山东省学校采购制度

PAGE山东省学校采购制度一、总则1.目的为规范山东省学校采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合我省学校实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于山东省各级各类学校（含幼儿园）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。3.基本原则合法性原则：学校采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，依法依规进行信息公开，保障采购活动的透明度。公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励供应商积极参与，确保采购到性价比高的货物、工程和服务。诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或欺诈。二、采购组织与管理1.采购管理机构学校应成立采购管理领导小组，负责领导和监督学校采购工作，研究决定采购工作中的重大事项。采购管理领导小组一般由学校领导、相关职能部门负责人等组成。设立专门的采购部门或指定专人负责采购具体工作，采购部门或采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。2.采购人员职责采购人员应严格遵守本制度和相关法律法规，履行采购职责，确保采购工作的顺利进行。负责采购项目的需求调研、采购文件编制（论证）、采购信息发布、供应商资格审查、采购谈判、合同签订、采购验收等工作。建立采购档案，妥善保存采购活动中的各类文件资料，以备查阅和审计。加强与学校各部门的沟通协调，及时了解采购需求，提供优质高效的采购服务。根据不同采购项目的特点和要求，明确采购方式的适用条件和审批程序1.公开招标适用条件：达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和省级有关规定执行。审批程序：采购项目达到公开招标数额标准的，采购部门应在采购活动开始前，将采购项目的名称、预算金额及资金来源、采购内容及技术要求、采购方式等报学校采购管理领导小组批准。经批准后，按照规定在指定的媒体上发布招标公告。2.邀请招标适用条件：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。审批程序：采购部门应在采购活动开始前，向学校采购管理领导小组提交采用邀请招标方式的申请报告，说明采用邀请招标的理由、拟邀请的供应商名单等。经批准后，向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判适用条件：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。审批程序：采购部门应在采购活动开始前，向学校采购管理领导小组提交采用竞争性谈判方式的申请报告，说明采用竞争性谈判的理由、谈判小组的组成等。经批准后，成立谈判小组，与符合资格条件不少于三家的供应商进行谈判。4.单一来源采购适用条件：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。审批程序：采购部门应在采购活动开始前，向学校采购管理领导小组提交采用单一来源方式的申请报告，说明采用单一来源的理由、拟采购的供应商名称及采购内容等。经批准后，与供应商进行协商，签订采购合同，并将采购情况报学校采购管理领导小组备案。5.询价适用条件：采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购，但应满足采购预算金额在规定限额以下的条件。审批程序：采购部门应在采购活动开始前，向学校采购管理领导小组提交采用询价方式的申请报告，说明采用询价的理由、询价小组的组成等。经批准后，成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低确定成交供应商。三..采购预算与计划1.采购预算编制学校应根据事业发展规划和教学、科研、管理等工作需要，科学合理地编制采购预算。采购预算应涵盖采购项目的名称、数量规格、预算金额等内容，并明确资金来源。采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合学校实际财力状况，确保采购项目的必要性和可行性。采购预算编制过程中，采购部门应会同财务部门及相关业务部门进行充分论证和审核，提高预算编制的准确性和合理性。2.采购计划制定采购部门应根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际需求，制定年度采购计划和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购进度安排等。采购计划应报学校采购管理领导小组备案，并根据实际情况适时进行调整。调整采购计划时，应按照规定的程序进行审批。四、采购程序1.采购申请与审批学校各部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认。采购申请表应提交采购部门进行初审，采购部门对申请内容的完整性、合规性、必要性等进行审核。审核通过后，报学校采购管理领导小组审批。学校采购管理领导小组根据采购申请情况，进行综合评估和决策，批准采购申请或提出修改意见。2.采购文件编制采购部门根据批准的采购申请，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件编制应符合相关法律法规和行业标准要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等，确保采购文件的准确性和完整性。对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购部门应组织相关专家进行论证，确保采购文件的科学性和合理性。3.采购信息发布采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应按照规定在指定的媒体上发布采购公告或招标邀请书，公布采购项目的相关信息，吸引潜在供应商参与投标。采购信息发布应确保信息的真实性、准确性和完整性，不得隐瞒或虚假宣传。同时，应明确信息发布的期限和方式，保证潜在供应商有足够的时间获取采购信息。4.供应商选择与资格审查采购部门应按照采购文件规定的条件和程序进行供应商资格审查，对参与采购活动的供应商的资质、信誉、业绩、财务状况等进行审核。通过资格审查的供应商应纳入供应商库管理，建立供应商档案，记录供应商基本信息、参与采购项目情况、评价结果等内容。在选择供应商时，应优先选择诚信度高、产品质量好、服务能力强的供应商，并鼓励供应商之间进行公平竞争。5.采购谈判与合同签订根据采购方式的不同，组织采购谈判。谈判过程中，采购人员应与供应商就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货地点、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订前，应报学校采购管理领导小组审核备案。审核通过后，由学校法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。6.采购验收采购项目完成后，采购部门应组织相关人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。验收人员应认真履行职责，填写验收报告，对验收结果负责。验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或采取其他补救措施。采购验收情况应报学校采购管理领导小组备案，并作为支付采购款项的重要依据。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应在双方协商一致的基础上签订，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和完整性。合同签订前，应对合同条款进行严格审核，避免出现模糊不清、歧义或潜在风险的条款。2.合同履行双方应按照合同约定履行各自的义务，并及时沟通和协调合同履行过程中出现的问题。采购方应按照合同约定及时支付货款，供应商应按照合同约定按时、按量、按质交付货物或提供服务。3.合同变更在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。4.合同终止合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，双方应按照合同约定或法律法规规定办理终止手续。合同终止后，双方应清理债权债务，妥善处理善后事宜。5.合同档案管理建立健全合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行妥善保管。合同档案应包括合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等，以便于查阅和审计。六、采购监督与审计1.内部监督学校应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查。采购管理领导小组应定期对采购工作进行检查和指导，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。采购部门应定期向学校采购管理领导小组报告采购工作情况，接受内部监督。同时，应加强内部审计和纪检监察部门对采购活动的监督，确保采购工作规范有序进行。2.外部监督学校采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。采购部门应积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况，接受外部监督。对于违反本制度和相关法律法规的采购行为，财政、审计、