学校项目采购询价管理制度

PAGE学校项目采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范学校项目采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证所采购项目符合学校实际需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类项目采购询价活动，包括但不限于教学设备采购、办公用品采购、基建工程材料采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程的公正性和透明度。3.效益原则：在满足学校项目需求的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购部门、供应商及相关工作人员应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购询价管理职责分工（一）采购管理部门1.负责制定和完善学校项目采购询价管理制度，并组织实施。2.汇总各部门采购需求，编制采购询价计划。3.组织开展采购询价活动，包括发布询价公告、收集报价文件、组织评审等。4.建立供应商信息库，对供应商进行资格审查和信用评价。5.协调采购过程中的相关问题，与供应商签订采购合同，并监督合同执行情况。（二）需求部门1.根据学校教学、科研、管理等工作需要，提出项目采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。2.协助采购管理部门开展采购询价工作，提供必要的技术支持和信息。3.参与采购合同的验收工作，对采购项目的质量和适用性进行评价。（三）财务部门1.负责审核采购项目预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购询价活动，对采购价格的合理性进行审核。3.负责采购资金的支付和核算，监督采购资金的使用情况。（四）审计部门1..对采购询价活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性和采购结果的公正性。2.对采购项目的成本效益进行评价，提出审计意见和建议。三、采购询价流程（一）采购需求申报1.需求部门应根据实际工作需要，提前填写《学校项目采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、预算金额、预计采购时间等内容，并提交至采购管理部门。2.采购管理部门对各部门提交的采购需求进行汇总和整理，结合学校年度预算和实际情况，编制采购询价计划。（二）询价准备1.成立询价小组：采购管理部门根据采购项目的特点和要求，组建询价小组。询价小组由采购管理部门代表、需求部门代表、技术专家等组成，成员人数不得少于三人，且为单数。询价小组应明确分工，确保采购询价工作的顺利进行。2.制定询价文件：询价小组根据采购项目需求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的基本情况、技术规格要求、报价要求、评审标准、合同条款等内容。询价文件应明确、具体、准确，避免出现模糊不清或歧义性的表述。3.发布询价公告：采购管理部门通过学校官网、校内公告栏等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。询价公告应包括采购项目名称、采购内容、技术规格要求、报价截止时间、评审时间和地点等信息。（三）供应商报名及资格审查1.供应商应在询价公告规定的时间内，向采购管理部门提交《供应商报名登记表》及相关证明材料，包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。2.采购管理部门对供应商提交的报名材料进行资格审查，核实供应商的基本信息、经营状况、资质能力等情况。对符合要求的供应商，将其纳入询价范围；对不符合要求的供应商，应及时通知其报名无效。（四）询价及报价文件收集1.采购管理部门向资格审查合格的供应商发放询价文件，并告知其询价要求和相关注意事项。2.供应商应按照询价文件要求，编制报价文件。报价文件应包括报价函、报价明细、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容，并加盖供应商公章。3.供应商应在询价文件规定的报价截止时间前，将报价文件密封送达采购管理部门指定地点。采购管理部门对供应商提交的报价文件进行签收和登记。（五）评审及确定成交供应商1.询价小组对供应商提交的报价文件进行评审。评审应按照询价文件规定的评审标准进行打分，评审标准可包括报价、技术规格、售后服务、供应商信誉等方面。2..询价小组根据评审结果，推荐成交候选供应商。成交候选供应商一般为综合得分最高的供应商，但在满足采购需求的前提下，也可根据学校实际情况选择其他合适的供应商。3.采购管理部门根据询价小组的推荐意见，确定成交供应商，并向其发出《成交通知书》；同时，向未成交供应商发出《未成交通知书》，告知其未成交原因。（六）合同签订及履行1.采购管理部门与成交供应商按照《成交通知书》及询价文件的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。供应商应按照合同要求及时组织生产、运输和交货，并提供相应的售后服务；采购管理部门应按照合同约定及时支付货款，并组织对采购项目进行验收。（七）验收及结算1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收应按照合同要求和相关标准进行，包括对采购项目的数量、规格、质量、性能等方面的检查。验收合格后，需求部门应填写《学校项目采购验收报告》。2.采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理采购项目的结算手续。财务部门按照合同约定和相关规定，支付采购项目货款。四、采购询价文件管理（一）文件编制要求1.询价文件应根据采购项目的特点和需求编制，内容应完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞;2.技术规格要求应明确、具体，能够准确反映采购项目的技术水平和质量标准;3.报价要求应明确报价方式、报价范围、报价有效期等内容，确保供应商报价的一致性和可比性;4.评审标准应科学合理，能够客观、公正地评价供应商的报价文件和综合实力。（二）文件审核与发布1.询价文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人进行审核。审核内容包括文件格式是否规范、内容是否完整准确、评审标准是否合理等;2.经审核通过的询价文件，应按照规定的程序进行发布。发布渠道应包括学校官网、校内公告栏等，确保供应商能够及时获取询价文件。（三）文件保存与归档1.采购管理部门应妥善保存采购询价文件，包括询价公告、供应商报名登记表、报价文件、评审记录、成交通知书、采购合同等;2.询价文件保存期限应符合国家法律法规及学校相关规定要求，一般不少于[X]年。保存方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式，确保文件的完整性和可查阅性。五、供应商管理（一）供应商信息库建设1.采购管理部门应建立供应商信息库，收录参与学校采购询价活动的供应商基本信息、资质能力、业绩情况、信用记录等;2.信息库应定期更新和维护，确保信息的准确性和时效性。（二）供应商资格审查1.采购管理部门在每次采购询价活动前，应对参与询价的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信用状况等;2.对不符合资格要求的供应商，不得允许其参与询价活动。（三）供应商信用评价1.采购管理部门应建立供应商信用评价机制，对供应商在采购询价活动中的表现进行评价。评价内容包括报价合理性、交货及时性、质量保证能力、售后服务水平、合同履行情况等;2.根据信用评价结果，将供应商分为不同等级，对信用等级高的供应商可给予优先采购等优惠待遇，对信用等级低的供应商应限制其参与学校采购询价活动。（四）供应商淘汰与更新1.对于在采购询价活动中存在严重违规行为、提供虚假材料、拒不履行合同等不良记录的供应商，采购管理部门应将其从供应商信息库中淘汰，并禁止其参与学校今后的采购询价活动;2.采购管理部门应定期对供应商信息库进行清理和更新，引入优质供应商，优化供应商结构，提高采购询价活动的质量和效率。六．采购询价活动监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否完整、采购结果是否公正等;2.审计部门在审计过程中发现问题，应及时提出整改意见，并督促采购管理部门进行整改。（二）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对采购询价活动有异议的，可在规定时间内向采购管理部门提出投诉。投诉应提供书面材料，并说明投诉事项和理由;2.采购管理部门收到投诉后，应及时进行调查核实，并在规定时间内作出处理决定。对投诉事项属实的，应依法依规进行处理;对投诉事项不属