布招标信息。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件费用。开标、评标：组织开标会议，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标结果，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人应在规定时间内与招标人签订采购合同。（四）竞争性谈判采购1.适用范围招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购程序成立谈判小组：由采购管理部门、需求部门、技术专家等组成。制定谈判文件：明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。邀请供应商：从供应商信息库中选择不少于三家符合条件的供应商参加谈判。谈判：与供应商进行谈判，确定采购价格、技术规格、交货期等采购条款。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，推荐成交供应商，报采购管理部门负责人及集团管理层审批。签订合同：成交供应商应在规定时间内与采购方签订采购合同。（五）单一来源采购1.适用范围只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购原因、供应商名称及采购金额等。采购管理部门组织相关人员进行论证，形成论证意见，报采购决策委员会审批。审批通过后，采购管理部门与供应商进行协商，确定采购价格、交货期等采购条款，并签订采购合同。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对风险发生可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并在采购合同中明确违约责任条款。对供应商进行定期考核评价，及时发现和解决供应商存在的问题。建立供应商违约预警机制，提前采取措施防范风险。2.质量风险在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节管理。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。对采购物品或服务进行定期抽检，发现质量问题及时处理。3.价格风险建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态。在采购谈判中争取有利的价格条款，如采用价格调整条款、成本加成定价等方式。与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格。4.法律风险加强采购合同管理，确保合同条款符合法律法规要求。采购活动涉及的重大事项及时咨询法务部门，获取法律意见和支持。定期组织采购人员进行法律法规培训，提高法律意识。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合