工会采购福利询价制度

PAGE工会采购福利询价制度一、总则（一）目的为规范工会采购福利行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高工会资金使用效益，保障会员的合法权益，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类福利采购活动，包括但不限于节日慰问品、生日礼品、会员活动奖品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价过程中，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价过程和结果应向工会会员公开，接受会员监督。4.效益原则：在保证福利质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、询价流程（一）需求提出1.工会各部门根据工作安排和会员需求，提出福利采购项目的申请，明确采购物品的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等详细信息。2.申请提交至工会委员会，由工会委员会对需求进行审核和汇总，形成年度或阶段性的福利采购计划。（二）供应商选择1.建立供应商库工会应通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、会员推荐等，建立供应商库。对供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营资质、信誉状况等，确保供应商具备合法经营资格和良好的商业信誉。2.邀请询价根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选取若干家符合条件的供应商，向其发出询价邀请函。询价邀请函应明确采购项目的详细要求、询价截止时间、报价方式、交货时间及地点等内容。（三）报价与响应1.供应商在收到询价邀请函后，应按照要求在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价明细、产品规格说明、质量保证承诺、售后服务承诺等内容。2.工会采购人员对供应商的报价文件进行整理和初步审查，检查报价的完整性、准确性以及是否符合询价要求。（四）询价评审1.组建评审小组：由工会委员、会员代表等组成询价评审小组，成员应具备相关专业知识和经验，人数一般为奇数。2.评审内容价格评审：对各供应商的报价进行比较，评估价格的合理性。在同等条件下，选择报价最低且能满足采购需求的供应商。质量评审：审查供应商提供的产品质量证明文件、样品等，评估产品质量是否符合要求。服务评审：考察供应商的售后服务承诺，如交货期、安装调试、维修保养、退换货政策等，确保供应商能够提供优质的售后服务。3.综合评分：根据价格、质量、服务等评审内容，制定详细的评分标准，对各供应商进行综合评分。评审小组根据综合评分结果，推荐中标候选人。（五）结果确定与公示1.工会委员会根据评审小组的推荐意见，确定最终的中标供应商，并与中标供应商签订采购合同。2.采购结果应在工会内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括采购项目名称、中标供应商名称、中标价格、采购数量等信息，接受会员监督。如会员对采购结果有异议，可在公示期内向工会委员会提出申诉，工会委员会应及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给申诉人。三、采购合同管理（一）合同签订1.中标供应商确定后，工会应及时与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间及地点、付款方式、售后服务等内容。2.合同签订前，采购人员应对合同条款进行仔细审核，确保合同内容符合法律法规要求和采购需求，避免出现漏洞和风险。（二）合同执行1.供应商应按照合同约定的时间、地点和质量要求履行交货义务。工会采购人员应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付货物。2.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面补充协议。（三）验收付款1.货物交付后，工会应组织相关人员对货物进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、外观等是否符合合同要求。验收合格后，由验收人员签署验收报告。2.验收合格后，工会按照合同约定的付款方式支付货款。付款时，采购人员应审核供应商提交的发票、送货单、验收报告等相关凭证，确保付款手续齐全、合规。四、监督与管理（一）内部监督1.工会委员会负责对采购福利询价制度的执行情况进行监督检查，定期对采购项目进行抽查，确保采购过程合法合规、采购结果公平公正。2.设立专门的监督小组，由工会会员代表组成，对采购活动进行全程监督。监督小组有权对采购过程中的违规行为提出质疑和建议，并要求相关人员作出解释和说明。（二）信息公开1.建立工会采购信息公开平台，及时发布采购项目信息、询价文件、供应商报价、采购结果等内容，方便会员查询和监督。2.定期向会员公布工会采购福利的资金使用情况，包括采购项目名称、金额、供应商等信息，接受会员的民主监督。（三）投诉处理1.设立投诉邮箱和电话，接受会员对采购活动的投诉和举报。对会员的投诉和举报，应及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。2.如发现采购活动存在违规行为，应依法依规追究相关人员的责任，并采取相应的纠正措施，确保采购活动的合法性和公正性。五、档案管理（一）档案内容1.采购项目申请文件，包括采购需求说明、预算明细等。2.供应商信息资料，如营业执照、资质证书、信誉评价等。3.询价邀请函、报价文件、评审记录、中标通知书等采购过程文件。4.采购合同及相关补充协议。5.验收报告、付款凭证等合同执行文件。6.其他与采购活动相关的文件资料。（二）档案整理与保管1.采购人员应在采购活动结束后及时整理相关档案资料，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.档案资料应妥善保管，保存期限不少于[X]年。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案资料的完整性和安全性。（三）档案查阅与借阅1.工会内部人员如需查阅采购档案资料，应填写查阅申请表，经工会委员会批准后，方可查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.因工作需要借阅采购档案资料的，应办理借阅手续，注明借阅期限和归还时间。借阅人应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得